ERp金蝶云管理制度總則目的本制度旨在規范公司ERP金蝶云系統的使用與管理，確保系統高效、穩定運行，提升公司信息化管理水平，保障業務數據的準確性、完整性和安全性，為公司的決策提供有力支持。適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括但不限于使用ERP金蝶云系統進行財務核算、采購管理、銷售管理、庫存管理、生產管理等相關業務操作的人員。基本原則1.合法性原則：ERP金蝶云系統的使用與管理應符合國家法律法規及相關政策要求。2.規范性原則：嚴格按照系統操作規范和業務流程進行操作，確保數據錄入、處理和存儲的規范性。3.安全性原則：采取有效措施保障系統及數據的安全，防止數據泄露、丟失和惡意攻擊。4.效益性原則：充分發揮系統功能，提高工作效率，降低運營成本，實現公司效益最大化。系統操作規范賬號管理1.賬號申請與審批：員工因工作需要使用ERP金蝶云系統賬號時，應向所在部門負責人提出申請，部門負責人審核通過后報公司信息管理部門進行賬號創建。信息管理部門應嚴格按照公司規定的權限設置要求為員工分配賬號，并記錄賬號創建信息。2.賬號使用：員工應妥善保管個人賬號及密碼，不得將賬號轉借他人使用。如發現賬號異?；蛎艽a泄露，應及時通知信息管理部門進行處理。3.賬號停用與注銷：員工離職或崗位調動不再需要使用系統賬號時，所在部門應及時通知信息管理部門注銷賬號。信息管理部門應在接到通知后的[X]個工作日內完成賬號的停用與注銷操作。數據錄入1.數據準確性：各業務部門在使用ERP金蝶云系統錄入數據時，應確保數據的真實、準確、完整。數據錄入人員應對錄入數據進行認真核對，杜絕錄入虛假或錯誤數據。2.數據及時性：按照業務流程要求，及時錄入相關數據，確保系統數據的時效性。對于重要業務數據的錄入，應在規定的時間內完成，不得拖延。3.數據審核：對于關鍵數據或涉及金額較大的數據，應進行雙人審核。審核人員應認真核對數據的準確性和合規性，審核通過后方可提交系統。系統操作流程1.采購流程采購申請：需求部門根據業務需要在系統中提交采購申請，詳細注明采購物品或服務的名稱、規格、數量、預計到貨時間等信息。采購審批：采購申請提交后，按照公司審批流程進行審批。審批通過后，生成采購訂單。訂單下達：采購部門根據審批通過的采購訂單，向供應商下達訂單。訂單下達后，應及時在系統中更新訂單狀態。收貨驗收：貨物到貨后，倉庫管理人員按照采購訂單核對貨物的數量、規格等信息，并在系統中進行收貨操作。同時，質量檢驗部門對貨物進行質量檢驗，檢驗合格后在系統中確認收貨。發票處理：采購部門收到供應商發票后，在系統中進行發票錄入，并與采購訂單、收貨單進行匹配核對。核對無誤后，提交財務部門進行付款處理。2.銷售流程銷售報價：銷售部門根據客戶需求在系統中生成銷售報價單，明確產品或服務的價格、交貨期等信息，并發送給客戶。銷售訂單：客戶確認報價后，銷售部門在系統中生成銷售訂單，詳細記錄銷售產品或服務的信息、客戶信息、交貨地點等內容。訂單審批：銷售訂單提交后，按照公司審批流程進行審批。審批通過后，訂單狀態變為已確認。發貨安排：生產部門或倉庫管理部門根據銷售訂單安排發貨，并在系統中記錄發貨信息，包括發貨日期、運輸方式、運單號等。收款處理：銷售部門及時跟進客戶收款情況，在收到款項后，在系統中進行收款記錄，并與銷售訂單進行核銷。3.庫存管理流程庫存盤點：定期對倉庫庫存進行盤點，確保系統庫存數據與實際庫存相符。盤點過程中發現的差異，應及時在系統中記錄并查明原因進行處理。庫存調撥：根據業務需要，在不同倉庫之間進行庫存調撥操作。調撥完成后，及時在系統中更新庫存數量和倉庫信息。庫存預警：設置庫存預警閾值，當庫存數量低于或高于預警值時，系統自動發出預警信息，提醒相關人員及時處理。4.生產管理流程生產計劃制定：生產部門根據銷售訂單和庫存情況，在系統中制定生產計劃，明確生產產品的品種、數量、生產時間等信息。生產任務下達：生產計劃審批通過后，將生產任務分配到各個生產車間或生產崗位，并在系統中記錄任務下達情況。生產進度跟蹤：生產過程中，車間管理人員及時在系統中匯報生產進度，包括已完成數量、未完成數量、生產過程中出現的問題等。產品入庫：產品生產完成并檢驗合格后，辦理入庫手續，在系統中更新庫存信息。系統安全管理網絡安全1.公司應采取防火墻、入侵檢測系統等網絡安全防護措施，防止外部非法網絡訪問和攻擊。2.