hs編碼歸類管理制度一、總則（一）目的為了規范公司HS編碼歸類工作，確保商品編碼準確、統一，提高公司運營效率，加強海關事務管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及進出口商品HS編碼歸類的部門和人員，包括但不限于采購部門、銷售部門、物流部門、報關報檢部門等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵循國家相關法律法規以及海關的規定和要求進行HS編碼歸類。2.準確性原則：確保所確定的HS編碼能夠準確反映商品的真實屬性、用途、成分等特征。3.一致性原則：對于相同或類似商品，在不同業務環節和不同時期應保持HS編碼歸類的一致性。4.及時性原則：在商品進出口業務發生時，及時、準確地完成HS編碼的歸類工作，避免因延誤導致的風險和損失。二、HS編碼歸類職責分工（一）采購部門1.在采購合同簽訂前，負責收集商品的詳細信息，包括商品名稱、規格型號、材質、用途、功能等，提供給報關報檢部門作為HS編碼歸類的參考依據。2.協助報關報檢部門對采購商品的HS編碼歸類進行核實和確認，提供相關的技術資料和解釋說明。（二）銷售部門1.在銷售業務開展過程中，向客戶準確傳達商品的HS編碼信息，確保客戶了解商品進出口相關的編碼規定和要求。2.對于客戶特殊要求的商品或新產品，及時與采購部門溝通，獲取商品詳細信息，并反饋給報關報檢部門，以便進行準確的HS編碼歸類。（三）物流部門1.根據報關報檢部門提供的HS編碼信息，安排貨物的運輸、倉儲等物流環節，確保物流操作符合商品編碼對應的監管要求。2.在物流過程中，如發現商品信息與HS編碼歸類不符或有疑問時，及時通知報關報檢部門進行核實和調整。（四）報關報檢部門1.負責公司進出口商品HS編碼的具體歸類工作，依據商品的實際情況，結合相關法律法規和海關規定，準確確定HS編碼。2.對采購、銷售等部門提供的商品信息進行審核和分析，如有需要，進一步收集資料或與相關部門溝通，確保HS編碼歸類的準確性。3.定期對已歸類的HS編碼進行回顧和總結，關注海關政策變化和商品特性調整，及時更新和優化編碼歸類工作。4.負責與海關進行溝通協調，解答海關關于HS編碼歸類的疑問，配合海關的查驗和監管工作。（五）其他部門其他部門應根據業務需要，配合報關報檢部門提供與商品HS編碼歸類相關的信息和支持，確保公司整體業務流程的順暢。三、HS編碼歸類流程（一）商品信息收集1.采購部門在采購商品時，應要求供應商提供詳細的商品資料，包括但不限于商品的中英文名稱、規格型號、成分含量、用途、包裝形式、生產工藝等信息。2.銷售部門在接到客戶訂單或咨詢時，應及時了解商品的具體要求，并將相關信息傳遞給采購部門。3.對于新產品或特殊商品，相關部門應組織專題會議，邀請技術、研發、質量等人員共同參與，詳細討論商品的特性和用途，以便全面收集商品信息。（二）初步歸類1.報關報檢部門收到采購或銷售部門提供的商品信息后，由專業人員根據商品的特征和相關規定，初步確定HS編碼范圍。2.在初步歸類過程中，報關報檢人員應參考海關發布的《中華人民共和國海關進出口稅則》及相關注釋、歸類總規則等文件，結合商品的實際情況進行分析判斷。3.對于一些復雜或存在爭議的商品，報關報檢部門可組織內部討論或咨詢外部專業機構（如報關行、律師事務所等），以獲取更準確的歸類建議。（三）編碼核實與確認1.初步歸類完成后，報關報檢部門將擬定的HS編碼及相關依據提交給采購、銷售、物流等部門進行核實。2.各相關部門應在規定時間內對HS編碼進行審核，并反饋意見。如發現編碼與商品實際情況不符或存在疑問，應及時與報關報檢部門溝通，提供相關證據和理由，以便進行調整。3.經過各部門核實確認后的HS編碼，作為公司進出口商品正式的編碼依據。如涉及重大業務決策或對公司有較大影響的商品編碼歸類，應報公司管理層審批。（四）編碼維護與更新1.報關報檢部門應建立HS編碼管理檔案，記錄公司所有進出口商品的HS編碼歸類情況，包括商品名稱、編碼、歸類依據、調整記錄等信息。2.關注國家海關政策法規的變化以及商品技術標準、用途等方面的調整，及時對已歸類的HS編碼進行維護和更新。對于因政策調整或商品特性變化導致編碼需要變更的情況，應按照本制度規定的流程進行重新歸類和確認。3.定期對HS編碼管理檔案進行梳理和總結，分析編碼歸類過程中存在的問題和經驗教訓，不斷完善編碼歸類工作流程和方法。