藥品進貨合同管理制度一、總則1.目的為加強公司藥品進貨合同管理，規范藥品采購行為，保障藥品質量，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有藥品進貨合同的簽訂、履行、變更、終止及相關管理活動。3.基本原則依法依規原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定，確保合同簽訂與履行合法合規。誠實守信原則：在合同簽訂與履行過程中，秉持誠實守信的態度，維護雙方良好合作關系。質量優先原則：將藥品質量放在首位，確保所采購藥品符合國家質量標準和公司要求。效益兼顧原則：在保障藥品質量和滿足業務需求的前提下，合理控制采購成本，提高公司經濟效益。二、合同簽訂管理1.供應商選擇與評估建立供應商篩選機制，對潛在供應商進行資質審核，包括營業執照、藥品生產許可證、藥品經營許可證、GMP或GSP認證等相關資質文件。定期對供應商進行評估，評估內容涵蓋產品質量、供應能力、價格水平、售后服務等方面。評估結果作為供應商合作的重要依據，對于不符合要求的供應商及時淘汰。2.合同起草與審核采購部門負責根據業務需求起草藥品進貨合同，合同內容應明確雙方的權利義務、藥品名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。合同初稿完成后，提交法務部門進行審核。法務部門重點審查合同條款的合法性、完整性、準確性，確保合同不存在法律風險。同時，財務部門對合同付款條款進行審核，提出財務方面的意見和建議。3.合同簽訂授權公司法定代表人或其授權代表負責簽訂藥品進貨合同。授權代表應持有法定代表人簽署的授權委托書，明確授權范圍和期限。簽訂合同前，仔細核對對方當事人的身份信息、授權委托手續等，確保合同簽訂主體合法有效。4.合同簽訂流程采購部門將審核通過的合同文本提交給對方當事人，雙方就合同條款進行協商一致后，簽字（蓋章）確認。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門，如倉儲部門、質量部門、財務部門等，以便各部門做好相應的準備和銜接工作。三、合同履行管理1.交貨管理供應商應按照合同約定的時間、地點和方式交貨。采購部門應提前與供應商溝通協調，確保交貨順利進行。倉儲部門負責對到貨藥品進行驗收，驗收內容包括藥品的數量、規格、質量等。如發現問題，應及時通知采購部門與供應商協商解決。2.驗收管理質量部門依據國家藥品質量標準和公司內部質量控制要求，對到貨藥品進行抽樣檢驗。檢驗合格后方可辦理入庫手續，不合格藥品應按照相關規定進行處理。驗收過程中發現的質量問題，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取換貨、補貨、退貨等措施，確保公司利益不受損失。3.付款管理財務部門按照合同約定的付款方式和時間進行付款操作。付款前，應審核相關的發票、驗收報告等憑證，確保付款依據充分、手續齊全。如因供應商原因導致交貨延遲、質量問題等，財務部門應根據合同約定和公司規定，相應調整付款時間或金額，維護公司合法權益。四、合同變更管理1.變更情形在合同履行過程中，如遇藥品規格調整、數量增減、價格變動、交貨時間變更、交貨地點變更等情況，需要對合同進行變更。因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法按照原約定履行，也可協商進行合同變更。2.變更程序合同變更申請由采購部門提出，說明變更的原因、內容及對合同履行的影響。經相關部門審核同意后，采購部門與供應商就變更事項進行協商，并簽訂書面的合同變更協議。變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。合同變更協議簽訂后，采購部門應及時將變更情況通知相關部門，確保各部門工作的順利銜接。五、合同終止管理1.終止情形合同履行完畢，雙方權利義務已全部實現，合同自然終止。經雙方協商一致，提前解除合同。因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法繼續履行，經雙方協商同意后終止合同。一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同。2.終止程序合同終止時，采購部門應及時通知相關部門停止與合同有關的業務活動。雙方應按照合同約定及相關法律法規的規定，辦理合同終止手續，如清理貨物、結算款項、交接文件等。合同終止后，采購部門應將合同檔案整理歸檔，妥善保存相關資料。六、合同檔案管理1.檔案收集采購部門負責收集藥品進貨合同簽訂、履行、變更、終止過程中產生的各類文件資料，包括合同文本、補充協議、授權委托書、驗收報告、發票、付款憑證等。檔案資料應確保真實、完整、有效，按照時間順序和類別進行整理。2.檔案整理與歸檔采購部門對收集到的檔案資料進行初步整理，剔除重復、無效的文件，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂。整理后的合同檔案移交公司檔案管理部門統一歸檔保存。檔案管理部門應建立完善的檔案管理制度，確保檔案的安全保管和方便查閱。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內容和期限，經相關部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。如需借閱合同檔案，應辦理借閱手續，明確借閱期限和歸還時間。借閱人應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、復印或泄露檔案內容。七、監督與考核1.內部監督公司內部審計部門定期對藥品進貨合同管理情況進行審計監督，檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環節是否符合公司制度和法律法規要求。對審計過程中發現的問題，及時提出整改意見，督促相關部門進行整改，并跟蹤整改落實情況。2.考核機制建立合同管理考核機制，對采購部門及相關人員在合同管理工作中的表現進行考核評價。考核指標包括合同簽訂的及時性、準確性，合同履行的合規性、有效性，合同變更與終止的處理情況，檔案管理的完整性等。考核結果與績效獎金、晉升等掛鉤，對合同管理