大公司采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司采購管理工作，確保采購活動的合法性、規范性和高效性，保障公司生產經營的順利進行，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及的所有物資采購活動，包括原材料、零部件、設備、辦公用品、服務等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定，確保采購行為合法合規。2.效益原則：在保證物資質量和滿足公司需求的前提下，通過科學的采購決策和有效的采購管理，降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內部監督和相關部門的檢查。4.歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確各部門在采購活動中的職責和權限。5.不相容職務分離原則：采購業務的審批、采購、驗收、付款等環節應相互分離，形成有效的內部控制機制。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層領導、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議和批準重大采購項目、采購策略、采購預算等重要事項，對采購工作進行指導和監督。（二）采購歸口管理部門公司采購部為采購歸口管理部門，負責公司采購活動的統一組織、協調和管理。其主要職責包括：1.制定和完善公司采購管理制度、流程和標準。2.編制年度采購預算和采購計劃，并組織實施。3.建立和維護供應商管理體系，開展供應商開發、評估、選擇和管理工作。4.組織采購招標、詢價、談判等采購活動，簽訂采購合同。5.負責采購訂單的下達、跟蹤和協調，確保采購物資按時、按質、按量到貨。6.組織采購物資的驗收工作，辦理采購付款手續。7.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進措施和建議。（三）需求部門職責1.根據公司生產經營計劃和實際需求，提出物資采購申請，明確采購物資的規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等。2.參與采購招標、詢價、談判等采購活動，提供技術支持和商務意見。3.負責采購物資的驗收工作，對驗收結果負責。4.配合采購部做好供應商管理工作，提供供應商評價信息。（四）其他部門職責1.財務部負責審核采購預算、采購合同付款條款，辦理采購付款手續，對采購資金進行監督和管理。2.審計部負責對采購活動進行審計監督，檢查采購程序的合規性、采購合同的合法性和采購資金的使用情況。3.法務部負責審查采購合同的法律條款，提供法律咨詢和服務，防范采購法律風險。三、采購預算與計劃（一）采購預算編制1.各部門應根據公司年度生產經營計劃和實際需求，于每年[具體時間]前向采購部提交下一年度采購預算申請。采購預算申請應包括采購物資的名稱、規格、型號、數量、預計采購金額等內容。2.采購部對各部門提交的采購預算申請進行匯總、審核和分析，結合公司資金狀況和市場價格波動情況，編制公司年度采購預算草案。3.年度采購預算草案經采購決策委員會審議通過后，報公司總經理批準實施。（二）采購計劃制定1.采購部根據公司年度采購預算和各部門月度生產經營計劃，每月[具體時間]前制定次月采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、采購方式等內容。2.采購計劃經采購部負責人審核后，報公司分管領導批準實施。（三）采購預算與計劃調整1.因市場價格波動、生產經營計劃調整等原因，需要對采購預算和計劃進行調整的，由需求部門提出書面申請，說明調整原因、調整內容和預計影響。2.采購部對需求部門提出的調整申請進行審核和評估，提出調整建議報采購決策委員會審議。3.采購決策委員會根據審核評估情況，決定是否批準采購預算和計劃的調整。批準后的調整申請由采購部負責組織實施。四、采購方式與流程（一）采購方式1.招標采購：適用于采購金額較大、技術規格復雜、市場競爭充分的物資采購項目。招標采購應按照國家有關法律法規和公司相關規定進行，通過公開招標、邀請招標等方式確定中標供應商。2.詢價采購：適用于采購金額較小、技術規格簡單、市場競爭較為充分的物資采購項目。詢價采購應向至少三家以上供應商發出詢價通知書，要求供應商在規定時間內報價，采購部根據報價情況進行比較和選擇，確定成交供應商。3.談判采購：適用于采購金額較大、技術規格復雜、市場競爭不充分或有特殊要求的物資采購項目，以及急需采購的物資。談判采購應與供應商進行一對一談判，就采購價格、質量標準、交貨時間、付款方式等條款進行協商，達成一致意見后簽訂采購合同。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的物資，或者因不可預見的緊急情況、為保證原有采購項目一致性或服務配套的要求等特殊原因，需要采用單一來源方式采購的物資。單一來源采購應按照公司相關規定進行審批，并與供應商簽訂采購合同。（二）采購流程1.采購申請：需求部門根據生產經營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等內容，經部門負責人審核后提交至采購部。2.采購審批：采購部對需求部門提交的《采購申請表》進行審核，符合采購規定的，報采購部負責人審批；采購金額較大或屬于重大采購項目的，報采購決策委員會審批。3.采購實施：采購部根據采購審批結果，選擇合適的采購方式進行采購。采用招標采購方式的，按照招標程序組織招標活動；采用詢價采購方式的，向供應商發出詢價通知書；采用談判采購方式的，與供應商進行談判；采用單一來源采購方式的，按照規定程序進行審批并簽訂采購合同。4.合同簽訂：采購部與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同應報財務部、法務部等相關部門審核備案。5.