外企收發文管理制度一、總則（一）目的為規范公司收發文管理工作，確保文件傳遞及時、準確、安全，提高公司工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構與外部單位（包括但不限于政府部門、合作伙伴、客戶等）之間往來文件的收發、登記、傳遞、存檔等管理工作，以及公司內部各部門之間文件的流轉與管理。（三）基本原則1.及時高效原則文件收發應及時處理，確保信息傳遞的及時性，避免延誤工作。2.準確無誤原則嚴格保證文件內容的準確性，避免因文件錯誤導致工作失誤。3.安全保密原則妥善保管文件，防止文件丟失、泄露，確保公司機密信息安全。二、收文管理（一）收文渠道1.公司指定專人負責接收來自外部單位的文件，包括但不限于郵寄、專人送達、電子郵件等方式。2.對于通過電子郵件接收的文件，接收人員應定期查看郵箱，及時下載保存文件，并按照規定進行處理。（二）收文登記1.收文時，接收人員應填寫《收文登記表》，詳細記錄文件的來文單位、文號、標題、日期、密級、份數等信息。2.對于緊急文件，應在《收文登記表》上注明“緊急”字樣，并立即按照規定程序進行處理。（三）文件初審1.接收人員對收到的文件進行初步審核，檢查文件的完整性、準確性和規范性。2.對于不符合要求的文件，應及時與發文單位聯系，要求其補充或更正相關信息。（四）文件呈批1.根據文件內容和性質，接收人員將初審后的文件呈遞給相關領導或部門負責人進行批示。2.呈批時，應附上《文件呈批單》，注明文件的基本信息、呈批意見和擬辦建議。（五）文件傳閱1.需要傳閱的文件，由專人負責按照領導批示的傳閱范圍進行傳閱，并在《文件傳閱登記表》上記錄傳閱情況。2.傳閱人員應在規定時間內完成文件傳閱，并簽署姓名和日期。（六）文件辦理1.承辦部門或人員根據領導批示和文件要求，及時辦理文件，并將辦理結果反饋給相關部門或領導。2.對于需要回復的文件，承辦部門應在規定時間內起草回復文件，經審核后按照規定程序發送給發文單位。（七）文件催辦1.對于重要文件或有辦理時限要求的文件，辦公室應定期進行催辦，確保文件辦理工作按時完成。2.催辦時，可采用電話、郵件、書面通知等方式，并記錄催辦情況。（八）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，交公司檔案室統一保管。2.歸檔文件應符合檔案管理要求，包括文件的完整性、準確性、規范性等。三、發文管理（一）發文流程1.發文部門根據工作需要起草文件，文件內容應符合公司政策和法律法規要求。2.起草完成后，發文部門負責人對文件進行審核，確保文件內容準確、格式規范。3.審核通過的文件，提交給公司領導進行簽發。4.領導簽發后的文件，交辦公室進行編號、排版、打印等處理。5.辦公室將文件加蓋公司印章后，按照規定的發送方式發送給收文單位。（二）發文審核1.發文審核主要包括內容審核、格式審核和程序審核。2.內容審核重點檢查文件是否符合公司政策和法律法規要求，是否表述清晰、邏輯嚴謹、數據準確等。3.格式審核主要檢查文件的字體、字號、排版、頁碼等是否符合公司規定的格式要求。4.程序審核主要檢查文件的起草、審核、簽發等環節是否符合公司規定的發文程序。（三）文件編號1.辦公室對發文進行統一編號，編號規則為：年份+部門代碼+流水號。2.例如：2023年行政部第1號文件，編號為2023XZ001。（四）文件排版與打印1.辦公室按照公司規定的排版格式對文件進行排版，確保文件格式規范、美觀。2.文件排版完成后，進行打印，打印份數根據文件發送范圍確定。（五）文件蓋章1.文件打印完成后，由辦公室專人負責加蓋公司印章。2.蓋章時應確保印章清晰、端正，位置準確。（六）文件發送1.文件發送方式包括郵寄、專人送達、電子郵件等。2.對于重要文件或緊急文件，應采用專人送達或郵寄掛號信等方式，確保文件安全、及時送達。3.通過電子郵件發送文件時，應確保郵件主題明確、附件齊全，并在郵件正文中注明文件的主要內容和發送目的。（七）發文登記1.辦公室對發文進行登記，記錄文件的文號、標題、日期、發送范圍、發送方式等信息。2.發文登記應及時、準確，以便于查詢和統計。四、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等敏感信息的文件。2.公司內部規定為保密的文件。（二）保密措施1.對保密文件進行標識，注明“機密”、“秘密”等字樣。2.嚴格控制保密文件的傳閱范圍，未經批準不得擅自擴大傳閱范圍。3.保密文件應存放在專門的保險柜或保密柜中，由專人負責保管。4.借閱保密文件應履行審批手續，借閱期限屆滿后及時歸還。5.對保密文件的銷毀應進行登記，確保文件徹底銷毀，防止信息泄露。（三）保密責任1.公司員工應嚴格遵守文件保密制度，對所接觸到的保密文件負有保密責任。2.如發現保密文件泄露或丟失，應及時報告公司領導，并采取相應的措施進行處理。五、文件檔案管理（一）檔案分類1.公司文件檔案分為行政管理類、業務管理類、財務管理類、人力資源管理類等類別。2.各類檔案再根據具體內容進行細分，以便于管理和查詢。（二）檔案整理1.每年定期對文件檔案進行整理，將文件按照分類標準進行分類、編號、裝訂。2.整理后的檔案應整齊、規范，便于查閱和保管。（三）檔案存儲1.公司設立專門的檔案室，用于存放文件檔案。2.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全存儲。（四）檔案查閱1.公司員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時，應在檔案室工作人員的陪同下進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（五）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案室負責人批準后，辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。（六）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的檔案，由檔案室提出銷毀意見，報公司領導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應進行登記，記錄銷毀檔案的名稱、文號、日期、數量等信息。3.銷毀檔案時，應采用適當的方式進行，確保檔案徹底銷毀，防止信息泄露。六、信息化管理（一）電子文件管理1.公司鼓勵使用電子文件進行文件傳遞和管理，提高工作效率。2.電子文件應按照公司規定的格式和命名規則進行存儲和管理，確保文件的規范性和可讀性。3.定期對電子文件進行備份，防止文件丟失或損壞。（二）收發文系統1.建立公司收發文管理系統，實現文件的在線收發、登記、審批、傳閱、辦理等功能。2.公司員工應通過收發文系統進行文件的處理，確保文件流轉的及時性和準確性。3.系統管理員應定期對收發文系統進行維護和管理，確保系統的正常運行。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司辦公室定期對收發文管理工作進行監督檢查，發現問題及時督促整改。2.監督檢查內容包括文件收發的及時性、準確性、規范性，文件辦理的進度和質量，文件保密制度的執行情況等。（二）考核評價1.將收發文管理工作納入公司員工績效考核體系，對在收發文管理工