基金會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強基金會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為基金會各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于基金會總部及各分支機構(gòu)、下屬部門在各項工作中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：基金會檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實、準確地反映基金會各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集基金會在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為基金會各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門基金會設(shè)立獨立的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理基金會的檔案工作。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負責具體的檔案管理業(yè)務。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善基金會檔案管理制度，并組織實施。2.負責基金會各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定的程序和方法確定檔案的存毀，并做好相關(guān)記錄。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.積極開展檔案利用工作，為基金會各部門和相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務，根據(jù)需要編制各類檔案檢索工具和參考資料。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。8.對基金會各部門的檔案工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。（三）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.在工作中形成的各類文件材料，應按照檔案管理部門的要求進行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，積極提供檔案利用線索和相關(guān)信息。4.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出基金會或轉(zhuǎn)借他人。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.基金會在籌備、成立、運作過程中形成的各類文件材料，包括章程、登記證書、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、年度檢查報告、審計報告等。2.基金會內(nèi)部的管理制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、紀要、決議等文件材料。3.基金會開展項目活動形成的項目申報書、立項批復、項目實施方案、項目預算、項目執(zhí)行情況報告、項目驗收報告等文件材料。4.基金會的捐贈協(xié)議、捐贈款物接收記錄、捐贈款物使用情況報告等文件材料。5.基金會的財務報表、會計憑證、賬簿、審計報告等財務檔案。6.基金會的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、工資表、考核記錄、培訓記錄等。7.基金會的對外宣傳資料、網(wǎng)站信息、新聞報道等文件材料。8.基金會與政府部門、社會組織、企業(yè)等的往來文件、信函、合同等。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門在工作中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集責任人應定期對收集到的文件材料進行整理，剔除重復、無用的文件，對重要文件進行標注和分類。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，并確保文件的可讀性和完整性。4.檔案收集責任人應在文件材料形成后的[X]個工作日內(nèi)將其移交至檔案管理部門。（三）整理方法1.檔案管理部門對接收的檔案進行統(tǒng)一整理，按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等因素進行分類。2.檔案分類應遵循科學合理、便于管理和利用的原則，一般可分為黨群工作類、行政管理類、項目管理類、財務管理類、人事管理類、業(yè)務活動類等類別。3.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。4.按照檔案編號順序，對檔案進行裝訂、編目，編制檔案目錄索引，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。5.對于電子檔案，應建立相應的電子目錄，與紙質(zhì)檔案目錄相對應，便于電子檔案的檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管期限1.基金會檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括基金會章程、登記證書、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、年度檢查報告、審計報告、重大項目檔案、捐贈協(xié)議等重要文件。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括基金會內(nèi)部管理制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、紀要、決議等文件。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的文件材料、臨時性的項目文件等。（二）保管設(shè)施1.檔案管理部門應配備專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫房內(nèi)溫度在[X]℃[X]℃之間，相對濕度在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應配備檔案密集架、檔案柜等存儲設(shè)備，按照檔案類別和保管期限進行分類存放，確保檔案存放有序。4.檔案庫房應設(shè)置防火、防盜報警裝置，配備滅火器材等應急設(shè)備，確保檔案安全。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對電子檔案應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。5.檔案管理人員應做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應填寫檔案銷毀鑒定表，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并簽署意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，報基金會主管領(lǐng)導審批。2.檔案銷毀清冊應一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報基金會財務部門備案。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門和財務部門共同派員監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和保密。4.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀完畢后，在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀情況報告基金會主管領(lǐng)導。（三）特殊情況處理1.對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等重要檔案，即使保管期限已滿，也不得擅自銷毀，應按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行處理。2.對仍在利用或具有歷史研究價值的檔案，應延長保管期限，直至失去利用價值后再進行鑒定和銷毀。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應真實、準確、及時，報表內(nèi)容應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、數(shù)量、利用人次、利用份數(shù)等信息。3.檔案管理部門應每年對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析總結(jié)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）移交工作1.基金會因機構(gòu)變動、撤銷、合并等原因，需要進行檔案移交的，應按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，移交單位應編制檔案移交清冊，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、種類、保管期限等信息，并與接收單位進行核對。3.接收單位應認真核對檔案移交清冊，對移交的檔案進行清點驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交單位溝通解決。4.檔案移交清冊應一式三份，移交單位、接收單位和檔案行政管理部門各執(zhí)一份。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、及時、有效的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應優(yōu)先滿足基金會內(nèi)部工作需要，為基金會的決策、管理、業(yè)務活動等提供支持。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案，應嚴格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行利用。（二）利用方式1.查閱：基金會內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：根據(jù)工作需要，可對檔案進行復制。復制檔案應填寫檔案復制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人簽字同意后，由檔案管理人員進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，注明復制日期和用途。（三）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。2.檔案利用登記內(nèi)容應包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及編號、復制檔案內(nèi)容及份數(shù)、歸還日期等信息。3.檔案利用登記冊應妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立基金會檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為基金會各部門和相關(guān)人員提供便捷的檔案信息服務。（二）數(shù)字化處理1.對基金會現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，圖像格式應為[具體格式]。2.對數(shù)字化檔案進行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、糾偏等操作，確保圖像清晰可讀。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、歸還、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.系統(tǒng)應設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責和權(quán)限，限制對檔案信息的訪問和操作，確保檔案信息的安全。3.系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)備份和恢復功能，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測