oa發(fā)文工作管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA發(fā)文工作流程，提高公文處理效率，確保公文傳遞的準確性、及時性和規(guī)范性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門通過OA系統(tǒng)進行的發(fā)文工作。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：發(fā)文應符合國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度及相關行業(yè)標準，格式規(guī)范、內(nèi)容準確。2.及時高效原則：嚴格按照規(guī)定的流程和時限處理發(fā)文，確保公文傳遞迅速，不延誤工作。3.安全保密原則：嚴格遵守公司保密制度，確保發(fā)文內(nèi)容不泄露，涉及機密的文件要采取相應的保密措施。二、發(fā)文流程（一）擬稿1.責任部門：由相關工作的發(fā)起部門負責擬稿。2.擬稿要求內(nèi)容要求：擬稿人應根據(jù)工作實際，確保發(fā)文內(nèi)容完整、邏輯清晰、表述準確。明確發(fā)文的目的、依據(jù)、具體事項、執(zhí)行要求等要素。涉及多個部門的事項，主辦部門應主動與相關部門溝通協(xié)調(diào)，形成一致意見后再行擬稿。格式要求：按照公司統(tǒng)一規(guī)定的OA發(fā)文格式進行擬稿。標題應簡潔明了，準確概括公文主題；正文應層次分明，段落間距適中；如有附件，應在正文中注明附件名稱和序號，并確保附件內(nèi)容與正文相關且完整。語言要求：語言表達應嚴謹、規(guī)范、簡潔，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。（二）審核1.初審責任人員：擬稿部門負責人對初稿進行初審。審核內(nèi)容：重點審核發(fā)文內(nèi)容是否符合公司政策和實際情況，格式是否規(guī)范，語言表達是否準確，涉及的數(shù)據(jù)、事實是否真實可靠，以及與其他相關文件是否協(xié)調(diào)一致等。對初審中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時反饋給擬稿人進行修改完善。2.核稿責任人員：涉及多個部門的發(fā)文，由主辦部門核稿；單一部門發(fā)文，由部門負責人核稿后，可根據(jù)需要提交分管領導核稿。審核內(nèi)容：核稿人應從公司整體利益出發(fā)，對發(fā)文的必要性、可行性、準確性進行全面審核。重點審查發(fā)文是否符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和目標，是否存在重復發(fā)文或與其他文件沖突的情況，是否需要聯(lián)合其他部門發(fā)文等。對于重要文件，核稿人應進行深入研究和分析，提出建設性意見，確保發(fā)文質(zhì)量。3.會簽適用范圍：涉及多個部門職責的發(fā)文，需進行會簽。會簽流程：主辦部門將擬稿發(fā)送至相關部門會簽，會簽部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成會簽意見反饋。會簽意見應明確、具體，對發(fā)文內(nèi)容表示同意、不同意或提出修改建議及理由。主辦部門負責匯總各會簽部門意見，并根據(jù)反饋情況對擬稿進行相應修改。如遇意見分歧較大的情況，主辦部門應及時組織相關部門進行溝通協(xié)調(diào)，達成一致意見后再行擬稿。（三）簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限部門發(fā)文：由部門負責人簽發(fā)。重要事項發(fā)文：涉及公司重大決策、重要工作部署、人事任免、財務預算等重要事項的發(fā)文，需經(jīng)分管領導審核后，由總經(jīng)理簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文：聯(lián)合發(fā)文由各聯(lián)合部門負責人會簽后，由主辦部門分管領導審核，總經(jīng)理簽發(fā)。2.簽發(fā)要求簽發(fā)人應認真審閱發(fā)文內(nèi)容，對發(fā)文的準確性、規(guī)范性和可行性負責。簽發(fā)人應明確簽署“同意”、“不同意”或“修改后再發(fā)”等意見，并簽署姓名和日期。如簽發(fā)人提出修改意見，擬稿部門應及時修改完善，重新提交審核簽發(fā)，直至簽發(fā)人簽署“同意”為止。（四）編號與登記1.編號編號規(guī)則：發(fā)文編號由公司統(tǒng)一制定，格式為[年份][部門代碼][流水號]。例如：[2023][HR][001]，其中“2023”代表年份，“HR”代表人力資源部代碼，“001”代表該部門本年度第1份發(fā)文。