五金公司行政管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范五金公司行政工作流程，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)行政事務(wù)的順利開展，為公司的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于五金公司全體員工。3.基本原則合法性原則：行政管理制度的制定應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。合理性原則：各項(xiàng)規(guī)定應(yīng)合理、公平、公正，充分考慮公司實(shí)際情況和員工利益。規(guī)范性原則：明確行政工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)，確保工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。效率原則：以提高工作效率為出發(fā)點(diǎn)，簡(jiǎn)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和手續(xù)。二、行政管理架構(gòu)及職責(zé)1.行政管理架構(gòu)公司設(shè)行政部，行政部下設(shè)行政主管、行政專員等崗位。行政部在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，負(fù)責(zé)公司行政管理的各項(xiàng)事務(wù)。2.行政部職責(zé)負(fù)責(zé)公司行政文件、制度的起草、修訂和發(fā)布。組織公司會(huì)議、活動(dòng)的策劃與實(shí)施。負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購(gòu)、管理和維護(hù)。做好公司的接待工作，安排訪客接待、食宿等事宜。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理。協(xié)調(diào)公司各部門之間的工作關(guān)系，保障公司日常運(yùn)營(yíng)的順暢。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、管理和維護(hù)。做好公司檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作。協(xié)助公司開展各類行政事務(wù)相關(guān)的調(diào)查和研究工作。三、行政文件管理1.文件分類公司行政文件分為管理制度類、通知公告類、報(bào)告請(qǐng)示類、會(huì)議紀(jì)要類等。2.文件起草管理制度類文件由行政部負(fù)責(zé)起草，相關(guān)部門配合提供資料和意見。通知公告類文件根據(jù)實(shí)際工作需要由相關(guān)部門起草，行政部審核把關(guān)。報(bào)告請(qǐng)示類文件由具體承辦部門起草，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部統(tǒng)一編號(hào)發(fā)文。會(huì)議紀(jì)要類文件由行政部根據(jù)會(huì)議記錄整理起草，經(jīng)主持人審核后發(fā)布。3.文件審核與批準(zhǔn)文件起草完成后，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、合理、可行。重要文件或涉及公司重大決策的文件，需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.文件編號(hào)與發(fā)布行政部對(duì)審核批準(zhǔn)后的文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：[公司簡(jiǎn)稱][年份][序號(hào)]，如：WJGS2023001。文件通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等方式發(fā)布，確保全體員工知曉。5.文件修訂與廢止隨著公司發(fā)展和實(shí)際工作需要，行政部應(yīng)及時(shí)對(duì)現(xiàn)有文件進(jìn)行修訂。修訂后的文件按新文件發(fā)布流程進(jìn)行。對(duì)于已不適用的文件，行政部應(yīng)及時(shí)予以廢止，并發(fā)布廢止通知。四、會(huì)議管理1.會(huì)議分類公司會(huì)議分為總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等。2.會(huì)議組織總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理主持，行政部負(fù)責(zé)會(huì)議通知、議程安排、會(huì)議記錄等工作。參會(huì)人員為公司高層管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。部門例會(huì)由各部門負(fù)責(zé)人主持，行政部協(xié)助做好會(huì)議通知等工作。參會(huì)人員為本部門全體員工。專題會(huì)議根據(jù)實(shí)際工作需要由相關(guān)部門組織召開，行政部提供必要的支持。臨時(shí)會(huì)議由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門根據(jù)緊急事項(xiàng)決定召開，行政部迅速安排會(huì)議相關(guān)事宜。3.會(huì)議通知會(huì)議組織部門提前[X]個(gè)工作日將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員，通知內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程等。重要會(huì)議需提前提醒參會(huì)人員，確保按時(shí)出席。4.會(huì)議記錄與紀(jì)要行政部負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。會(huì)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，行政部整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后發(fā)布。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議決議事項(xiàng)、責(zé)任部門和完成時(shí)間。5.會(huì)議決議執(zhí)行與跟蹤各責(zé)任部門應(yīng)按照會(huì)議決議及時(shí)開展工作，確保決議事項(xiàng)得到有效執(zhí)行。行政部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，定期向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展。對(duì)于未按時(shí)完成的事項(xiàng)，及時(shí)督促責(zé)任部門說明原因并制定改進(jìn)措施。