設計文件收發管理制度一、總則（一）目的為加強公司設計文件收發管理，確保文件傳遞的及時性、準確性和完整性，提高工作效率，規范工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及公司與外部單位之間設計文件的收發管理。（三）職責分工1.行政部門負責設計文件收發的歸口管理工作，制定文件收發流程和標準。負責設計文件收發的登記、編號、歸檔、保管和查閱等工作。負責與外部單位進行文件收發的溝通協調工作。2.設計部門負責本部門設計文件的起草、審核、簽署和發放工作。負責接收和處理其他部門或外部單位發送的與本部門相關的設計文件。負責對本部門設計文件的流轉情況進行跟蹤和反饋。3.其他部門負責接收行政部門轉發的與本部門相關的設計文件，并按照要求進行處理。負責向行政部門發送與設計工作相關的文件，并配合行政部門做好文件收發管理工作。二、設計文件的分類與編號（一）分類1.項目設計文件：包括項目前期規劃、方案設計、初步設計、施工圖設計等階段產生的各類文件。2.技術標準文件：公司內部制定的設計技術規范、標準、手冊等文件。3.設計變更文件：對已批準的設計文件進行修改、補充而產生的文件。4.其他設計文件：與設計工作相關的其他文件，如設計合同、協議等。（二）編號設計文件編號采用統一格式，由部門代碼、年份、文件類別代碼、順序號組成。具體如下：[部門代碼][年份][文件類別代碼][順序號]1.部門代碼：采用兩位字母縮寫表示各部門，如“SJ”表示設計部門，“XZ”表示行政部門等。2.年份：采用公元紀年的后兩位數字表示，如“23”表示2023年。3.文件類別代碼：采用一位字母表示文件類別，如“X”表示項目設計文件，“J”表示技術標準文件，“B”表示設計變更文件，“Q”表示其他設計文件。4.順序號：采用四位數字表示文件的順序，從0001開始依次編號。例如：SJ23X0010表示設計部門2023年產生的第10份項目設計文件。三、設計文件的起草與審核（一）起草1.設計文件由相關部門或人員按照工作要求和規范進行起草。起草人應確保文件內容準確、完整、清晰，符合國家法律法規、行業標準和公司規定。2.起草文件時應使用公司統一的文件格式模板，注明文件名稱、編號、起草部門、起草人、日期等信息。（二）審核1.設計文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。審核人應認真審查文件內容，確保文件質量，并提出審核意見。2.對于重要的設計文件，應組織相關部門或專家進行會審，會審意見應作為文件修改和完善的依據。3.審核通過的文件，由審核人簽字確認，并注明審核日期。四、設計文件的簽署與發放（一）簽署1.設計文件經審核通過后，由相關負責人進行簽署。簽署人應確保文件內容符合要求，并承擔相應的責任。2.文件簽署應使用黑色或藍色中性筆，簽字應清晰、完整。（二）發放1.行政部門負責設計文件的發放工作。文件發放前，應進行登記，記錄文件名稱、編號、發放部門、發放日期、領取人等信息。2.設計文件一般采用紙質文件發放，特殊情況可采用電子文件發放。采用電子文件發放時，應確保文件的安全性和完整性，并按照規定進行備份。3.文件發放時，應填寫《設計文件發放登記表》，領取人應簽字確認。對于重要文件，應要求領取人簽收，并注明簽收日期。五、設計文件的接收與處理（一）接收1.各部門應指定專人負責設計文件的接收工作。接收人應及時查收文件，確保文件不丟失、不延誤。2.接收文件時，應核對文件的名稱、編號、份數等信息，如有不符，應及時與發送部門聯系。（二）處理1.接收人收到設計文件后，應及時將文件傳遞給相關負責人或部門，并做好記錄。2.相關負責人或部門應按照文件要求進行處理，如需回復的，應及時組織人員進行回復，并將回復文件按照規定進行發放。3.對于涉及多個部門的設計文件，接收部門應及時組織相關部門進行協調溝通，共同推進文件的處理工作。六、設計文件的流轉與跟蹤（一）流轉1.設計文件在公司內部各部門之間流轉時，應按照規定的流程進行傳遞，確保文件傳遞的及時性和準確性。2.文件流轉過程中，應填寫《設計文件流轉單》，記錄文件名稱、編號、流轉部門、流轉日期、處理意見等信息。（二）跟蹤1.行政部門負責對設計文件的流轉情況進行跟蹤，及時掌握文件的去向和處理進度。2.對于重要設計文件或緊急文件，行政部門應重點跟蹤，確保文件得到及時處理。3.各部門應積極配合行政部門的跟蹤工作，及時反饋文件處理情況。七、設計文件的歸檔與保管（一）歸檔1.設計文件處理完畢后，相關部門應按照規定及時將文件歸檔。歸檔文件應齊全、完整、準確，符合檔案管理要求。2.歸檔文件應按照分類和編號順序進行整理，編制檔案目錄，便于查閱和管理。（二）保管1.行政部門負責設計文件的保管工作，應建立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，確保文件的安全和完整。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合規定要求。3.設計文件應按照檔案管理規定進行定期檢查和盤點，發現問題應及時處理。八、設計文件的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱設計文件時，應填寫《設計文件查閱申請表》，注明查閱文件名稱、編號、查閱原因等信息，經部門負責人批準后，到行政部門查閱。2.查閱人應在行政部門指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案庫房。查閱完畢后，應及時歸還文件，并在《設計文件查閱登記表》上簽字確認。3.涉及公司機密的設計文件，查閱人應嚴格遵守保密規定，不得泄露文件內容。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱設計文件時，應填寫《設計文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經部門負責人和行政部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱人應按照批準的借閱期限及時歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。3.借閱人應對借閱的文件妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、涂改、損壞文件。如發現文件丟失或損壞，應及時報告行政部門，并承擔相應的責任。九、設計文件的保密與銷毀（一）保密1.設計文件涉及公司的商業秘密和技術秘密，各部門和人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露文件內容。2.接觸設計文件的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.對于涉及公司機密的設計文件，應采取加密存儲、專人保管等措施，確保文件的安全性。（二）銷毀1.設計文件超過保管期限或已失去保存價值時，應按照規定進行銷毀。2.銷毀設計文件時，應填寫《設計文件銷毀申請表》，注明銷毀文件名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經部