編號管理：公司辦公室負責發(fā)文編號的統(tǒng)一管理，確保編號的唯一性和連續(xù)性。各部門不得自行編制發(fā)文編號，如有違反，將追究相關部門和人員的責任。2.登記登記內(nèi)容：對已簽發(fā)的發(fā)文進行詳細登記，登記內(nèi)容包括發(fā)文編號、發(fā)文日期、發(fā)文部門、發(fā)文標題、主送部門、抄送部門、正文內(nèi)容摘要、附件名稱及數(shù)量、簽發(fā)人等信息。登記管理：公司辦公室指定專人負責發(fā)文登記工作，建立發(fā)文登記簿，確保登記信息準確、完整。登記完成后，應及時將發(fā)文信息錄入OA系統(tǒng)，以便于查詢和管理。（五）排版與校對1.排版排版要求：根據(jù)公司統(tǒng)一的排版格式要求，對發(fā)文進行排版。字體、字號、行距、頁邊距等應符合規(guī)定標準，確保公文格式規(guī)范、美觀。排版工具：原則上使用OA系統(tǒng)自帶的排版功能進行排版，如遇特殊格式要求，可使用專業(yè)排版軟件進行處理，但應確保排版后的文件能夠正常在OA系統(tǒng)中顯示和打印。2.校對校對責任：擬稿部門負責對排版后的發(fā)文進行校對，確保文字表述準確無誤，標點符號使用正確，格式符合要求。校對人員應認真細致，逐字逐句進行核對，發(fā)現(xiàn)錯誤及時修改。多輪校對：重要文件應進行至少兩輪校對，第一輪由擬稿人自校，第二輪由部門負責人或其他專人進行交叉校對。對于校對過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時記錄并反饋給相關人員進行修改，確保發(fā)文質(zhì)量。（六）發(fā)文與存檔1.發(fā)文發(fā)文操作：校對無誤后，由擬稿部門在OA系統(tǒng)中按照規(guī)定的流程進行發(fā)文操作。選擇相應的主送部門、抄送部門，填寫發(fā)文說明等信息，點擊“發(fā)送”按鈕，完成發(fā)文流程。發(fā)文跟蹤：發(fā)文后，擬稿部門應及時跟蹤文件的閱讀和處理情況，確保主送部門和相關人員能夠及時收到并閱讀文件。對于重要文件，應要求主送部門及時反饋文件的落實情況。2.存檔存檔要求：發(fā)文完成后，擬稿部門應將發(fā)文的紙質(zhì)版和電子版按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔。紙質(zhì)版文件應一式兩份，一份留存部門，一份交公司辦公室檔案室存檔；電子版文件應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行保存，確保文件的完整性和可查閱性。存檔期限：發(fā)文存檔期限按照公司檔案管理相關規(guī)定執(zhí)行，一般文件保存[X]年，重要文件和涉及公司機密的文件應長期保存。三、發(fā)文格式規(guī)范（一）頁面設置1.紙張大小：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54cm，左、右頁邊距為3.17cm。3.頁眉頁腳：頁眉內(nèi)容為公司名稱，字號為小五宋體，居中顯示；頁腳內(nèi)容為頁碼，字號為小五宋體，居右顯示。（二）字體字號1.標題：一般用二號宋體加粗，居中排列。如有副標題，用三號宋體，在主標題下一行靠右排列，破折號前空兩格。2.正文：一般用三號仿宋體，行距為固定值28磅。3.一級標題：用三號黑體，序號用“一、”，獨占一行，末尾不加標點。4.二級標題：用三號楷體，序號用“（一）”，空兩格起排，末尾不加標點。5.三級標題：用三號仿宋體加粗，序號用“1.”，空兩格起排，末尾不加標點。6.四級標題：用三號仿宋體，序號用“（1）”，空兩格起排，末尾不加標點。（三）段落格式1.首行縮進：正文段落首行縮進2個字符。2.行距：除特殊情況外，一般采用固定值28磅行距，以保證文檔的整齊美觀。3.段落間距：段前、段后間距一般為0.5行，根據(jù)實際情況可適當調(diào)整。（四）附件格式1.附件名稱：在正文后空一行，注明附件名稱，附件名稱應與正文內(nèi)容相關，準確概括附件主題。2.附件編號：如有多個附件，應在附件名稱前依次標注序號，如“附件1：[附件名稱1]”、“附件2：[附件名稱2]”等。3.附件排版：附件內(nèi)容應按照正文格式要求進行排版，確保格式規(guī)范、清晰易讀。附件較多時，可單獨成冊，并在封面上注明附件名稱、序號、所屬發(fā)文編號等信息。四、發(fā)文審批權(quán)限（一）部門發(fā)文審批部門內(nèi)部發(fā)文，由部門負責人審核簽發(fā)。涉及部門重要事項或需公司領導審批的發(fā)文，應在擬稿后提交分管領導審核，再由部門負責人簽發(fā)。（二）跨部門發(fā)文審批1.主辦部門：跨部門發(fā)文時，主辦部門負責擬稿，并按照本制度規(guī)定的審核、會簽、簽發(fā)流程進行操作。2.