五、辦公用品與設(shè)備管理1.辦公用品管理行政部負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃制定，根據(jù)各部門需求和庫(kù)存情況，定期采購(gòu)辦公用品。建立辦公用品領(lǐng)用登記制度，員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)需填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到行政部領(lǐng)取。定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。合理控制辦公用品庫(kù)存，避免浪費(fèi)和積壓。2.辦公設(shè)備管理行政部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、登記入賬等工作。采購(gòu)前需進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇質(zhì)量可靠、性價(jià)比高的設(shè)備。建立辦公設(shè)備臺(tái)賬，記錄設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置時(shí)間、使用部門等信息。定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)于設(shè)備故障，及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。辦公設(shè)備如需報(bào)廢，由使用部門提出申請(qǐng)，行政部審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。報(bào)廢設(shè)備統(tǒng)一處理。六、公司車輛管理1.車輛配置與調(diào)度根據(jù)公司實(shí)際工作需要，配置適量的公務(wù)車輛。行政部負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度安排，根據(jù)各部門用車申請(qǐng)，合理調(diào)配車輛資源，確保公務(wù)出行需求。建立車輛使用登記制度，詳細(xì)記錄車輛使用時(shí)間、事由、駕駛員等信息。2.駕駛員管理駕駛員應(yīng)遵守交通法規(guī)，安全駕駛。定期參加交通安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和駕駛技能。駕駛員負(fù)責(zé)車輛的日常維護(hù)保養(yǎng)，保持車輛清潔衛(wèi)生，定期檢查車輛性能，確保車輛處于良好狀態(tài)。駕駛員應(yīng)嚴(yán)格按照車輛調(diào)度安排出車，不得擅自改變行車路線或公車私用。3.車輛維修與保養(yǎng)車輛出現(xiàn)故障或需要保養(yǎng)時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告。行政部安排到指定的維修廠進(jìn)行維修保養(yǎng)。維修保養(yǎng)前，駕駛員需填寫維修申請(qǐng)表，經(jīng)行政部審核后送修。維修費(fèi)用經(jīng)行政部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)銷。4.車輛費(fèi)用管理車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。行政部負(fù)責(zé)車輛費(fèi)用的報(bào)銷審核，嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。定期統(tǒng)計(jì)車輛費(fèi)用，進(jìn)行成本分析和控制。七、環(huán)境衛(wèi)生管理1.區(qū)域劃分將公司辦公區(qū)域劃分為公共區(qū)域和部門辦公區(qū)域，明確各區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任部門。公共區(qū)域包括走廊、樓梯、會(huì)議室、衛(wèi)生間等，由行政部負(fù)責(zé)定期清掃和保潔。部門辦公區(qū)域由各部門自行負(fù)責(zé)日常清潔衛(wèi)生，保持環(huán)境整潔。2.清掃標(biāo)準(zhǔn)公共區(qū)域地面每天清掃，保持無雜物、無污漬。會(huì)議室每次使用后及時(shí)清理，桌椅擺放整齊，桌面無灰塵。衛(wèi)生間每天定時(shí)清潔，無異味，洗手臺(tái)、便器等設(shè)施清潔干凈。部門辦公區(qū)域保持桌面整潔，文件資料擺放有序，地面無垃圾。3.檢查與考核行政部定期對(duì)公司環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知責(zé)任部門整改。將環(huán)境衛(wèi)生情況納入部門績(jī)效考核內(nèi)容，對(duì)環(huán)境衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)的部門進(jìn)行相應(yīng)扣分處理。八、接待管理1.接待原則熱情周到、禮貌得體、節(jié)儉務(wù)實(shí)。根據(jù)來訪人員的身份和目的，安排相應(yīng)規(guī)格的接待。2.接待流程收到來訪通知后，行政部了解來訪人員的基本信息、來訪目的和行程安排等，制定接待方案。根據(jù)接待方案，安排接待人員，準(zhǔn)備接待資料、會(huì)議室、茶水等。來訪人員到達(dá)時(shí)，接待人員熱情迎接，引導(dǎo)至?xí)h室或洽談區(qū)域。按照接待規(guī)格安排食宿等事宜。接待過程中，安排專人負(fù)責(zé)記錄來訪人員的交流內(nèi)容和需求，及時(shí)反饋給相關(guān)部門。來訪結(jié)束后，對(duì)接待情況進(jìn)行總結(jié)，整理相關(guān)資料歸檔。3.接待費(fèi)用管理接待費(fèi)用嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，控制在合理范圍內(nèi)。接待結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)，附上接待清單等相關(guān)憑證。九、檔案管理1.檔案分類公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.檔案收集與整理各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)檔案資料的收集和整理工作，定期移交行政部。行政部對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管與查閱行政部設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管。建立檔案查閱登記制度，員工查閱檔案需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱后及時(shí)歸還檔案，確保檔案安全