食品公司追溯性管理制度一、總則（一）目的為了加強公司食品質量安全管理，規范食品追溯性管理流程，確保能夠準確、及時地追溯食品從原材料采購到成品銷售的全過程信息，保障消費者權益，提升公司品牌形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有食品的采購、生產、儲存、銷售等環節的追溯性管理。（三）基本原則1.準確性原則：確保記錄的追溯信息真實、準確、完整，能夠清晰反映食品流轉的各個環節。2.及時性原則：及時記錄和更新追溯信息，保證在需要時能夠迅速獲取相關數據。3.可追溯性原則：能夠通過追溯信息完整地再現食品的流向和來源，實現從原材料到成品的全程追溯。二、職責分工（一）采購部門1.負責收集、整理供應商的資質文件、原材料采購信息，包括供應商名稱、地址、聯系方式、原材料名稱、規格、采購日期等，并確保信息的準確性和完整性。2.對采購的原材料進行標識管理，確保原材料批次清晰可辨。3.配合其他部門完成與采購環節相關的追溯查詢工作。（二）生產部門1.制定生產計劃，明確各批次產品的生產任務、生產時間、生產班組等信息，并做好記錄。2.在生產過程中，對每一批次產品的原材料投入、生產工藝參數、設備運行情況、質量檢驗結果等進行詳細記錄，確保生產過程可追溯。3.負責產品的包裝和標識，保證產品標識包含產品名稱、規格、生產日期、保質期、批次等關鍵追溯信息。4.配合其他部門完成與生產環節相關的追溯查詢工作。（三）質量控制部門1.建立食品質量檢驗制度，對原材料、半成品和成品進行嚴格檢驗，記錄檢驗結果，包括檢驗項目、檢驗標準、檢驗日期、檢驗人員等信息。2.對不合格產品進行標識、隔離和記錄，詳細記錄不合格產品的批次、數量、不合格原因、處理措施等信息，確保不合格產品可追溯。3.定期對公司的追溯性管理工作進行監督檢查，確保追溯信息的準確性和完整性。4.配合其他部門完成與質量控制環節相關的追溯查詢工作。（四）倉儲部門1.按照產品的批次、類別、規格等進行分區存放，確保不同批次的產品易于識別和區分。2.建立庫存臺賬，記錄產品的出入庫時間、批次、數量、存放位置等信息，保證庫存信息與實物一致。3.對庫存產品進行定期盤點，確保賬實相符，并記錄盤點結果。如發現賬實不符，及時查明原因并記錄相關情況。4.配合其他部門完成與倉儲環節相關的追溯查詢工作。（五）銷售部門1.收集客戶訂單信息，包括客戶名稱、聯系方式、產品名稱、規格、數量、銷售日期等，并確保信息準確無誤。2.在銷售產品時，記錄產品的銷售流向，包括銷售日期、客戶名稱、地址、聯系方式、產品批次等信息，以便能夠及時召回問題產品。3.配合其他部門完成與銷售環節相關的追溯查詢工作，及時向相關部門反饋客戶對產品追溯信息的需求。（六）信息管理部門1.負責建立和維護食品追溯信息管理系統，確保系統的穩定運行和數據安全。2.對各部門錄入的追溯信息進行審核、整理和存儲，保證追溯信息的規范性和完整性。3.根據公司追溯性管理的需要，開發和優化追溯信息管理系統的功能，提高追溯查詢的效率和準確性。4.負責追溯信息管理系統的日常維護和技術支持，及時處理系統故障和數據備份等工作。三、追溯信息的記錄與管理（一）原材料追溯信息記錄1.采購訂單記錄：詳細記錄采購訂單編號、供應商名稱、原材料名稱、規格、數量、采購日期、交貨日期等信息。2.供應商資質文件：收集并保存供應商的營業執照、生產許可證、產品合格證明等資質文件副本。3.原材料檢驗記錄：記錄原材料的檢驗日期、檢驗項目、檢驗標準、檢驗結果、檢驗人員等信息。4.原材料標識：在原材料外包裝上清晰標注原材料名稱、規格、批次、生產日期、保質期等信息。（二）生產過程追溯信息記錄1.生產計劃記錄：明確各批次產品的生產任務、生產時間、生產班組、生產設備等信息。2.原材料投入記錄：記錄每批次產品所使用的原材料名稱、規格、批次、數量等信息。3.