中藥店供應商管理制度一、總則1.目的為加強中藥店供應商管理，規范采購行為，確保中藥質量，降低采購成本，提高經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本中藥店與所有供應商之間的合作與管理。3.基本原則質量第一原則：優先選擇能提供優質中藥材及中藥飲片的供應商，確保所采購產品符合國家相關質量標準。公平公正原則：在供應商選擇、評估、合作等過程中，遵循公平公正的原則，維護雙方合法權益。合作共贏原則：與供應商建立長期穩定、互利共贏的合作關系，共同發展。二、供應商選擇1.供應商資質要求合法經營：具備合法有效的營業執照、藥品經營許可證等相關證照，且經營范圍涵蓋本中藥店所需采購的中藥品類。質量保證：具有良好的質量管理體系，能夠提供產品質量合格證明文件，如檢驗報告、質量標準等。信譽良好：在行業內具有良好的信譽，無不良經營記錄，無重大質量問題投訴。2.供應商篩選渠道行業推薦：通過同行、行業協會、商會等推薦優質供應商。網絡搜索：利用網絡平臺，搜索符合資質要求的供應商，并進行初步了解。實地考察：對潛在供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量控制能力等。3.供應商選擇流程提出申請：采購部門根據業務需求，提出供應商選擇申請，明確所需采購中藥的品類、規格、數量等要求。收集信息：通過多種渠道收集潛在供應商的相關信息，包括資質文件、產品報價、質量情況、服務水平等。初步評估：采購部門對收集到的供應商信息進行初步評估，篩選出符合基本要求的供應商名單。實地考察：組織相關人員對初步篩選出的供應商進行實地考察，重點考察其生產加工場所、質量管理體系、倉儲物流條件等。綜合評審：采購部門會同質量部門、財務部門等相關人員，對供應商進行綜合評審，從質量、價格、服務、信譽等方面進行全面評估。確定供應商：根據綜合評審結果，確定最終的供應商名單，并簽訂合作協議。三、供應商評估1.評估周期每年對供應商進行一次全面評估，必要時可進行不定期專項評估。2.評估內容質量評估：對供應商所供中藥的質量進行抽檢，檢查其是否符合國家相關標準和本中藥店的質量要求。價格評估：對比市場同類產品價格，評估供應商的價格合理性及價格波動情況。交貨期評估：統計供應商的交貨準時率，評估其是否能夠按時滿足本中藥店的采購需求。服務評估：調查本中藥店相關部門及員工對供應商服務的滿意度，包括售前咨詢、售中配合、售后處理等方面。信譽評估：關注供應商在行業內的信譽口碑，有無違規違紀行為及客戶投訴等情況。3.評估方法數據分析：收集采購數據、質量檢驗數據、交貨記錄等，進行數據分析，評估供應商的各項指標表現。問卷調查：向本中藥店內部相關部門及員工發放問卷，了解對供應商服務的滿意度。實地走訪：定期或不定期對供應商進行實地走訪，直觀了解其經營狀況和質量控制情況。4.評估結果處理優秀供應商：對于評估結果優秀的供應商，給予適當的獎勵，如增加采購量、優先付款等，并在合作中給予更多支持與信任。合格供應商：維持現有合作關系，要求其繼續保持良好表現，針對存在的問題提出改進建議，督促其整改。不合格供應商：發出書面通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，暫停或終止合作關系，并在一定范圍內予以通報。四、采購合同管理1.合同簽訂采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括采購中藥的品種、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。合同簽訂前，應進行嚴格的審核，確保合同條款符合法律法規及本中藥店的利益要求。審核內容包括合同條款的完整性、準確性、合法性、合理性等。2.合同執行采購部門負責跟蹤合同執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。供應商應按照合同約定的交貨期將貨物送達指定地點，并提供相關的送貨憑證、質量證明文件等資料。質量部門負責對到貨中藥進行驗收，如發現質量問題，應及時通知采購部門與供應商協商處理。3.合同變更在合同履行過程中，如因市場變化、業務調整等原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協商，簽訂合同變更協議。合同變更協議應明確變更的內容、雙方的權利和義務、變更后的交貨期、價格等條款，并按照合同簽訂流程進行審核和簽訂。4.合同終止合同期滿或雙方協商一致同意終止合同的，采購部門應及時與供應商辦理合同終止手續。