上海機房資產管理制度一、總則（一）目的為加強上海機房資產的管理，確保資產的安全、完整與有效使用，提高資產使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于上海機房內所有資產的管理，包括但不限于服務器、網絡設備、存儲設備、安全設備、軟件資產等。（三）管理原則1.統一管理原則：機房資產由公司指定的部門統一管理，確保資產的調配、使用和維護的規范性。2.分級負責原則：明確各級管理人員的職責，確保資產管理工作層層落實。3.合理配置原則：根據業務需求，合理配置機房資產，提高資產使用效率。4.效益優先原則：注重資產的效益，充分發揮資產的作用，為公司業務發展提供支持。二、管理職責（一）資產管理部門1.負責制定和完善機房資產管理制度，并組織實施。2.負責機房資產的采購、驗收、入賬、調配、報廢等工作。3.定期對機房資產進行清查盤點，確保資產賬實相符。4.建立機房資產檔案，記錄資產的詳細信息和使用情況。（二）使用部門1.負責本部門機房資產的日常使用和維護，確保資產的正常運行。2.配合資產管理部門進行資產清查盤點工作，及時反饋資產使用情況。3.提出資產采購、調配、報廢等申請，經審批后執行。（三）財務部門1.負責機房資產的財務核算，確保資產價值的準確記錄。2.審核資產采購、報廢等相關費用，進行賬務處理。3.配合資產管理部門進行資產清查盤點工作，提供財務數據支持。（四）審計部門1.對機房資產的管理情況進行審計監督，確保資產管理工作符合法律法規和公司制度的要求。2.對資產采購、報廢等重大事項進行審計，提出審計意見和建議。三、資產采購（一）采購申請1.使用部門根據業務需求，填寫《上海機房資產采購申請表》，詳細說明資產的名稱、規格、型號、數量、用途等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交資產管理部門。（二）采購審批1.資產管理部門收到采購申請表后，對申請內容進行審核，核實資產需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或重要的資產采購，需提交公司領導審批。審批通過后，資產管理部門負責組織采購工作。（三）采購實施1.資產管理部門根據采購審批結果，選擇合適的供應商進行采購。采購方式包括招標、詢價、單一來源采購等，具體采購方式根據公司相關規定執行。2.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括資產的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。3.跟蹤采購進度，確保供應商按時、按質、按量交貨。（四）驗收1.資產到貨后，資產管理部門組織使用部門、財務部門等相關人員進行驗收。2.驗收內容包括資產的數量、規格、型號、質量、外觀等是否與采購合同一致。3.驗收合格后，填寫《上海機房資產驗收單》，相關人員簽字確認。驗收不合格的資產，及時與供應商溝通協商解決，如退貨、換貨、補貨等。四、資產入賬（一）資產登記1.資產管理部門根據驗收單，在機房資產臺賬中對資產進行詳細登記，包括資產編號、名稱、規格、型號、數量、購置日期、供應商、使用部門等信息。2.同時，在財務系統中進行資產入賬操作，確保資產價值準確記錄在公司財務賬目中。（二）資產卡片管理1.為每一項機房資產建立資產卡片，資產卡片應包含資產編號、名稱、規格、型號、購置日期、使用部門、保管人等信息。2.資產卡片應與資產臺賬和財務賬目保持一致，放置在資產存放地點，便于查詢和核對。五、資產調配（一）調配申請1.使用部門因業務調整或其他原因，需要調配機房資產時，填寫《上海機房資產調配申請表》，說明調配資產的名稱、規格、型號、數量、調出部門、調入部門、調配原因等信息。2.申請表經調出部門和調入部門負責人審核簽字后，提交資產管理部門。（二）調配審批1.資產管理部門收到調配申請表后，對調配申請進行審核，核實調配的合理性和必要性。2.對于涉及多個部門或金額較大的資產調配，需提交公司領導審批。審批通過后，資產管理部門組織實施資產調配工作。（三）調配實施1.資產管理部門根據調配審批結果，安排資產的調出和調入工作。在資產調出前，確保資產的完好無損，并清理相關數據和資料。2.資產調入部門在接收資產時，應進行認真核對，確保資產與調配申請表一致。3.資產管理部門及時更新資產臺賬和資產卡片信息，記錄資產的調配情況。六、資產使用與維護（一）使用規范1.使用部門應按照資產的使用說明書和操作規程，正確使用機房資產，確保資產的安全和正常運行。2.