生產工藝參數記錄：詳細記錄各生產工序的工藝參數，如溫度、時間、壓力、轉速等，以及實際操作人員信息。4.質量檢驗記錄：對半成品和成品的檢驗記錄，包括檢驗項目、檢驗標準、檢驗結果、檢驗日期、檢驗人員等信息。5.設備運行記錄：記錄生產設備的運行狀況，包括開機時間、關機時間、故障情況及維修記錄等。（三）產品標識與追溯碼管理1.產品標識：產品包裝上應標明產品名稱、規格、生產日期、保質期、批次、配料表、凈含量、產品標準代號、生產者或者經銷商的名稱、地址和聯系方式等內容，確保標識符合國家相關法律法規要求。2.追溯碼生成與賦碼：采用唯一的追溯碼對每一批次產品進行標識，追溯碼應包含產品的基本信息和生產、銷售等環節的關鍵信息。追溯碼可通過信息管理系統自動生成，并通過噴碼、貼標等方式賦碼到產品包裝上。3.追溯碼關聯：追溯碼應與產品的生產批次、原材料批次、生產過程記錄、質量檢驗記錄等信息進行關聯，確保通過追溯碼能夠查詢到產品的完整追溯信息。（四）庫存追溯信息記錄1.庫存臺賬：詳細記錄產品的出入庫時間、批次、數量、存放位置等信息，庫存臺賬應定期與實物進行核對，確保賬實相符。2.庫存盤點記錄：定期對庫存產品進行盤點，記錄盤點日期、盤點人員、盤點結果等信息。如發現賬實不符，應及時查明原因并記錄差異情況及處理結果。（五）銷售追溯信息記錄1.銷售訂單記錄：記錄銷售訂單編號、客戶名稱、聯系方式、產品名稱、規格、數量、銷售日期、交貨日期等信息。2.銷售流向記錄：跟蹤產品的銷售流向，記錄產品銷售給客戶的日期、客戶名稱、地址、聯系方式、產品批次等信息。（六）追溯信息的存儲與備份1.各部門應按照規定的格式和要求，將追溯信息及時錄入食品追溯信息管理系統。信息管理部門負責對錄入的信息進行審核和整理，確保信息的準確性和完整性。2.追溯信息應存儲在安全可靠的服務器上，保存期限應符合國家相關法律法規要求。一般情況下，追溯信息應至少保存[X]年。3.定期對追溯信息進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別保存于不同的地點。備份周期可根據實際情況設定，如每周或每月進行一次全量備份，每天進行增量備份。四、追溯查詢流程（一）內部查詢1.公司內部各部門因工作需要查詢追溯信息時，應填寫《追溯信息查詢申請表》，注明查詢的目的、查詢的產品批次或追溯碼等信息，并經部門負責人簽字批準。2.將《追溯信息查詢申請表》提交至信息管理部門，信息管理部門根據申請表的要求，在食品追溯信息管理系統中進行查詢，并將查詢結果以書面或電子文檔的形式反饋給申請部門。3.申請部門收到查詢結果后，應根據實際需要進行進一步的分析和處理。如需其他部門協助，應及時與相關部門溝通協調。（二）外部查詢1.當接到客戶、監管部門或其他外部機構對產品追溯信息的查詢需求時，由銷售部門或相關業務部門負責接待和溝通。2.銷售部門或相關業務部門應向對方了解查詢的具體要求和目的，并填寫《外部追溯信息查詢申請表》，經部門負責人審核后，提交至信息管理部門。3.信息管理部門按照外部查詢的相關規定和要求，對食品追溯信息管理系統中的數據進行查詢和整理，并將查詢結果提供給銷售部門或相關業務部門。4.銷售部門或相關業務部門應將查詢結果及時反饋給客戶、監管部門或其他外部機構，并做好溝通解釋工作。如涉及公司商業機密或敏感信息，應按照公司相關規定進行處理，確保信息安全。五、問題食品召回管理（一）召回啟動條件1.當發現公司生產的食品存在質量安全問題，可能對消費者健康造成危害時，應立即啟動召回程序。質量安全問題包括但不限于以下情況：經檢驗判定為不合格產品；存在潛在安全風險的產品，如原材料污染、生產工藝缺陷等；接到消費者投訴或舉報，經核實產品確實存在質量問題。2.由質量控制部門負責對問題食品進行評估，確定召回的范圍、方式和時間，并及時向公司管理層報告。（二）召回流程1.