會議系統設備管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會議系統設備的管理，確保設備的正常運行，提高會議效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有會議系統設備的管理，包括但不限于會議室的音響設備、視頻設備、燈光設備、中控設備等。（三）管理原則1.統一管理原則：公司會議系統設備由行政部門統一管理，負責設備的采購、配置、維護、維修等工作。2.專人負責原則：各會議室指定專人負責設備的日常使用和管理，確保設備的正確使用和安全。3.定期維護原則：定期對會議系統設備進行維護和保養，確保設備的性能和可靠性。4.節約使用原則：合理使用會議系統設備，避免浪費，降低使用成本。二、設備采購與配置（一）需求申請1.各部門根據工作需要，如需新增或更換會議系統設備，應提前填寫《會議系統設備采購申請表》，詳細說明設備名稱、型號、數量、用途等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對各部門提交的申請進行審核，根據公司實際情況和預算安排，提出采購建議，報公司領導審批。（二）采購流程1.經公司領導審批同意后，行政部門負責按照公司采購流程進行設備采購。2.在采購過程中，應選擇具有良好信譽和資質的供應商，確保設備的質量和售后服務。3.采購合同應明確設備的規格、型號、數量、價格、交貨期、售后服務等條款，確保雙方權益。（三）設備配置1.行政部門根據會議室的規模、功能和使用需求，對采購的會議系統設備進行合理配置。2.設備配置應遵循統一標準和規范，確保各會議室設備的兼容性和穩定性。3.在設備配置過程中，應充分考慮設備的擴展性和升級性，以便滿足公司未來發展的需要。三、設備使用與管理（一）使用培訓1.新采購的會議系統設備到貨后，行政部門應及時組織相關人員進行使用培訓，確保使用人員熟悉設備的操作方法和注意事項。2.使用培訓可采用集中培訓、現場演示、操作手冊等方式進行，培訓內容應包括設備的基本原理、操作方法、日常維護、常見故障排除等。3.使用人員應認真參加培訓，掌握設備的使用技能，并在培訓記錄上簽字確認。（二）使用規定1.使用人員應嚴格按照設備的操作規程進行操作，不得擅自更改設備的參數和設置。2.在使用過程中，如發現設備出現故障或異常情況，應立即停止使用，并及時通知行政部門進行維修。3.使用人員應愛護設備，保持設備的清潔和完好，不得隨意拆卸、損壞設備。4.嚴禁在設備上使用未經許可的軟件和存儲介質，以免感染病毒或損壞設備。5.使用完畢后，應及時關閉設備電源，整理好設備連接線，將設備恢復到初始狀態。（三）會議室管理1.各會議室指定專人負責設備的日常使用和管理，負責會議室的清潔衛生、設備檢查、故障報修等工作。2.使用人員應提前預約會議室，并在預約時間內使用設備。如需更改預約時間，應提前通知行政部門。3.在會議期間，使用人員應注意保持會議室的安靜和秩序，不得在會議室大聲喧嘩、吸煙、亂扔垃圾等。4.會議結束后，使用人員應及時清理會議室，關閉設備電源，將設備擺放整齊，并通知行政部門進行檢查。（四）設備借用與歸還1.因工作需要，其他部門或人員如需借用會議系統設備，應提前填寫《會議系統設備借用申請表》，經本部門負責人和行政部門批準后，方可借用。2.借用人員應按照規定的時間和地點歸還設備，并確保設備的完好無損。如設備出現損壞或丟失，借用人員應照價賠償。3.行政部門應對借用設備進行登記和跟蹤，及時提醒借用人員歸還設備，并對歸還的設備進行檢查和驗收。四、設備維護與保養（一）日常維護1.使用人員在每次使用設備前，應進行設備檢查，確保設備正常運行。如發現設備有異常情況，應及時報告行政部門。2.行政部門應定期對會議系統設備進行巡檢，檢查設備的運行狀態、連接情況、清潔衛生等，及時發現和解決問題。3.定期對設備進行清潔，清除設備表面的灰塵和污垢，保持設備的良好散熱性能。（二）定期保養1.行政部門應根據設備的使用情況和廠家建議，制定設備定期保養計劃，定期對設備進行保養和維護。2.定期保養內容包括設備的硬件檢查、軟件升級、系統優化、部件更換等，確保設備的性能和可靠性。3.在設備定期保養過程中，應做好記錄，包括保養時間、保養內容、保養人員等信息。（三）故障維修1.當設備出現故障時，使用人員應及時通知行政部門，并填寫《會議系統設備故障報修單》，詳細描述故障現象和發生時間。2.行政部門接到報修后，應及時安排維修人員進行維修，并跟蹤維修進度，確保設備盡快恢復正常運行。3.維修人員在維修設備時，應做好維修記錄，包括故障原因、維修方法、更換部件等信息。維修完成后，應填寫《會議系統設備維修記錄單》，經使用人員確認后存檔。4.對于一些復雜的故障或無法現場修復的故障，行政部門應及時聯系設備供應商或專業維修機構進行維修，并做好協調工作。五、設備報廢與更新（一）報廢條件1.設備已超過使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的。2.設備因技術更新或業務調整，已不再適用的。3.設備因自然災害、意外事故等原因，造成嚴重損壞，無法修復的。（二）報廢申請1.符合報廢條件的會議系統設備，由行政部門填寫《會議系統設備報廢申請表》，詳細說明設備名稱、型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交至公司領導審批。2.公司領導審批同意后，行政部門負責按照公司資產報廢流程進行處理。（三）報廢處理1.報廢設備由行政部門統一回收，并進行登記和造冊。2.對于有利用價值的報廢設備零部件，可進行拆卸和回收，其余部分應按照公司規定進行報廢處理，如變賣、捐贈、銷毀等。3.在報廢處理過程中，應做好記錄，包括報廢設備名稱、型號、數量、處理方式、處理時間等信息。（四）設備更新1.根據公司業務發展和技術進步的需要，行政部門應及時對會議系統設備進行更新和升級。2.設備更新應按照公司采購流程進行，確保新設備的質量和性能符合公司要求。3.在設備更新過程中，應做好新設備與原有設備的銜接和過渡工作，確保會議系統的正常運行。六、設備安全與保密（一）安全管理1.會議系統設備的安裝和使用應符合國家相關安全標準和規定，確保設備的安全運行。2.行政部門應定期對設備進行安全檢查，發現安全隱患及時整改，確保設備的安全性能。3.在設備使用過程中，如發生安全事故，使用人員應立即采取措施進行處理，并及時報告行政部門和公司領導。（二）保密管理1.會議系統設備涉及公司的機密信息和商業秘密，使用人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露公司機密信息。2.在會議期間，應采取必要的保密措施，如設置會議密碼、限制參會人員權限等，確保會議信息的安全。3.嚴禁在連接互聯網的設備上處理公司機密信息，如需處理，應使用公司指定的安全設備和網絡。七、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門負責對會議系統設備的管理情況進行監督檢查，定期對各會議室設備的使用、維護、保養等情況進行檢查和評估。2.監督檢查內容包括設備的運行狀態、使用記錄、維護記錄、清潔衛生等，發現問題及時督促整改。3.對于違反本制度規定的行為，行政部門應及時進行糾正，并視情節輕重給予相應的處罰。（二）考核評價1.將會議系統設備管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對設備管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對于設備管理不善，導致設備故障頻發、影響會議正常進行的部門