合同終止后，雙方應按照合同約定進行結算、清理債權債務等工作。五、采購價格管理1.價格調研采購部門定期對市場上中藥的價格行情進行調研，了解價格動態，掌握價格變化趨勢。收集同行業其他中藥店的采購價格信息，進行分析比較，為制定合理的采購價格提供參考。2.價格談判在與供應商進行采購價格談判時，采購部門應充分了解供應商的成本構成、市場價格水平等情況，合理運用談判技巧，爭取有利的采購價格。談判過程中，應明確價格調整機制，如根據市場價格波動、原材料價格變化等因素，約定價格調整的條件和方式。3.價格審批采購部門根據價格談判結果，填寫采購價格審批表，報相關領導審批。審批表應包括采購中藥的品種、規格、數量、擬采購價格、價格分析等內容。領導審批通過后，采購部門方可與供應商簽訂采購合同，按照審批后的價格進行采購。六、交貨管理1.交貨要求供應商應按照合同約定的交貨期、交貨地點將貨物送達本中藥店。如因特殊原因需要變更交貨期或交貨地點的，應提前通知采購部門，并取得同意。貨物應包裝完好，標識清晰，附有質量合格證明文件等資料。2.交貨驗收質量部門負責組織對到貨中藥進行驗收，驗收內容包括數量、規格、質量等方面。驗收人員應按照相關標準和合同要求進行驗收，如發現貨物存在數量短缺、質量問題等，應及時填寫驗收不合格報告，并通知采購部門與供應商協商處理。對于驗收合格的貨物，驗收人員應在驗收報告上簽字確認，并辦理入庫手續。3.交貨期延誤處理如供應商未能按時交貨，采購部門應及時與供應商溝通了解原因，并要求其給出明確的交貨時間承諾。對于因供應商交貨期延誤給本中藥店造成損失的，采購部門應根據合同約定，要求供應商承擔相應的違約責任，如支付違約金、賠償損失等。七、質量管理1.質量協議采購部門與供應商簽訂質量協議，明確雙方在質量管理方面的權利和義務。質量協議應包括質量標準、質量檢驗、質量問題處理、質量改進等條款。質量協議應符合國家相關法律法規及質量標準要求，確保所采購中藥的質量安全。2.質量檢驗質量部門按照相關標準和檢驗操作規程，對采購的中藥進行質量檢驗。檢驗內容包括外觀性狀、鑒別、檢查、含量測定等項目。對于重要的中藥材及中藥飲片，應增加檢驗頻次和檢驗項目，確保質量符合要求。質量檢驗過程中，應做好檢驗記錄，保存檢驗報告等相關資料。3.質量問題處理如發現采購的中藥存在質量問題，質量部門應立即通知采購部門與供應商，要求供應商采取召回、換貨、補貨等措施，及時處理質量問題。質量部門應對質量問題進行調查分析，查明原因，提出改進措施，并跟蹤供應商的整改情況。對于因質量問題給本中藥店造成損失的，采購部門應按照合同約定，要求供應商承擔相應的賠償責任。八、供應商付款管理1.付款原則嚴格按照采購合同約定的付款方式和付款期限支付供應商貨款。在確保貨物質量合格、交貨期符合要求、發票等相關資料齊全的前提下，及時辦理付款手續。2.付款流程采購部門收到供應商的發票及相關送貨憑證、驗收合格報告等資料后，進行審核。審核無誤后，填寫付款申請單，報財務部門審核。財務部門對付款申請單及相關資料進行審核，審核通過后，按照公司財務制度辦理付款手續。對于金額較大的采購項目，應按照公司規定的審批流程，報相關領導審批后再進行付款。3.付款方式根據采購合同約定及實際情況，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、網上銀行支付等。對于長期合作、信譽良好的供應商，可適當給予一定的付款信用期，但應在合同中明確約定。九、供應商檔案管理1.檔案建立采購部門負責建立供應商檔案，對供應商的基本信息、資質文件、合作記錄、評估報告等資料進行整理歸檔。供應商檔案應包括供應商名稱、地址、聯系方式、營業執照、藥品經營許可證、質量體系文件、產品報價單、采購合同、驗收記錄、付款記錄、評估報告等內容。2.檔案更新定期對供應商檔案進行更新，及時補充新的信息和資料，確保檔案內容的準確性和完整性。如供應商的基本信息、經營范圍、質量體系等發生變更，采購部門應及時收集相關資料，更新供應商檔案。3.檔案查閱因工作需要查閱供應商檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經相關領導批準后，方可查閱。查閱人員應妥善保管檔案資料，不得擅自復印、轉借或泄露檔案內容。十、供應商培訓與溝通1.供應商培訓定期組織供應商培訓，內容包括中藥質量標準、法律法規、質量管理體系等方面的知識，提高供應商的質量意識和管理水平。根據供應商的實際情況和需求，有針對性地開展專項培訓，如新產品質量要求、新法規解讀等。2.溝通機制建立