召回通知發布公司管理層批準召回計劃后，由銷售部門負責通過各種渠道發布召回通知，包括公司官網、社交媒體、客戶郵件、電話等方式，向所有可能涉及的客戶告知召回的產品名稱、規格、批次、召回原因、召回方式及時間等信息。同時，在公司內部發布召回通知，要求各部門配合召回工作，停止相關產品的生產、銷售和庫存發貨等操作。2.產品召回實施銷售部門負責統計已銷售產品的流向和客戶信息，及時將相關信息提供給倉儲部門和其他相關部門。倉儲部門根據銷售部門提供的信息，對庫存中涉及召回的產品進行清查和隔離，確保召回產品能夠準確無誤地被識別和提取。生產部門負責對召回產品的生產過程進行追溯，查找可能存在的問題根源，并采取相應的改進措施，防止類似問題再次發生。質量控制部門對召回的產品進行重新檢驗和評估，確保召回產品符合質量安全標準。3.召回產品處理對召回的產品，根據其質量問題的嚴重程度和性質，采取相應的處理措施。如產品存在輕微質量問題，經返工或整改后可重新銷售的，應按照公司的返工或整改流程進行處理；如產品存在嚴重質量問題，無法通過返工或整改解決的，應予以銷毀處理。對召回產品的處理過程，包括處理方式、處理時間、處理人員等信息，應進行詳細記錄，并作為追溯信息的一部分進行保存。（三）召回效果評估1.召回工作結束后，由質量控制部門負責組織對召回效果進行評估。評估內容包括召回產品的數量、召回的及時性、召回措施的有效性、對消費者的影響等方面。2.根據召回效果評估結果，總結召回工作中存在的問題和經驗教訓，提出改進措施和建議，形成召回效果評估報告，提交給公司管理層。3.公司管理層根據召回效果評估報告，對公司的質量管理體系、追溯性管理制度等進行審查和完善，不斷提高公司的食品質量安全管理水平。六、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織公司員工參加食品追溯性管理培訓，培訓內容包括追溯性管理制度、追溯信息記錄方法、追溯查詢流程、問題食品召回管理等方面的知識和技能。2.新員工入職時，應將食品追溯性管理培訓作為入職培訓的重要內容之一，確保新員工能夠了解和掌握公司的追溯性管理要求和流程。3.根據不同崗位的職責和需求，有針對性地開展專項培訓，提高員工在各自工作領域內的追溯性管理能力。例如，對采購人員重點培訓原材料追溯信息的收集和管理；對生產人員培訓生產過程追溯信息的記錄和操作規范；對質量檢驗人員培訓質量檢驗記錄與追溯信息的關聯等。4.培訓方式可采用集中授課、現場演示、案例分析、在線學習等多種形式，以提高培訓效果，確保員工能夠熟練掌握追溯性管理的相關知識和技能。（二）宣傳1.通過公司內部宣傳欄、內部刊物、郵件等方式，向員工宣傳食品追溯性管理的重要性和公司的追溯性管理制度，提高員工對追溯性管理工作的認識和重視程度。2.利用公司官網、社交媒體等外部渠道，向消費者宣傳公司的食品追溯性管理措施和成果，增強消費者對公司產品質量安全的信心。例如，在公司官網設置追溯信息查詢入口，方便消費者查詢產品的追溯信息；發布關于公司追溯性管理工作的新聞稿和宣傳文章，介紹公司在保障食品質量安全方面的努力和措施。3.在產品包裝、說明書等宣傳資料中，適當提及公司的食品追溯性管理措施，引導消費者關注產品的追溯信息，提高消費者對追溯性管理的認知度。七、監督與考核（一）監督檢查1.質量控制部門負責定期對公司各部門的食品追溯性管理工作進行監督檢查，檢查內容包括追溯信息的記錄情況、追溯信息管理系統的運行情況、問題食品召回管理情況等。2.監督檢查可采用現場檢查、資料查閱、系統數據核對等方式進行。對發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。3.定期對監督檢查結果進行總結分析，針對存在的共性問題和薄弱環節，提出改進措施和建議，不斷完善公司的食品追溯性管理工作。（二）考核機制1.建立食品追溯性管理工作考核機制，將各部門的追溯性管理工作納入績效考核體系。