會簽部門：會簽部門應在收到擬稿后的[X]個工作日內(nèi)完成會簽意見反饋。如遇特殊情況無法按時完成會簽，應及時與主辦部門溝通說明原因，并確定新的會簽時間。3.審核簽發(fā)：經(jīng)各部門會簽后，主辦部門將擬稿提交分管領導審核，重要文件需經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)。（三）重大事項發(fā)文審批涉及公司重大決策、重要工作部署、人事任免、財務預算等重大事項的發(fā)文，由相關部門擬稿后，經(jīng)分管領導審核，報總經(jīng)理審批簽發(fā)。總經(jīng)理審批前，可根據(jù)需要組織相關部門進行專題研究和論證，確保發(fā)文內(nèi)容符合公司整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略。五、發(fā)文保密規(guī)定（一）密級劃分1.絕密：涉及公司核心商業(yè)機密、戰(zhàn)略規(guī)劃、重大技術(shù)秘密等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重損失的文件。2.機密：涉及公司重要業(yè)務信息、客戶資料、財務數(shù)據(jù)等，泄露后可能對公司業(yè)務開展或利益產(chǎn)生較大影響的文件。3.秘密：涉及公司一般性業(yè)務信息、內(nèi)部管理規(guī)定等，泄露后可能對公司正常運營造成一定影響的文件。（二）保密措施1.文件標識：對于涉及保密的發(fā)文，應在文件首頁左上角標注相應的密級標識，如“絕密★”、“機密★”、“秘密★”等，并注明保密期限。2.權(quán)限設置：在OA系統(tǒng)中，根據(jù)文件密級設置不同的閱讀權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱相應密級的文件。3.打印與傳遞：涉及保密的文件如需打印，應嚴格控制打印份數(shù)，并在專門的涉密打印機上進行打印。打印過程中應防止文件內(nèi)容泄露。如需傳遞紙質(zhì)文件，應通過機要渠道或?qū)Ｈ怂瓦_，并確保傳遞過程的安全性。4.閱讀與使用：閱讀和使用涉密文件的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、摘抄、傳播文件內(nèi)容。如需借閱，應履行相應的借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。（三）監(jiān)督與處罰1.監(jiān)督檢查：公司辦公室負責對發(fā)文保密制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.違規(guī)處罰：對于違反發(fā)文保密規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、解除勞動合同等。如因違反保密規(guī)定給公司造成經(jīng)濟損失的，應依法承擔賠償責任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。六、發(fā)文工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司辦公室負責對各部門OA發(fā)文工作進行日常監(jiān)督，檢查發(fā)文流程是否規(guī)范、文件格式是否符合要求、發(fā)文時間是否及時等。發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關部門進行整改，并跟蹤整改情況。2.定期檢查：公司定期組織對OA發(fā)文工作進行全面檢查，對發(fā)文質(zhì)量、工作效率等方面進行綜合評估。檢查結(jié)果將在公司內(nèi)部進行通報，對存在問題較多的部門提出改進要求。（二）考核指標1.發(fā)文質(zhì)量：考核發(fā)文內(nèi)容的準確性、規(guī)范性、完整性，包括文件格式是否符合要求、語言表達是否清晰準確、邏輯是否嚴謹、附件是否齊全等。2.發(fā)文效率：考核發(fā)文流程的執(zhí)行情況，包括擬稿、審核、簽發(fā)、編號、登記、排版、校對、發(fā)文等環(huán)節(jié)的時間控制，是否能夠按照規(guī)定的時限完成發(fā)文工作。3.協(xié)作配合：考核各部門在聯(lián)合發(fā)文過程中的協(xié)作配合情況，包括會簽意見反饋的及時性、準確性，以及對發(fā)文內(nèi)容的溝通協(xié)調(diào)能力等。（三）考核方式與結(jié)果應用1.考核方式：采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式，對各部門OA發(fā)文工作進行考核評價。考核結(jié)果以百分制形式呈現(xiàn)，其中發(fā)文質(zhì)量占[X]分