四、HS編碼歸類培訓與溝通（一）培訓1.定期組織公司內部關于HS編碼歸類知識的培訓，培訓對象包括采購、銷售、物流、報關報檢等部門的相關人員。培訓內容涵蓋國家海關政策法規、HS編碼歸類規則、商品知識等方面。2.根據不同崗位的需求和業務特點，制定有針對性的培訓計劃和課程內容。例如，對于報關報檢人員，重點培訓HS編碼的準確歸類方法和技巧；對于采購、銷售等人員，主要培訓商品信息收集與編碼基本知識，以便更好地配合編碼歸類工作。3.邀請海關官員、行業專家或專業培訓機構的講師進行授課，提高培訓的專業性和權威性。同時，鼓勵內部經驗豐富的人員分享工作心得和案例，增強培訓的實用性和互動性。4.將HS編碼歸類培訓納入員工年度培訓計劃，確保相關人員能夠及時了解和掌握最新的編碼知識和技能。培訓結束后，應對學員進行考核，考核結果作為員工績效評估和崗位晉升的參考依據之一。（二）溝通1.建立跨部門溝通機制，加強采購、銷售、物流、報關報檢等部門之間的信息交流與協作。定期召開HS編碼歸類工作協調會議，共同討論解決工作中遇到的問題，分享商品信息和編碼歸類經驗。2.在日常工作中，各部門之間應保持密切溝通，及時傳遞商品信息的變化情況。如采購部門采購到新的商品或銷售部門接到特殊商品訂單時，應第一時間將相關信息告知報關報檢部門，以便及時進行編碼歸類調整。3.報關報檢部門應與海關保持良好的溝通關系，及時了解海關關于HS編碼歸類的最新政策解讀和要求。對于海關提出的編碼歸類疑問或問題，應積極配合解答和處理，并將相關情況反饋給公司內部各部門。4.鼓勵員工之間就HS編碼歸類問題進行交流和探討，形成良好的學習和工作氛圍。對于員工提出的合理建議和意見，應給予及時回應和采納，不斷完善公司的HS編碼歸類工作。五、HS編碼歸類風險管理（一）風險識別1.報關報檢部門應定期對公司進出口商品的HS編碼歸類情況進行風險排查，識別可能存在的風險點。風險點主要包括但不限于商品歸類不準確、政策法規變化導致編碼調整不及時、商品信息提供不完整或錯誤等。2.關注海關對商品編碼歸類的監管動態，收集海關發布的歸類風險提示信息，結合公司實際業務情況，分析潛在的風險因素。3.對涉及高風險商品（如敏感商品、易混淆商品等）的HS編碼歸類進行重點監控，評估其可能帶來的風險影響。（二）風險評估1.根據風險識別的結果，對各類風險進行評估，確定風險等級。風險評估可從風險發生的可能性、影響程度等方面進行綜合考量。2.對于高風險等級的情況，應制定詳細的應對措施和應急預案，確保能夠及時、有效地應對可能出現的風險事件。3.定期對風險評估結果進行回顧和更新，根據公司業務發展、政策法規變化等因素，調整風險等級和應對策略。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，采取相應的應對措施。對于低風險情況，可加強內部審核和監控，確保編碼歸類的準確性；對于中等風險情況，應及時與海關溝通，尋求指導和確認，并完善內部管理流程；對于高風險情況，除加強溝通和內部管理外，還應制定專項應對方案，如暫停相關業務操作、組織專家論證等，以降低風險損失。2.在商品進出口業務操作過程中，如發現存在編碼歸類風險跡象，應立即停止相關操作，并及時向報關報檢部門報告。報關報檢部門應迅速組織評估和處理，采取有效的風險應對措施，避免風險擴大。3.建立風險預警機制，當風險指標達到設定的閾值時，及時發出預警信號，提醒相關部門和人員關注風險情況，并采取相應的防范措施。六、監督與考核（一）監督1.公司內部審計部門定期對HS編碼歸類工作進行監督檢查，審查編碼歸類的準確性、合規性以及相關流程的執行情況。2.檢查內容包括商品信息收集的完整性、編碼歸類依據的充分性、各部門之間溝通協作的有效性、編碼維護與更新的及時性等方面。3.對于監督檢查中發現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況，確保公司HS編碼歸類工作符合制度要求。（二）考核1.建立HS編碼歸類工作考核機制，對采購、銷售、物流、報關報檢等部門及相關人員的編碼歸類工作進行考核評價。2.考核指標包括編碼歸類準確率、信息溝通及時性、培訓參與度與考核成績、風險應對效果等方面。3.根據考核結果，對表現優秀的部門和個人給予表彰和獎勵，如績效加分、獎金、榮譽證書等