國土所公文管理制度一、總則（一）目的為了加強國土所公文管理，確保公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文質量和辦理效率，根據國家有關法律法規和上級部門的相關規定，結合國土所實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國土所在工作中形成、使用和處理的各類公文，包括但不限于請示、報告、通知、通報、函、會議紀要等。（三）基本原則1.準確規范原則公文的格式、內容和處理程序應符合國家法律法規、上級部門規定和本制度要求，確保公文準確傳達意圖，避免出現差錯。2.及時高效原則公文處理應做到及時、迅速，嚴格按照規定的時限要求辦理，提高工作效率，確保政令暢通。3.安全保密原則嚴格遵守國家保密法律法規，加強公文的保密管理，防止公文泄露，確保國家秘密和內部信息安全。4.精簡實用原則精簡公文數量，嚴格控制發文規格，注重公文內容的針對性和實用性，切實提高工作效能。二、公文種類（一）請示適用于向上級機關請求指示、批準。（二）報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。（三）通知適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。（四）通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。（五）函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。（六）會議紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。三、公文格式（一）一般格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期等組成。1.份號公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。2.密級和保密期限公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。3.緊急程度公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.發文機關標志由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。5.發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。6.簽發人上行文應當標注簽發人姓名。7.標題由發文機關名稱、事由和文種組成。8.主送機關公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。9.正文公文的主體，用來表述公文的內容。10.附件說明公文附件的順序號和名稱。11.發文機關署名署發文機關全稱或者規范化簡稱。12.成文日期署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。13.印章公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。14.附注公文印發傳達范圍等需要說明的事項。15.附件公文正文的說明、補充或者參考資料。16.抄送機關除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。17.印發機關和印發日期公文的送印機關和送印日期。（二）特定格式1.信函格式發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。發文機關標志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，居中排布。如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。首頁不顯示頁碼。版記不加印發機關和印發日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。2.命令（令）格式發文機關標志由發文機關全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標宋體字。發文機關標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。簽發人職務、姓名標注在正文右下方，簽發人職務居上，姓名居下。正文下一行右空4字編排成文日期。3.紀要格式紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空2字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀要格式可以根據實際制定。四、行文規則（一）一般規則1.國土所行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。2.行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。3.向上級機關行文，應當遵循以下規則：（1）原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。（2）黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。（3）下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。（4）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。（5）除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。（6）受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。4.向下級機關行文，應當遵循以下規則：（1）主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。（2）黨委、政府的辦公廳（室）根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。（3）黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。（4）涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。（5）上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。5.同級機關或者不相隸屬機關之間行文，應當遵循以下規則：（1）行文方向一般為平行文，但有隸屬關系或業務指導關系的機關之間可以根據工作需要行文。（2）同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯合行文。（3）聯合行文時，應當確有必要，且單位不宜過多。（4）聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。（二）特殊情況行文1.遇有重大緊急情況，如自然災害、事故災難、公共衛生事件、社會安全事件等，需要迅速傳達指示、部署工作的，可以采用特急件形式行文。2.與上級機關溝通重要事項、請求支持或匯報重大工作進展的，可根據實際情況選擇適當的行文方式，如請示、報告等。3.與其他部門協調工作、商洽事務時，使用函進行行文，確保溝通順暢、規范。五、發文辦理（一）草擬1.公文起草應符合國家法律法規和方針政策，完整準確體現發文機關意圖，并同現行有關公文相銜接。2.內容應觀點明確、條理清晰、結構嚴謹、表述準確、文字精煉、標點正確。3.涉及其他部門職權范圍內的事項，起草單位必須主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。4.公文文稿簽發前，應當由國土所負責人進行審核。審核的重點是：（1）行文理由是否充分，行文依據是否準確。（2）內容是否符合國家法律法規和方針政策；是否完整準確體現發文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。（3）涉及有關地區或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見。（4）文種是否正確，格式是否規范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。（5）其他內容是否符合公文起草的有關要求。（二）審核1.國土所負責人對文稿審核后，認為有必要進一步修改完善的，起草人員應當按照要求進行修改。2.經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草部門并說明理由；符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報送。（三）簽發1.公文應當經本機關負責人審批簽發。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發。2.簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯合發文由所有聯署機關的負責人會簽。（四）登記1.對已簽發的公文，辦公室（負責公文管理的部門）應當進行登記，登記內容包括公文的標題、發文字號、簽發人、成文日期、印發范圍、印刷份數等。2.登記后，辦公室應及時將公文送印制部門印制。（五）印制1.公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。2.公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。（六）核發1.公文印制完成后，由辦公室對公文的文字、格式、印刷質量等進行全面核對，確保無誤。2.核對無誤的公文，按照規定的范圍和份數進行分發，并做好分發記錄。六、收文辦理（一）簽收1.收到公文后，辦公室應指定專人負責簽收，并對收到的公文逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.對注明“親啟”的公文，應當交收件人本人簽收。（二）登記1.對簽收的公文，辦公室應當進行詳細登記，登記內容包括公文的標題、發文字號、來文機關、成文日期、密級、份數、收文時間等。2.登記后，辦公室應及時將公文送有關負責人閱批。（三）初審1.對收到的公文，辦公室應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。2.經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文機關并說明理由。（四）承辦1.閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。2.承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回交辦部門并說明理由。3.公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。（五）傳閱1.根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。2.傳閱公文一般采用輪輻式傳閱的方法進行。傳閱完畢后，由傳閱人注明傳閱日期和姓名。（六）催辦1.及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。2.催辦工作應根據公文的緩急程度和辦理要求，適時提醒承辦部門加快辦理進度，確保公文及時處理。（七）答復1.公文的辦理結果應當及時答復來文機關，并根據需要告知相關單位。2.答復公文應明確、具體、準確，符合國家法律法規和政策要求，不得推諉、搪塞。七、公文歸檔（一）歸檔范圍國土所形成的具有保存價值的公文材料，包括收文、發文、內部文件、會議文件、業務文件等，均應歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的公文應齊全完整，已破損的公文應修整，字跡模糊或易褪變的公文應復制。2.歸檔的公文應符合檔案整理規范，按照年度、機構（問題）、保管期限等進行分類整理。3.電子公文應與紙質公文