倉庫耗材規范管理制度總則目的為加強公司倉庫耗材的管理，規范耗材的采購、驗收、存儲、發放和使用等流程，確保耗材的合理使用和有效控制，降低公司運營成本，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內所有倉庫耗材的管理，包括但不限于辦公用品、清潔用品、勞保用品、維修配件等。基本原則1.統一管理原則：倉庫耗材實行集中統一管理，由公司指定的部門負責統籌規劃、采購、存儲和發放等工作。2.合理配置原則：根據公司各部門的工作需求和實際情況，合理配置耗材資源，避免浪費和積壓。3.規范操作原則：嚴格按照規定的流程和標準進行耗材的采購、驗收、存儲、發放和使用等操作，確保管理工作的規范化和標準化。4.成本控制原則：在保證工作正常開展的前提下，通過優化采購渠道、加強庫存管理等措施，降低耗材采購成本和庫存成本。管理職責采購部門職責1.根據各部門提交的耗材需求計劃，結合庫存情況，制定年度、季度和月度采購計劃，并組織實施采購工作。2.負責尋找、篩選和評估合格的供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核和評價。3.與供應商簽訂采購合同，明確采購品種、規格、數量、價格、交貨期、質量標準等條款，并跟蹤合同執行情況。4.負責采購訂單的下達、跟進和協調，確保采購物資按時、按質、按量到貨。5.負責采購發票的審核、報銷和付款申請等工作。倉庫管理部門職責1.負責倉庫的日常管理工作，包括倉庫的規劃、布局、安全防范等。2.負責耗材的驗收入庫工作，核對到貨物資的品種、規格、數量、質量等是否與采購合同一致，對驗收合格的物資辦理入庫手續，并登記入賬。3.負責耗材的存儲管理工作，按照規定的存儲條件和分類方法，對耗材進行妥善保管，確保物資的安全和完好。4.負責耗材的發放工作，根據各部門提交的領料單，按照規定的審批流程進行審核和發放，并做好發放記錄。5.定期對倉庫進行盤點，確保賬實相符，發現問題及時上報并處理。6.負責倉庫設備設施的維護和保養工作，確保倉庫正常運營。使用部門職責1.根據本部門的工作需求，提前向采購部門提交耗材需求計劃，注明所需耗材的品種、規格、數量、預計使用時間等信息。2.負責本部門領用耗材的使用管理，合理安排使用，避免浪費和丟失。3.定期對本部門的耗材使用情況進行統計和分析，及時反饋使用過程中出現的問題和建議。4.配合倉庫管理部門做好耗材的盤點工作，提供相關資料和數據。財務部門職責1.負責審核采購部門提交的采購預算和費用報銷申請，確保費用支出的合理性和合規性。2.負責對倉庫耗材的采購成本、庫存成本等進行核算和分析，為公司成本控制提供數據支持。3.定期與倉庫管理部門核對賬目，確保賬賬相符。采購管理需求計劃1.各部門應根據工作實際情況，每月末向采購部門提交次月的耗材需求計劃。需求計劃應詳細列出所需耗材的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并由部門負責人簽字確認。2.采購部門收到各部門的需求計劃后，應進行匯總和分析，結合庫存情況，制定合理的采購計劃。采購計劃應明確采購品種、規格、數量、采購時間等內容，并報公司領導審批。供應商選擇與管理1.采購部門應通過多種渠道尋找和篩選合格的供應商，建立供應商檔案。供應商檔案應包括供應商的基本信息、聯系方式、經營范圍、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等內容。2.采購部門應定期對供應商進行考核和評價，考核內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予優先合作機會，對于不合格的供應商及時淘汰。3.采購部門應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括采購品種、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購流程1.采購部門根據審批后的采購計劃，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購品種、規格、數量、價格、交貨期、質量標準等內容，并要求供應商簽字確認。2.供應商收到采購訂單后，應按照訂單要求組織生產和發貨，并及時將發貨信息反饋給采購部門。3.采購部門應跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資按時、按質、按量到貨。4.物資到貨后，采購部門應通知倉庫管理部門進行驗收。倉庫管理部門應按照規定的驗收標準對物資進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續，驗收不合格的物資應及時與供應商協商處理。驗收管理驗收標準1.倉庫管理部門應按照采購合同約定的質量標準對到貨耗材進行驗收。