化妝品公司原料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司化妝品原料的管理，確保產(chǎn)品質(zhì)量安全，規(guī)范原料采購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、使用等環(huán)節(jié)的操作流程，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司化妝品生產(chǎn)過(guò)程中涉及的所有原料的管理，包括但不限于基礎(chǔ)原料、功效原料、防腐劑、香精等。（三）基本原則1.合法性原則：所采購(gòu)和使用的原料必須符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求。2.質(zhì)量第一原則：確保原料質(zhì)量穩(wěn)定可靠，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商和高品質(zhì)原料。3.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行原料的采購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、發(fā)放和使用。4.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制原料采購(gòu)成本。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)尋找、評(píng)估、選擇合格的原料供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。2.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫(kù)存情況，制定合理的原料采購(gòu)計(jì)劃，確保原料按時(shí)供應(yīng)。3.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確原料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。4.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)處理原料采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。（二）質(zhì)量控制部門(mén)1.制定原料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)操作規(guī)程，負(fù)責(zé)原料的檢驗(yàn)工作。2.對(duì)采購(gòu)的原料進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)，確保原料符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)不合格原料進(jìn)行判定和處理，跟蹤不合格原料的整改情況。4.定期對(duì)原料供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估，提出改進(jìn)建議。（三）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)原料的儲(chǔ)存保管工作，確保原料儲(chǔ)存環(huán)境符合要求。2.建立原料庫(kù)存臺(tái)賬，準(zhǔn)確記錄原料的出入庫(kù)情況。3.按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放原料，確保原料的質(zhì)量不受影響。4.定期對(duì)庫(kù)存原料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，保證賬物相符。（四）生產(chǎn)部門(mén)1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，合理領(lǐng)用原料，確保生產(chǎn)的順利進(jìn)行。2.嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用原料，確保產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定。3.對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中剩余的原料進(jìn)行妥善處理，防止浪費(fèi)和污染。（五）研發(fā)部門(mén)1.負(fù)責(zé)新原料的研究和開(kāi)發(fā)，提供原料的技術(shù)資料和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.協(xié)助質(zhì)量控制部門(mén)對(duì)新原料進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估和驗(yàn)證。3.對(duì)現(xiàn)有原料的使用和質(zhì)量問(wèn)題提出改進(jìn)建議。三、原料采購(gòu)管理（一）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)廣泛收集潛在供應(yīng)商的信息，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、信譽(yù)等方面。2.對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行篩選和評(píng)估，選擇符合公司要求的供應(yīng)商。評(píng)估內(nèi)容包括但不限于供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、生產(chǎn)工藝、設(shè)備狀況、檢測(cè)能力等。3.與初步選定的供應(yīng)商進(jìn)行溝通和洽談，實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)場(chǎng)所和質(zhì)量管理情況。4.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫(kù)存情況，提前向采購(gòu)部門(mén)提交原料需求計(jì)劃。原料需求計(jì)劃應(yīng)明確原料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)部門(mén)提交的原料需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，綜合考慮市場(chǎng)供應(yīng)情況、價(jià)格波動(dòng)等因素，制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)品種、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)后實(shí)施。審核批準(zhǔn)部門(mén)應(yīng)包括生產(chǎn)部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等，審核內(nèi)容主要包括采購(gòu)計(jì)劃的合理性、準(zhǔn)確性、可行性等。（三）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括原料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、驗(yàn)收方法、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交質(zhì)量控制部門(mén)審核合同中的質(zhì)量條款，確保質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合公司要求。采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)存檔。3.在合同執(zhí)行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、供應(yīng)商原因等需要變更合同條款的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并報(bào)相關(guān)部門(mén)審批。經(jīng)審批同意后，應(yīng)簽訂補(bǔ)充合同或變更協(xié)議。（四）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確訂單編號(hào)、原料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購(gòu)訂單下達(dá)后，應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保原料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如因特殊原因需要變更訂單條款的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前與供應(yīng)商協(xié)商，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。四、原料驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)根據(jù)原料的特性和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收方法、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉原料的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)操作規(guī)程，掌握驗(yàn)收方法和儀器設(shè)備的使用方法。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)訂單，做好原料驗(yàn)收的準(zhǔn)備工作，包括清理驗(yàn)收?qǐng)龅亍?zhǔn)備驗(yàn)收工具等。（二）到貨檢驗(yàn)1.原料到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量控制部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)原料的數(shù)量、規(guī)格、外觀等進(jìn)行檢查。2.質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的檢驗(yàn)方法和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)原料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)項(xiàng)目包括但不限于外觀、氣味、色澤、純度、含量、重金屬含量、微生物限度等。3.驗(yàn)收過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)原料數(shù)量不符、規(guī)格不符、外觀有缺陷、質(zhì)量不合格等問(wèn)題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)做好記錄，并通知采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.質(zhì)量控制部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)明確驗(yàn)收結(jié)論，即合格或不合格。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的原料，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，并按照規(guī)定進(jìn)行儲(chǔ)存保管。