中小醫(yī)院采購管理制度一、總則1.目的為加強中小醫(yī)院采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于中小醫(yī)院內(nèi)部所有采購活動，包括醫(yī)療設備、藥品、醫(yī)用耗材、辦公用品、后勤物資等各類物資及服務的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的統(tǒng)一。公開透明原則：采購信息公開，采購過程透明，接受醫(yī)院內(nèi)部和社會監(jiān)督。公平競爭原則：鼓勵符合條件的供應商參與競爭，確保采購結(jié)果公平合理。誠實守信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務。二、采購組織與職責1.采購管理委員會組成：由醫(yī)院領(lǐng)導、相關(guān)職能部門負責人、臨床專家等組成。職責審議醫(yī)院采購管理制度、采購計劃和采購預算。對重大采購項目進行決策，包括采購方式、供應商選擇等。監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)處理采購過程中的重大問題。2.采購部門人員配備：根據(jù)醫(yī)院規(guī)模和采購業(yè)務量，配備相應數(shù)量的專業(yè)采購人員。職責負責編制采購計劃和采購預算，報采購管理委員會審批。組織實施采購活動，包括采購文件編制、供應商選擇、采購合同簽訂等。建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。收集、整理采購相關(guān)資料，建立采購檔案。3.需求部門職責根據(jù)醫(yī)院業(yè)務需求，提出物資及服務采購申請，明確采購規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購過程中的技術(shù)評審和驗收工作。配合采購部門做好采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和反饋。4.財務部門職責參與采購預算的編制和審核。負責采購資金的支付和核算，對采購資金使用情況進行監(jiān)督。協(xié)助采購部門進行采購成本分析和控制。5.審計部門職責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購文件的完整性、采購合同的合法性等。對采購項目進行績效審計，評估采購效益。三、采購預算管理1.預算編制采購部門應根據(jù)醫(yī)院年度工作計劃和業(yè)務發(fā)展需求，結(jié)合上一年度采購實際情況，編制年度采購預算。需求部門應提供詳細的采購需求清單，作為采購預算編制的依據(jù)。采購預算應明確采購項目、規(guī)格、數(shù)量、預計金額等內(nèi)容，并按醫(yī)院財務預算管理要求進行分類匯總。2.預算審批采購預算編制完成后，報采購管理委員會審批。采購管理委員會應根據(jù)醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略、財務狀況、業(yè)務需求等因素，對采購預算進行審核，確保預算的合理性和可行性。3.預算執(zhí)行與調(diào)整采購部門應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預算。在預算執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，采購部門應提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及預計增加或減少的金額，報采購管理委員會審批。經(jīng)批準的預算調(diào)整申請應作為采購預算的補充文件，采購部門據(jù)此調(diào)整采購計劃和采購活動。四、采購計劃管理1.計劃編制采購部門應根據(jù)采購預算、醫(yī)院業(yè)務需求變化等因素，定期編制采購計劃。采購計劃應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并按物資類別和緊急程度進行分類排序。對于醫(yī)療設備、藥品等重要物資的采購計劃，應提前與需求部門溝通協(xié)調(diào)，確保采購計劃的準確性和及時性。2.計劃審批采購計劃編制完成后，報采購管理委員會審批。采購管理委員會應重點審查采購計劃的必要性、合理性、合規(guī)性以及與預算的匹配性，確保采購計劃符合醫(yī)院整體利益和發(fā)展需求。3.計劃執(zhí)行與跟蹤采購部門應按照批準的采購計劃組織實施采購活動，確保采購任務按時完成。在采購計劃執(zhí)行過程中，采購部門應定期跟蹤采購進度，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。如因特殊情況需要變更采購計劃，采購部門應提前向采購管理委員會報告，說明變更原因和變更內(nèi)容，經(jīng)批準后方可實施變更。五、采購方式1.公開招標適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復雜、潛在供應商較多的采購項目。采購程序采購部門編制招標文件，明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務條款、評標標準等內(nèi)容。在指定媒體或醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)站發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商報名參加投標。對報名供應商進行資格預審，確定符合條件的供應商名單。組織開標、評標和定標，按照評標標準確定中標供應商。與中標供應商簽訂采購合同。2.邀請招標適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目；采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。采購程序采購部門根據(jù)采購項目特點和供應商信息，選擇若干家潛在供應商發(fā)出投標邀請書。對被邀請供應商進行資格審查，確定符合條件的供應商名單。組織開標、評標和定標，按照評標標準確定中標供應商。與中標供應商簽訂采購合同。3.競爭性談判適用范圍：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。采購程序采購部門成立談判小組，成員包括采購人員、技術(shù)專家、財務人員等。談判小組制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、評審標準等。從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商參加談判。組織談判，談判小組與供應商就采購項目的技術(shù)、價格、服務等條款進行談判。