對于有國家標準或行業標準的耗材，應按照相應標準進行驗收；對于沒有標準的耗材，應按照雙方約定的質量要求進行驗收。2.驗收內容包括耗材的品種、規格、型號、數量、外觀質量、包裝等方面。驗收人員應仔細核對到貨物資與采購訂單是否一致，確保物資符合要求。驗收流程1.物資到貨后，倉庫管理部門應及時通知采購部門和使用部門。采購部門應提供采購合同、采購訂單等相關資料，使用部門應派人參與驗收工作。2.驗收人員應根據驗收標準對物資進行逐一檢查，核對到貨物資的品種、規格、型號、數量、外觀質量、包裝等是否與采購訂單一致。對于需要進行檢驗檢測的物資，應按照規定的方法和程序進行檢驗檢測。3.驗收合格的物資，驗收人員應在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續。入庫手續應包括填寫入庫單、登記物資臺賬等內容。入庫單應注明物資的名稱、規格、型號、數量、供應商、入庫日期等信息。4.驗收不合格的物資，驗收人員應及時通知采購部門和供應商，要求供應商在規定的時間內進行處理。處理方式包括換貨、補貨、退貨等。對于因質量問題給公司造成損失的，公司有權要求供應商承擔相應的賠償責任。存儲管理倉庫規劃與布局1.公司應根據倉庫的實際情況，合理規劃倉庫的布局，設置不同的存儲區域，如辦公用品區、清潔用品區、勞保用品區、維修配件區等。每個存儲區域應設置明顯的標識牌，便于物資的分類存放和查找。2.倉庫應保持整潔、通風、干燥，溫度和濕度應符合物資存儲要求。對于有特殊存儲要求的物資，如易燃易爆物品、有毒有害物品等，應設置專門的存儲區域，并采取相應的安全防護措施。物資存放1.耗材應按照類別、規格、型號等進行分類存放，遵循先進先出的原則，確保物資在有效期內使用。2.物資應整齊碼放，不得隨意堆放，避免擠壓、碰撞和損壞。對于易碎、易損物品，應采取相應的防護措施，如單獨存放、加墊防護材料等。3.倉庫管理人員應定期對物資進行檢查和盤點，發現物資有損壞、變質、過期等情況，應及時清理和處理，并做好記錄。庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對倉庫耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。2.盤點前，倉庫管理人員應做好準備工作，包括整理物資、核對賬目、準備盤點工具等。盤點時，應按照規定的盤點方法和程序進行，確保盤點結果的準確性。3.盤點結束后，倉庫管理人員應編制盤點報告，詳細記錄盤點情況，包括物資的實際數量、賬面數量、盤盈盤虧數量及原因等。對于盤盈盤虧的物資，應及時查明原因，并按照規定的審批流程進行處理。發放管理領料流程1.各部門因工作需要領用耗材時，應填寫領料單。領料單應注明物資的名稱、規格、型號、數量、用途、領用部門、領用人等信息，并由部門負責人簽字確認。2.領料單提交給倉庫管理部門后，倉庫管理人員應按照規定的審批流程進行審核。審核內容包括領料單填寫是否完整、準確，領用物資是否符合部門工作需求，是否有超計劃領用等情況。3.對于審核通過的領料單，倉庫管理人員應按照領料單上的信息進行發放，并在領料單上簽字確認。發放物資時，應遵循先進先出的原則，確保物資在有效期內使用。4.倉庫管理人員應及時登記物資臺賬，記錄物資的發放情況，包括發放日期、領用部門、領用人、物資名稱、規格、型號、數量等信息。限額領料1.對于部分耗材，公司可實行限額領料制度。限額領料是指根據各部門的工作任務和實際需求，核定一定時期內的耗材領用限額，各部門在限額內領用耗材。2.限額領料的額度應根據各部門的工作性質、工作量、歷史領用情況等因素進行合理確定，并報公司領導審批。3.各部門應嚴格按照限額領料制度領用耗材，不得超限額領用。如需超限額領用，應提前向公司領導申請，說明原因和必要性，經批準后方可領用。退料管理1.各部門因工作任務變更、計劃調整等原因，導致已領用的耗材不再使用或有剩余時，應及時辦理退料手續。2.退料時，各部門應填寫退料單，注明物資的名稱、規格、型號、數量、退料原因、退料部門、退料人等信息，并由部門負責人簽字確認。3.退料單提交給倉庫管理部門后，倉庫管理人員應按照規定的驗收標準對退料物資進行驗收。驗收合格的物資，倉庫管理人員應辦理入庫手續，并在退料單上簽字確認；驗收不合格的物資，倉庫管理人員應及時通知退料部門進行處理。監督與考核監督檢查1.公司應建立健全倉庫耗材管理監督檢查機制，定期對倉庫耗材的采購、驗收、存儲、發放等環節進行監督檢查。2.監督檢查內容包括管理制度的執行情況、工作流程的規范性、物資的質量和數量、庫存管理情況等方面。3.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。考核評價1.公司應建立倉庫耗材管理考核評價體系，對采購部門、倉庫管理部門、使用部門等相關部門和人員的工作進行考核評價。2.考核評價指標包括采購成本控制、物資驗收合格率、庫存周轉率、物資損耗