倉儲設施備案管理制度一、總則（一）目的為加強公司倉儲設施管理，規范倉儲設施備案工作，確保倉儲設施的安全、高效運行，保障公司物資存儲的質量和安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有倉儲設施的備案管理，包括但不限于倉庫、貨棚、貨架、自動化倉儲設備等。（三）基本原則1.依法依規原則：嚴格按照國家相關法律法規和行業標準進行倉儲設施備案管理。2.全面覆蓋原則：涵蓋公司所有倉儲設施，確保無一遺漏。3.動態管理原則：隨著倉儲設施的新建、改建、擴建及報廢等情況及時更新備案信息。4.責任明確原則：明確各部門及人員在倉儲設施備案管理中的職責。二、管理職責（一）倉儲管理部門1.負責組織倉儲設施的備案工作，收集、整理備案所需資料。2.建立倉儲設施檔案，記錄設施的基本信息、使用情況、維護保養等內容。3.定期對倉儲設施進行檢查，及時發現并報告設施存在的問題，配合相關部門進行整改。4.根據公司業務發展和實際需求，提出倉儲設施更新、改造等建議。（二）安全管理部門1.審核倉儲設施備案資料中的安全相關內容，確保設施符合安全要求。2.對倉儲設施的安全狀況進行監督檢查，督促整改安全隱患。3.參與倉儲設施安全事故的調查處理，提出改進措施和建議。（三）財務部門1.負責審核倉儲設施備案所需的費用預算，確保資金合理安排。2.對倉儲設施的購置、更新、改造等費用進行核算和管理。（四）使用部門1.配合倉儲管理部門做好本部門使用的倉儲設施備案工作，提供相關資料。2.按照操作規程正確使用倉儲設施，做好日常維護保養工作，發現問題及時報告。（五）設施維護部門1.負責倉儲設施的日常維護保養和維修工作，確保設施正常運行。2.建立設施維護檔案，記錄維護保養情況和維修記錄。3.根據倉儲設施的使用情況和技術狀況，提出設施更新、改造的技術方案。三、備案內容（一）基本信息1.倉儲設施名稱、編號、位置。2.設施類型（倉庫、貨棚、貨架等）、面積、容積。3.建設時間、啟用時間。（二）設計參數1.建筑結構（如鋼結構、混凝土結構等）、防火等級、抗震等級。2.通風系統設計參數（通風量、通風方式等）。3.消防系統設計參數（消防設施類型、布局、滅火能力等）。（三）設備清單1.貨架、堆垛機、輸送機等倉儲設備的型號、規格、數量。2.溫濕度控制設備、照明設備、監控設備等附屬設備的清單。（四）安全措施1.安全警示標識的設置情況。2.消防設施的配備及維護情況。3.電氣安全措施（如接地、漏電保護等）。4.貨物存儲安全要求（如堆碼方式、限高、限重等）。（五）使用情況1.存儲物資的種類、數量、周轉率。2.設施的利用率、完好率。四、備案流程（一）新建倉儲設施備案1.項目立項后，倉儲管理部門組織相關部門對設施的設計方案進行評審，確保方案符合公司需求和相關標準。2.設計方案通過評審后，由倉儲管理部門負責收集備案所需資料，包括設計圖紙、設備清單、安全措施說明等。3.倉儲管理部門將備案資料提交至安全管理部門審核安全相關內容，提交至財務部門審核費用預算。4.審核通過后，倉儲管理部門將備案資料報送至當地相關部門進行備案，并留存備案回執。5.倉儲設施建成后，由倉儲管理部門組織驗收，驗收合格后方可投入使用。驗收合格后，及時更新倉儲設施檔案。（二）現有倉儲設施備案1.倉儲管理部門定期對現有倉儲設施進行清查，梳理需要備案的設施清單。2.針對需要備案的設施，由倉儲管理部門收集整理相關資料，按照新建倉儲設施備案流程進行備案。3.對于設施發生變更（如改造、擴建、設備更新等）的情況，倉儲管理部門應及時收集變更后的資料，重新進行備案。五、備案資料管理（一）資料收集倉儲管理部門負責收集倉儲設施備案所需的各類資料，包括設計文件、施工圖紙、設備采購合同、驗收報告、安全評估報告等。資料應真實、完整、有效。（二）資料整理對收集到的資料進行分類整理，建立電子和紙質檔案。檔案應按照設施名稱、備案時間等進行編號，便于查詢和管理。（三）資料保管1.電子檔案應定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質上，并異地存放一份。2.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，保持檔案的整潔和完好。3.嚴格限制檔案的查閱權限，未經批準，不得擅自查閱、復印、外傳備案資料。（四）資料更新隨著倉儲設施的變化和管理要求的更新，及時對備案資料進行更新，確保資料的時效性和準確性。六、監督檢查（一）定期檢查1.倉儲管理部門每月組織對倉儲設施進行一次全面檢查，檢查內容包括設施的運行狀況、安全措施落實情況、貨物存儲情況等。2.安全管理部門每季度對倉儲設施進行一次安全專項檢查，重點檢查消防設施、電氣安全、貨物存儲安全等方面。（二）不定期抽查公司領導及相關部門不定期對倉儲設施進行抽查，對發現的問題及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。（三）整改跟蹤1.責任部門接到整改通知后，應制定詳細的整改計劃，明確整改措施、責任人及整改期限。2.倉儲管理部門負責跟蹤整改情況，對整改結果進行驗收，確保問題得到徹底解決。3.對整改不力的部門和個人，按照公司相關規定進行問責。七、檔案管理（一）檔案建立倉儲管理部門負責建立倉儲設施檔案，檔案內容應包括備案資料、檢查記錄、維護保養記錄、維修記錄、安全事故記錄等。（二）檔案分類檔案按照設施類型、使用部門等進行分類，便于管理和查詢。（三）檔案保管期限倉儲設施檔案的保管期限為自設施報廢或停用后[X]年。（四）檔案查閱因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱人員不得擅自涂改、復印、抽取檔案資料。八、培訓與宣傳（一）培訓1.倉儲管理部門定期組織倉儲設施備案管理相關培訓，提高員工對備案制度的認識和操作技能。2.培訓內容包括備案流程