定期對網絡設備進行檢查和維護，確保網絡暢通，避免因網絡故障影響系統正常運行。3.員工不得擅自更改公司網絡設置或使用未經授權的網絡設備接入公司網絡。數據安全1.數據備份：定期對ERP金蝶云系統中的重要數據進行備份，備份數據應存儲在安全的介質上，并異地存放。數據備份頻率為每周[X]次，備份周期為[X]個月。2.數據加密：對敏感數據進行加密處理，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。加密算法應符合國家相關標準。3.數據訪問控制：根據員工崗位職責和權限設置，嚴格控制對系統數據的訪問。未經授權人員不得訪問系統敏感數據。4.數據恢復與應急處理：制定數據恢復計劃，定期進行數據恢復演練，確保在數據丟失或損壞時能夠快速恢復系統數據。同時，建立應急響應機制，在系統出現安全事故時能夠及時采取措施進行處理。用戶安全1.員工應設置強密碼，密碼長度不少于[X]位，包含字母、數字和特殊字符。密碼應定期更換，更換周期為[X]個月。2.不得在公共場所或不安全的網絡環境中使用公司ERP金蝶云系統賬號進行敏感業務操作。3.如發現系統存在安全漏洞或異常情況，應及時報告信息管理部門進行處理。系統維護與升級系統維護1.日常巡檢：信息管理部門安排專人定期對ERP金蝶云系統進行巡檢，檢查系統運行狀態、服務器性能、網絡連接等情況，及時發現并解決潛在問題。2.故障處理：當系統出現故障時，信息管理部門應迅速響應，進行故障診斷和排除。對于一般性故障，應在[X]小時內修復；對于重大故障，應采取應急措施，盡快恢復系統正常運行，并及時向相關部門和領導匯報故障情況及處理進度。3.性能優化：根據系統運行情況和業務發展需求，定期對系統性能進行優化，包括數據庫優化、程序代碼優化、服務器資源調整等，以提高系統運行效率和響應速度。系統升級1.升級計劃制定：信息管理部門應關注ERP金蝶云系統供應商發布的升級信息，結合公司業務需求和系統現狀，制定系統升級計劃。升級計劃應包括升級時間、升級內容、升級風險評估及應對措施等。2.升級測試：在進行系統升級前，應在測試環境中進行全面測試，確保升級后的系統功能正常、數據準確。測試內容包括功能測試、性能測試、兼容性測試等。3.升級實施：升級測試通過后，按照升級計劃在生產環境中進行系統升級。升級過程中應密切關注系統運行情況，及時處理出現的問題。4.升級后驗收：系統升級完成后，組織相關部門和人員進行升級后驗收，確保系統升級達到預期效果。驗收合格后，正式投入使用。培訓與支持培訓管理1.培訓計劃制定：根據公司業務發展需求和員工ERP金蝶云系統使用情況，制定年度培訓計劃。培訓計劃應明確培訓目標、培訓內容、培訓對象、培訓時間和培訓方式等。2.培訓實施：按照培訓計劃組織開展培訓工作。培訓方式可采用集中授課、在線學習、現場實操指導等多種形式相結合。培訓過程中應注重培訓效果的評估，及時收集學員反饋意見，對培訓內容和方式進行調整優化。3.培訓效果評估：通過考試、實際操作考核、問卷調查等方式對培訓效果進行評估。培訓效果評估結果作為員工績效考核和后續培訓安排的重要依據。技術支持1.服務熱線：設立ERP金蝶云系統服務熱線，為員工提供技術咨詢和問題解答服務。服務熱線應保持暢通，及時響應員工需求。2.在線支持平臺：搭建在線支持平臺，員工可通過平臺提交系統使用過程中遇到的問題，信息管理部門應及時在平臺上回復并解決問題。同時，平臺應提供常見問題解答、系統操作手冊等資料，方便員工自主學習和查詢。3.現場支持：對于復雜問題或員工在實際操作中遇到的困難，信息管理部門應安排技術人員提供現場支持，幫助員工解決問題。考核與監督考核機制1.考核指標：建立ERP金蝶云系統使用考核指標體系，考核指標包括系統操作準確性、數據錄入及時性、系統應用熟練度、問題解決能力等方面。2.考核周期：ERP金蝶云系統使用考核周期為季度考核，每季度末對員工上季度系統使用情況進行考核評價。3.考核結果應用：考核結果與員工績效獎金、晉升、調崗等掛鉤。對于系統使用表現優秀的員工，給予適當的獎勵；對于不遵守系統操作規范、影響系統正常運行的員工，視情節輕重給予相應的處罰。監督機制1.內部審計：公司內部審計部門定期對ERP金蝶云系統的使用與管理情況進行審計，檢查系統操作是否合規、數據是否準確完整、安全措施是否有效等。對于審計中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.日常監督：各部門負責