中小公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，涵蓋公司在經(jīng)營活動中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的具體辦法和流程。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.負責檔案庫房的日常管理，包括檔案的存放、保管、安全防護等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作，跟蹤檔案的使用情況。6.定期對檔案進行鑒定和銷毀，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施。7.組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.明確本部門兼職檔案管理人員，負責與綜合管理部門溝通協(xié)調(diào)，做好本部門檔案的移交和管理工作。3.在工作中形成的各類文件、資料、記錄等應按照公司檔案管理要求及時歸檔，不得擅自留存或銷毀。4.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定填寫檔案利用申請表，提供必要的證明材料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備較強的責任心和保密意識，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務知識和技能，認真履行檔案管理職責，做好檔案的日常管理工作。3.負責檔案的收集、整理、編目、保管等具體工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.及時更新檔案管理信息系統(tǒng)，保證檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。5.對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，做好檔案利用效果的跟蹤和反饋工作。6.定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，工作計劃與總結，人事檔案，印章管理檔案等。2.財務會計類：涵蓋會計憑證、賬簿、報表，財務審計報告，稅務資料，資金管理檔案等。3.業(yè)務經(jīng)營類：包含市場營銷檔案（市場調(diào)研、銷售合同、客戶資料等），采購管理檔案（采購合同、供應商資料等），生產(chǎn)管理檔案（生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制等），項目管理檔案（項目立項、可行性研究報告、項目合同等）。4.技術研發(fā)類：涉及研發(fā)項目文檔，技術方案，專利、商標、著作權等知識產(chǎn)權檔案，產(chǎn)品設計圖紙，技術標準等。5.企業(yè)文化類：包括公司宣傳資料，企業(yè)文化活動記錄，員工榮譽檔案等。6.其他類：不屬于上述分類的其他檔案，如法律事務檔案、對外合作檔案等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“大類代碼+年度+順序號”的方式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.大類代碼：行政管理類（XZ）、財務會計類（CW）、業(yè)務經(jīng)營類（JY）、技術研發(fā)類（JS）、企業(yè)文化類（QY）、其他類（QT）。3.年度：采用公元紀年，如“2023”表示2023年形成的檔案。4.順序號：按照檔案形成的先后順序依次編號，從“001”開始。5.例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號為“XZ2023001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在日常經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、資料、記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、音像資料等。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、函件等。3.公司員工在工作中產(chǎn)生的具有保存價值的文件、報告、筆記等。4.公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案的相關資料。5.其他與公司經(jīng)營管理有關的重要檔案資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案資料的及時收集和整理。2.檔案收集應遵循全面、準確、及時的原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。4.實物檔案應同時收集相關的文字說明、照片等資料，詳細記錄其來源、時間、內(nèi)容等信息。（三）整理方法1.檔案整理應按照分類標準進行，將收集到的檔案資料進行分類、排序、編目。2.紙質(zhì)檔案應進行裝訂，去除金屬物，保持頁面整潔。對于破損或褪色的文件，應進行修復或復制。3.電子檔案應按照文件類別和時間順序進行命名和存儲，建立清晰的文件夾結構，便于查找和管理。4.照片、音像資料等應進行編號和說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，并與相關文字檔案建立關聯(lián)。5.檔案整理過程中應編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保檔案信息的準確和完整。五、檔案的保管（一）保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司設立、變更、注銷文件，公司章程，重大合同協(xié)議，財務審計報告等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。如年度工作計劃與總結，一般合同協(xié)議，員工晉升、調(diào)動、獎懲等人事檔案。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限為1年至15年。如一般性文件、資料、記錄等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和管理。2.電子檔案：應采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進行備份存儲，并定期進行檢查和更新。電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，設置訪問權限，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.實物檔案：應妥善保管在專門的陳列室或庫房，對珍貴的實物檔案應采取特殊的保護措施，確保其安全和完整。（三）庫房管理1.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。2.庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。應配備溫濕度調(diào)節(jié)設備，確保庫房溫濕度符合要求。3.庫房應安裝防火、防盜、防蟲、防潮等設施設備，如火災自動報警系統(tǒng)、防盜門窗、防蟲藥品、除濕機等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。4.檔案庫房應實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。檔案管理人員應嚴格遵守庫房管理制度，做好庫房的日常管理工作。六、檔案的利用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準。3.外部單位查閱公司檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司綜合管理部門負責人審核，報公司分管領導批準后，方可查閱。查閱過程中應安排專人陪同，不得擅自摘抄、復制或帶走檔案。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復制或銷毀檔案。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，綜合管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時追究借閱人員的責任。（三）利用登記與統(tǒng)計1.綜合管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、檔案名稱、查閱（借閱）用途等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案的利用頻率和利用效果，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門應定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門兼職檔案管理人員和相關業(yè)務人員。2.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應遵循全面審查、準確判斷、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）銷毀程序1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定并報公司分管領導批準后，方