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的原料，質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)出具不合格報(bào)告，并通知采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理辦法，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)不合格原料進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給公司。五、原料儲(chǔ)存管理（一）儲(chǔ)存環(huán)境要求1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)原料的特性和儲(chǔ)存要求，設(shè)置不同的儲(chǔ)存區(qū)域，如常溫區(qū)、陰涼區(qū)、冷藏區(qū)、危險(xiǎn)品區(qū)等。2.原料應(yīng)分類(lèi)存放，不同品種、規(guī)格、批次的原料應(yīng)分開(kāi)存放，并做好標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括原料名稱(chēng)、規(guī)格、批次、入庫(kù)日期等信息。3.儲(chǔ)存環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合原料的儲(chǔ)存要求。對(duì)于有特殊儲(chǔ)存要求的原料，如易氧化、易揮發(fā)、易潮解、易霉變等原料，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如密封保存、充氮保護(hù)、防潮處理等。（二）庫(kù)存管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立原料庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄原料的出入庫(kù)情況。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)包括原料名稱(chēng)、規(guī)格、批次、入庫(kù)日期、入庫(kù)數(shù)量、出庫(kù)日期、出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存數(shù)量等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存原料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)，如發(fā)現(xiàn)賬物不符等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。3.庫(kù)存原料應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放，確保原料的質(zhì)量不受影響。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期清理庫(kù)存原料，對(duì)過(guò)期、變質(zhì)、損壞等原料進(jìn)行及時(shí)處理，防止積壓和浪費(fèi)。（三）庫(kù)存預(yù)警1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)原料的庫(kù)存情況和采購(gòu)周期，設(shè)置合理的庫(kù)存預(yù)警值。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警值時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息，通知采購(gòu)部門(mén)和相關(guān)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)庫(kù)存預(yù)警信息，及時(shí)制定采購(gòu)計(jì)劃，補(bǔ)充庫(kù)存，確保生產(chǎn)的正常進(jìn)行。六、原料發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，填寫(xiě)原料領(lǐng)料單。原料領(lǐng)料單應(yīng)明確原料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用日期等信息。2.原料領(lǐng)料單經(jīng)生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)原料領(lǐng)料單，核對(duì)庫(kù)存情況，如庫(kù)存數(shù)量充足，應(yīng)及時(shí)發(fā)放原料，并在原料領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄原料的出庫(kù)情況。4.倉(cāng)庫(kù)管理人員按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放原料，確保發(fā)放的原料質(zhì)量合格。發(fā)放過(guò)程中，應(yīng)注意原料的包裝和標(biāo)識(shí)，防止混料和錯(cuò)發(fā)。（二）發(fā)放記錄1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立原料發(fā)放記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄原料的發(fā)放情況。發(fā)放記錄臺(tái)賬應(yīng)包括原料名稱(chēng)、規(guī)格、批次、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用數(shù)量、發(fā)放人等信息。2.發(fā)放記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。七、原料使用管理（一）使用規(guī)范1.生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)按照產(chǎn)品配方和生產(chǎn)操作規(guī)程的要求，準(zhǔn)確使用原料。在使用原料前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)原料的名稱(chēng)、規(guī)格、批次等信息，確保與產(chǎn)品配方一致。2.生產(chǎn)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，正確稱(chēng)量、配比原料，確保產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定。在使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)原料有質(zhì)量問(wèn)題或異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告相關(guān)部門(mén)。3.對(duì)于易產(chǎn)生粉塵、煙霧、異味等的原料，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如通風(fēng)換氣、佩戴防護(hù)用品等，確保生產(chǎn)環(huán)境安全和員工健康。（二）剩余原料處理1.生產(chǎn)過(guò)程中如有剩余原料，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理并妥善保管。剩余原料應(yīng)貼上標(biāo)識(shí)，注明原料名稱(chēng)、規(guī)格、批次、剩余數(shù)量、剩余日期等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理剩余原料的入庫(kù)手續(xù)，并按照規(guī)定進(jìn)行儲(chǔ)存保管。對(duì)于不再使用的剩余原料，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行清理和處理，可根據(jù)實(shí)際情況采取退貨、報(bào)廢、回收等方式進(jìn)行處理。（三）使用記錄1.生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)建立原料使用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄原料的使用情況。使用記錄臺(tái)賬應(yīng)包括原料名稱(chēng)、規(guī)格、批次、使用日期、使用數(shù)量、產(chǎn)品名稱(chēng)、產(chǎn)品批次、生產(chǎn)操作人員等信息。2.使用記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。八、原料不合格處理（一）不合格判定1.質(zhì)量控制部門(mén)在原料驗(yàn)收過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)原料不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，應(yīng)及時(shí)出具不合格報(bào)告，明確不合格項(xiàng)目和判定結(jié)論。2.對(duì)于在生產(chǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的原料質(zhì)量問(wèn)題，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量控制部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)和判定。質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果，出具不合格報(bào)告。（二）不合格處理措施1.對(duì)于驗(yàn)收不合格的原料，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理辦法，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)不合格原料進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給公司。2.對(duì)于生產(chǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的不合格原料，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)立即停止使用，采取隔離措施，并通知質(zhì)量控制部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)。質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)不合格原料進(jìn)行調(diào)查和分析，確定不合格原因，提出處理建議。處理建議可包括返工、降級(jí)使用、報(bào)廢等。3.對(duì)于不合格原料的處理過(guò)程，應(yīng)做好記錄，包括不合格原料的名稱(chēng)、規(guī)格、批次、不合格項(xiàng)目、處理措施、處理時(shí)間、處理人員等信息。處理記錄應(yīng)保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。九、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、交貨期、售后服務(wù)等方面。評(píng)估結(jié)果應(yīng)記錄在供應(yīng)商檔案中。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的合作情況，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)可包括采購(gòu)金額、交貨準(zhǔn)時(shí)率、產(chǎn)品合格率、售后服務(wù)滿(mǎn)意度等。考核結(jié)果應(yīng)與供應(yīng)商的合作策略掛鉤，如增加采購(gòu)量、減少采購(gòu)量、暫停合作