采購訂單下達：采購部根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物資的具體要求和交貨時間等信息。采購訂單應及時傳遞給供應商，并跟蹤訂單執行情況。6.物資驗收：采購物資到貨前，采購部通知需求部門做好驗收準備工作。物資到貨后，需求部門按照采購合同和相關標準對物資進行驗收，填寫《物資驗收單》，驗收合格的物資辦理入庫手續；驗收不合格的物資，采購部負責與供應商協商處理，要求供應商更換或退貨。7.采購付款：財務部根據采購合同和物資驗收情況，對采購付款申請進行審核，審核無誤后辦理付款手續。采購付款應嚴格按照公司財務管理制度執行，確保資金支付的安全和合規。8.采購檔案管理：采購部負責建立采購檔案，將采購活動過程中產生的各類文件、資料進行整理、歸檔和保管，包括采購申請表、采購審批文件、采購合同、采購訂單、物資驗收單、發票等。采購檔案應妥善保存，以備查閱和審計。五、供應商管理（一）供應商開發1.采購部根據公司采購需求和供應商管理體系要求，制定供應商開發計劃，明確供應商開發的目標、范圍、方式和步驟。2.通過多種渠道收集供應商信息，包括市場調研、行業推薦、供應商自薦、網絡搜索等，建立供應商信息庫。3.對潛在供應商進行初步篩選，評估其基本資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況，確定符合公司要求的供應商名單。4.采購部組織相關部門對潛在供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、管理水平、質量控制體系等情況，對考察合格的供應商發放《供應商調查表》，要求其填寫相關信息并提供證明材料。5.采購部對供應商提交的《供應商調查表》及證明材料進行審核和評估，按照公司供應商評價標準進行打分，確定合格供應商名單，并報采購部負責人審批。（二）供應商評估與選擇1.采購部定期（每年至少一次）對供應商進行評估，評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等方面。2.采購部組織相關部門對供應商進行綜合評估，根據評估結果對供應商進行分類管理，分為A、B、C三類。A類供應商為優秀供應商，給予優先合作、價格優惠等待遇；B類供應商為合格供應商，保持正常合作關系；C類供應商為不合格供應商，視情況減少或終止合作。3.在進行重大采購項目或新增采購物資時，采購部應從合格供應商名單中選擇至少三家以上供應商進行詢價、招標或談判，通過比較供應商的報價、產品質量、交貨期等因素，綜合評估后選擇最優供應商簽訂采購合同。（三）供應商日常管理1.采購部建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估情況、合作歷史、交易記錄等內容，對供應商檔案進行動態管理，及時更新相關信息。2.采購部與供應商保持定期溝通，及時了解供應商的生產經營狀況、產品質量情況、交貨期執行情況等，協調解決合作過程中出現的問題。3.采購部對供應商的交貨情況、產品質量等進行跟蹤和考核，對表現優秀的供應商給予表揚和獎勵，對出現問題的供應商及時提出整改要求，并視情況采取相應的處罰措施，如減少采購量、暫停合作、終止合作等。4.采購部定期對供應商管理工作進行總結和分析，不斷完善供應商管理體系，提高供應商管理水平。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部會同財務部、法務部等相關部門，對采購活動中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、合同風險、供應商風險、資金風險等。2.針對識別出的風險，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。（二）風險應對措施1.市場風險應對：密切關注市場動態，加強市場調研和分析預測，及時掌握市場價格波動情況，合理安排采購時機和采購數量，采取套期保值、簽訂長期合同等方式降低市場風險。2.質量風險應對：加強對采購物資質量的控制，嚴格按照采購合同和相關標準進行驗收，要求供應商提供質量保證文件和檢驗報告，對質量不合格的物資及時進行處理，確保采購物資符合公司要求。3.合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格按照公司合同管理制度簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，加強對合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題，防范合同風險。4.供應商風險應對：建立健全供應商管理體系，加強對供應商的評估、選擇和管理，與供應商簽訂質量保證協議、保密協議等，建立供應商備用機制，降低因供應商原因導致的采購風險。5.資金風險應對：合理安排采購資金，按照采購合同約定的付款方式和時間及時付款，避免逾期付款產生的違約金和信用風險。加強對采購資金的監督和管理，定期對采購資金使用情況進行審計，確保資金安全。（三）風險監控與預警1.建立采購風險監控機制，定期對采購活動進行風險檢查和評估，及時發現和掌握風險變化情況。2.制定采購風險預警指標和預警級別，當風險指標達到預警級別時，及時發出預警信號，提醒相關部門采取應對措施，防范風險的發生和擴大。七、采購績效評估（一）評估指標設定1.采購成本指標：包括采購物資的價格、采購費用、運輸費用等，評估采購成本控制情況。2.采購質量指標：如采購物資的合格率、退貨率等，衡量采購物資的質量水平。3.采購效率指標：如采購周期、訂單處理時間等，反映采購工作的效率高低。4.供應商滿意度指標：通過供應商評價得分等方式，評估供應商對公司采購工作的滿意度。（二）評估方法與周期1.采購績效評估采用定量與定性相結合的方法，對各項評估指標進行綜合評價。2.采購部每月對采購工作進行小結，每季度進行一次全面的采購績效評估，形成采購績效評估報告。3.采購績效評估報告應包括采購工作的基本情況、評估指標完成情況、存在的問題及改進措施等內容，報采購部負責人和公司分管領導審閱。（三）評估結果應用1.將采購