談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價。談判小組根據(jù)評審標準對供應商的最后報價進行評審，確定成交供應商。與成交供應商簽訂采購合同。4.單一來源采購適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。采購程序采購部門提出單一來源采購申請，說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購理由等。采購管理委員會對單一來源采購申請進行審核，必要時組織相關(guān)專家進行論證。經(jīng)批準后，采購部門與單一供應商進行協(xié)商，確定采購價格、交貨時間等條款。簽訂采購合同。5.詢價采購適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購程序采購部門向不少于三家的供應商發(fā)出詢價通知書，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。對供應商的報價進行比較，選擇報價最低且符合采購要求的供應商作為成交供應商。與成交供應商簽訂采購合同。六、供應商管理1.供應商選擇采購部門應建立供應商準入制度，明確供應商的資質(zhì)要求、業(yè)績要求、信譽要求等。通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購等方式，從符合條件的供應商中選擇優(yōu)質(zhì)供應商。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等因素，確保選擇的供應商能夠滿足醫(yī)院的采購需求。2.供應商評估采購部門應定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務、價格水平、合作態(tài)度等。建立供應商評估指標體系，采用定性與定量相結(jié)合的方法對供應商進行評估。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商及時淘汰。3.供應商檔案管理采購部門應為每個供應商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應商基本信息、資質(zhì)證明文件、業(yè)績情況、評估記錄、合作合同等。定期更新供應商檔案信息，確保檔案內(nèi)容的準確性和完整性。供應商檔案應妥善保管，以備查詢和審計。七、采購合同管理1.合同簽訂采購部門應在確定中標供應商或成交供應商后，及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，應提交醫(yī)院法律顧問進行合法性審查，確保合同條款合法有效。2.合同執(zhí)行采購部門應跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時掌握供應商的交貨進度、質(zhì)量狀況等信息。需求部門應配合采購部門做好合同執(zhí)行工作，及時驗收貨物或服務，反饋使用情況。如發(fā)現(xiàn)供應商未按合同約定履行義務，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其限期整改；如供應商拒不整改或整改后仍不符合要求，采購部門應按照合同約定追究其違約責任。3.合同變更與解除在采購合同執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應與供應商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。如因不可抗力或其他法定原因需要解除采購合同，采購部門應及時通知供應商，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。4.合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交給財務部門、審計部門等相關(guān)部門，并按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定進行歸檔保管。采購合同檔案應包括合同文本、變更協(xié)議、解除協(xié)議、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料。八、采購驗收管理1.驗收組織對于采購的物資及服務，應成立驗收小組進行驗收。驗收小組由采購部門、需求部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員組成。驗收小組應明確分工，各司其職，確保驗收工作的順利進行。2.驗收標準驗收小組應根據(jù)采購合同、采購文件及相關(guān)標準規(guī)范，制定驗收標準。驗收標準應明確物資及服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能等方面的要求。3.驗收程序供應商交貨前，應提前通知采購部門和需求部門。貨物到達后，采購部門應及時組織驗收小組進行驗收。驗收小組按照驗收標準對物資及服務進行逐一檢查，包括外觀、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面的檢查。對于需要進行性能測試或質(zhì)量檢驗的物資及服務，應按照相關(guān)規(guī)定進行測試和檢驗。驗收合格后，驗收小組應出具驗收報告，驗收報告應包括驗收項目、驗收標準、驗收結(jié)果等內(nèi)容。如驗收不合格，驗收小組應及時通知供應商，要求其限期整改或退換貨物。供應商整改或退換貨物后，應重新進行驗收。九、采購付款管理1.付款申請供應商交貨并驗收合格后，采購部門應及時辦理付款申請手續(xù)。付款申請應包括采購合同編號、供應商名稱、采購項目名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等內(nèi)容，并附上驗收報告、發(fā)票等相關(guān)證明材料。2.付款審批付款申請?zhí)峤缓螅韶攧詹块T進行審核。財務部門應重點審核付款申請的真實性、合法性、準確性以及與采購合同的一致性。審核通過后，付款申請報醫(yī)院領(lǐng)導審批。醫(yī)院領(lǐng)導應根據(jù)醫(yī)院財務狀況和資金安排，對付款申請進行審批。3.付款執(zhí)行經(jīng)批準的付款申請，財務部門應按照合同約定的付款方式和付款時間及時辦理付款手續(xù)。付款過程中，財務部門應嚴格遵守財務管理制度，確保付款安全、準確。十、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督醫(yī)院內(nèi)部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購文件的完整性、采購合同