國醫(yī)堂采購管理制度一、總則1.目的為加強國醫(yī)堂采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進行，保障醫(yī)療物資供應(yīng)，提高資金使用效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于國醫(yī)堂內(nèi)所有醫(yī)療設(shè)備、藥品、耗材、辦公用品及其他物資的采購活動。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，實現(xiàn)采購效益最大化。公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭，公正選擇供應(yīng)商。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合國醫(yī)堂醫(yī)療服務(wù)需求。二、采購組織與職責1.采購決策機構(gòu)國醫(yī)堂設(shè)立采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由院長擔任組長，財務(wù)負責人、相關(guān)臨床科室主任等為成員。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負責審議采購預(yù)算、采購計劃、重大采購項目及采購合同等，對采購工作進行決策和指導(dǎo)。2.采購執(zhí)行部門設(shè)立采購部門，配備專業(yè)采購人員。采購部門負責具體采購業(yè)務(wù)的實施，包括供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購計劃編制、采購談判、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購驗收等工作。3.需求部門職責各臨床科室及其他物資需求部門負責提出物資需求計劃，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對所提需求的合理性和準確性負責。同時，參與采購過程中的技術(shù)評估、驗收等工作。4.財務(wù)部門職責財務(wù)部門負責審核采購預(yù)算、采購合同付款條款，辦理采購款項支付，對采購資金使用情況進行監(jiān)督和核算。三、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門應(yīng)會同各需求部門，根據(jù)國醫(yī)堂年度工作計劃、業(yè)務(wù)發(fā)展需求及現(xiàn)有物資庫存情況，于每年末編制下一年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確各類物資的采購項目、數(shù)量、金額等，并按照不同資金來源進行分類編制。2.預(yù)算審批采購預(yù)算編制完成后，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過，報院長審批后執(zhí)行。3.預(yù)算調(diào)整在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展、政策變化等原因需要調(diào)整采購預(yù)算，由采購部門提出申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及調(diào)整金額等，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審核，報院長批準后進行調(diào)整。四、采購計劃管理1.計劃制定各需求部門應(yīng)每月末向采購部門提交次月物資需求計劃。物資需求計劃應(yīng)詳細列出物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等。采購部門根據(jù)各需求部門提交的物資需求計劃，結(jié)合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目、供應(yīng)商選擇范圍、采購時間安排等。2.計劃審批采購計劃編制完成后，由采購部門負責人審核，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。對于重大采購項目的采購計劃，需經(jīng)院長批準。3.計劃執(zhí)行與變更采購部門應(yīng)嚴格按照批準的采購計劃組織采購活動。如因特殊情況需要變更采購計劃，應(yīng)提前向采購領(lǐng)導(dǎo)小組報告，說明變更原因及變更內(nèi)容，經(jīng)批準后方可變更。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)通過多種渠道廣泛收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽、較強的供應(yīng)能力和質(zhì)量保證能力。對于新采購項目，采購部門應(yīng)根據(jù)采購物資的特點和要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出若干潛在供應(yīng)商，進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、價格水平、售后服務(wù)等。通過綜合評估，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資質(zhì)量標準、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.供應(yīng)商考核采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行考核，考核周期一般為每半年一次。考核內(nèi)容包括物資質(zhì)量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機會；對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。3.供應(yīng)商淘汰與新增對于連續(xù)兩次考核不合格或出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題、交貨延遲等重大違約行為的供應(yīng)商，應(yīng)予以淘汰，并從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中刪除。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展和采購需求變化，采購部門應(yīng)適時新增供應(yīng)商。新增供應(yīng)商的選擇和評估程序與新采購項目供應(yīng)商選擇相同。六、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫采購申請表，詳細說明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途等，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對其進行初步審核，審核內(nèi)容包括采購申請的合理性、必要性、與預(yù)算及采購計劃的相符性等。審核通過后，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。對于金額較大或重要的采購項目，需經(jīng)院長審批。3.采購實施采購部門依據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。具體采購方式的選擇應(yīng)根據(jù)采購項目的特點、金額大小、市場情況等因素，按照相關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院規(guī)定執(zhí)行。對于公開招標、邀請招標等采購項目，采購部門應(yīng)發(fā)布招標公告或邀請書，組織開標、評標等活動，確定中標供應(yīng)商。在采購談判過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商就物資價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進行充分溝通和協(xié)商，爭取有利的采購條件。談判結(jié)果應(yīng)形成談判記錄，并經(jīng)雙方簽字確認。采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草本提交法律顧問進行合法性審查。審查通過后，與中標供應(yīng)商或談判確定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。4.采購驗收物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準備工作。物資到貨時，采購部門、需求部門及相關(guān)技術(shù)人員共同對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同一致。對于醫(yī)療設(shè)備等專業(yè)性較強的物資，應(yīng)邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)進行驗收。驗收合格后，由驗收人員填寫驗收報告，并簽字確認。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與合同不符等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期解決。如供應(yīng)商未能按時解決，采購部門可按照合同約定扣除相應(yīng)貨款或追究其違約責任。5.采購付款采購物資驗收合格后，采購部門應(yīng)及時整理相關(guān)驗收資料、采購合同等，提交財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和期限，對相關(guān)資料進行審核。審核無誤后，按照財務(wù)審批流程辦理付款業(yè)務(wù)。對于預(yù)付款項，采購部門應(yīng)在合同中明確預(yù)付款的比例和支付條件，并跟蹤供應(yīng)商的供貨進度。在收到供應(yīng)商提供的合格物資并驗收合格后，按照合同約定扣除預(yù)付款后支付剩余貨款。七、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購過程中可能存在的風(fēng)險包括供應(yīng)商違約風(fēng)險、物資質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、采購流程合規(guī)風(fēng)險等。采購部門應(yīng)會同相關(guān)部門定期對采購風(fēng)險進行識別和評估。2.風(fēng)險應(yīng)對措施針對供應(yīng)商違約風(fēng)險，加強對供應(yīng)商的管理和考核，在合同中明確違約責任條款，對可能出現(xiàn)的違約情況提前制定應(yīng)對預(yù)案。對于物資質(zhì)量風(fēng)險，嚴格采購驗收程序，選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，并定期對采購物資進行質(zhì)量抽檢。為應(yīng)對價格波動風(fēng)險，建立價格監(jiān)測機制，關(guān)注市場價格動態(tài)，在采購談判中爭取合理的價格條款，必要時簽訂價格調(diào)整協(xié)議。對于采購流程合規(guī)風(fēng)險，加強對采購人員的培訓(xùn)和教育，使其熟悉采購相關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院制度，嚴格按照規(guī)定流程進行采購操作，同時加強內(nèi)部審計和監(jiān)督。八、采購檔案管理1.檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購申請、采購審批文件、采購合同、采購談判記錄、驗收報告、供應(yīng)商資料、付款憑證等與采購活動相關(guān)的各類文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購部門應(yīng)在采購活動結(jié)束后及時對采購檔案進行整理，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂，并移交醫(yī)院檔案管理部門存檔。檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案管理制度，確保采購檔案的安全保管和有效利用。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱或借閱采購檔案的，應(yīng)按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱或借閱人員不得擅自涂改、損毀、丟失采購檔案。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督醫(yī)院內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情