嚴禁私自拆卸、改裝、更換資產的零部件，嚴禁在資產上安裝未經許可的軟件和硬件。3.定期對資產進行清潔和保養，保持資產的良好狀態。（二）維護責任1.使用部門負責本部門機房資產的日常維護工作，及時發現和解決資產運行中出現的問題。2.對于一些專業性較強的資產維護工作，使用部門可委托資產管理部門或專業維修機構進行處理。3.資產管理部門定期對機房資產進行巡檢，檢查資產的運行狀況，及時發現潛在問題，并組織進行維修和保養。（三）維修與保養1.資產出現故障時，使用部門應及時填寫《上海機房資產維修申請表》，詳細描述故障現象、發生時間、影響范圍等信息，并提交資產管理部門。2.資產管理部門接到維修申請后，根據故障情況安排維修人員進行維修。對于緊急故障，應優先處理，確保資產盡快恢復正常運行。3.維修完成后，維修人員應填寫《上海機房資產維修記錄單》，記錄維修情況，包括故障原因、維修措施、更換零部件等信息。4.資產管理部門定期對資產進行保養，按照資產的保養要求進行清潔、潤滑、緊固、調試等工作，延長資產使用壽命。七、資產清查盤點（一）清查盤點計劃1.資產管理部門制定年度機房資產清查盤點計劃，明確清查盤點的范圍、時間、人員、方法等內容。2.清查盤點計劃應報公司領導審批后實施。（二）清查盤點實施1.按照清查盤點計劃，組織相關人員對機房資產進行全面清查盤點。清查盤點人員應認真核對資產的數量、規格、型號、狀態等信息，確保賬實相符。2.對于清查盤點中發現的盤盈、盤虧、毀損等情況，應詳細記錄，并查明原因。（三）清查盤點報告1.清查盤點工作結束后，資產管理部門撰寫《上海機房資產清查盤點報告》，報告應包括清查盤點的基本情況、結果、存在問題及改進建議等內容。2.清查盤點報告經相關部門負責人審核簽字后，提交公司領導。（四）處理結果1.根據清查盤點報告，對盤盈、盤虧、毀損等資產進行相應的處理。對于盤盈資產，應及時入賬；對于盤虧資產，應查明原因，追究相關人員責任，并進行賬務處理；對于毀損資產，應根據實際情況進行報廢或維修處理。2.資產管理部門及時更新資產臺賬和資產卡片信息，確保資產數據的準確性。八、資產報廢（一）報廢申請1.當機房資產因技術淘汰、損壞無法修復、使用年限到期等原因需要報廢時，使用部門填寫《上海機房資產報廢申請表》，詳細說明資產的名稱、規格、型號、數量、購置日期、報廢原因等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交資產管理部門。（二）報廢鑒定1.資產管理部門收到報廢申請表后，組織相關技術人員對擬報廢資產進行技術鑒定，確定資產是否符合報廢條件。2.對于價值較高或重要的資產報廢，可邀請外部專業機構進行鑒定。（三）報廢審批1.經鑒定符合報廢條件的資產，資產管理部門填寫《上海機房資產報廢審批表》，附上報廢申請表、鑒定報告等相關資料，提交公司領導審批。2.審批通過后，方可進行資產報廢處理。（四）報廢處理1.資產管理部門負責組織對報廢資產進行清理和處置。報廢資產的處置方式包括變賣、捐贈、報廢銷毀等，具體處置方式根據公司相關規定執行。2.對于有利用價值的報廢資產，應進行妥善保管，待有需要時進行調配或再利用。3.報廢資產處置完成后，資產管理部門及時在資產臺賬和財務系統中進行核銷處理。九、資產檔案管理（一）檔案內容1.機房資產檔案應包括資產采購合同、驗收單、入賬憑證、資產卡片、調配申請表、維修記錄單、清查盤點報告、報廢申請表及審批表等相關資料。2.檔案資料應按照時間順序和類別進行整理歸檔，確保資料的完整性和準確性。（二）檔案保管1.資產管理部門指定專人負責機房資產檔案的保管工作，確保檔案資料的安全。2.檔案保管人員應定期對檔案進行整理和檢查，防止檔案資料丟失、損壞或霉變。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱機房資產檔案時，查閱人員應填寫《上海機房資產檔案查閱申請表》，經資產管理部門負責人審批后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在檔案保管人員的監督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。查閱完畢后，應及時歸還檔案。十、監督與考核（一）監督檢查1.審計部門定期對機房資產的管理情況進行審計監督，檢查資產管理部門和使用部門是否按照本制度的要求進行資產管理工作。2.對于審計中發現的問題，及時提出整改意見，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.建立機房資產管理人員考核評價機制，對資產管理部門和使用部門