公司文件及合同管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司文件及合同的管理流程，確保文件和合同的起草、審批、發放、歸檔、保管及廢止等環節得到有效控制，提高工作效率，維護公司合法權益，保障公司運營的規范性和穩定性。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在文件及合同管理方面的活動。3.基本原則合法性原則：文件及合同的內容必須符合國家法律法規及相關政策的要求。準確性原則：文件及合同所表達的意思應準確清晰，避免歧義。完整性原則：文件應涵蓋相關事項的各個方面，合同條款應全面、嚴謹，確保權利義務明確。及時性原則：文件的起草、審批、發放等環節應及時進行，合同的簽訂、履行等應按照約定的時間節點推進，避免延誤。保密性原則：涉及公司機密的文件及合同應嚴格保密，防止信息泄露。二、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司發布的各類通知、公告、決定、章程、制度、工作計劃與總結等。2.業務文件：涉及公司業務運作的各類文件，如市場調研報告、項目策劃書、業務流程規范等。3.財務文件：包含財務預算、決算、報表、審計報告等。4.人事文件：有關員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等方面的文件。（二）文件起草1.責任部門：根據文件內容涉及的業務范圍，由相應部門負責起草。如需多個部門協作的，由牽頭部門組織起草。2.起草要求內容應簡潔明了，邏輯清晰，語言規范。明確文件的目的、適用范圍、具體內容、執行要求等要素。引用的數據、事例等應準確可靠，并注明出處。涉及重大事項或對公司有重要影響的文件，需進行充分調研和論證。（三）文件審批1.審批流程初稿提交：起草部門完成文件初稿后，提交至本部門負責人初審。部門負責人審核：部門負責人對文件的內容、格式、準確性等進行審核，確保文件符合部門工作要求和公司整體利益。審核通過后，簽署意見并提交至分管領導審批。分管領導審批：分管領導根據文件性質和重要程度進行審批。對于涉及公司戰略、重大決策等重要文件，需提交總經理辦公會審議。總經理審批：總經理對經過分管領導審核的重要文件進行最終審批。一般性文件經分管領導審批通過后，由總經理授權分管領導簽署。2.審批意見審批人應認真審查文件內容，對不符合要求的文件提出修改意見，起草部門應根據審批意見及時進行修改完善，直至文件通過審批。（四）文件編號1.編號規則公司文件采用統一的編號規則，以便于文件的識別、查詢和管理。編號格式為：[公司簡稱][文件類別代碼][年份][順序號]。公司簡稱：如“XX公司”的首字母縮寫。文件類別代碼：根據文件分類，分別用不同的字母表示，如行政文件用“XZ”表示，業務文件用“YW”表示等。年份：文件起草年份的后兩位數字。順序號：同一年度內該類文件的順序編號，從001開始依次編排。2.編號示例例如，XX公司2023年第5號行政文件的編號為：XZ23005。（五）文件印發1.印發部門：文件經審批通過后，由行政部門負責印發。2.印發范圍：行政部門根據文件的內容和適用對象，確定文件的印發范圍，如全體員工、部分部門等。3.印發形式：文件可通過公司內部辦公系統發布、紙質文檔印發等方式進行傳達，確保相關人員能夠及時獲取文件內容。4.文件簽收：對于紙質文件，接收部門或個人應在文件發放登記表上簽字確認簽收；通過辦公系統發布的文件，相關人員應及時查閱并確認已收到。（六）文件歸檔1.歸檔部門：各部門負責將本部門產生的文件按照規定進行分類整理，定期移交至公司檔案室歸檔。2.歸檔時間：文件辦理完畢后，一般應在次年一季度內完成歸檔工作。對于重要緊急文件，應隨時辦理歸檔手續。3.歸檔要求歸檔文件應齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等。按照文件編號順序或分類順序進行排列，編制歸檔目錄，便于查找。電子文件應與紙質文件內容一致，并進行分類存儲，確保電子文件的可讀性和可追溯性。（七）文件保管1.保管部門：公司檔案室負責文件的集中保管。檔案室應具備必要的保管條件，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.保管期限長期保管：涉及公司重要歷史資料、戰略規劃、重大合同等文件，保管期限為永久或長期。中期保管：一般性業務文件、行政文件等，保管期限為10年至30年不等。短期保管：臨時性文件、僅供參考的文件等，保管期限為1年至5年。3.文件借閱借閱申請：因工作需要借閱文件的，借閱人應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、預計歸還時間等，經所在部門負責人審批后，提交至檔案室。借閱審批：檔案室管理人員根據借閱申請表進行審核，對于重要文件或涉及機密的文件，需經分管領導批準。借閱登記：審核通過后，檔案室管理人員進行借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱文件名稱及編號、借閱時間、預計歸還時間等信息。文件歸還：借閱人應在規定的歸還時間內將文件歸還至檔案室，檔案室管理人員進行核對簽收，確保文件完整無損。如因特殊原因需要延期歸還，借閱人應提前辦理續借手續。（八）文件廢止1.廢止原因文件因政策調整、公司業務變更、規定修訂等原因不再適用時，應予以廢止。2.廢止程序提出廢止建議：由原起草部門或相關業務部門根據實際情況提出文件廢止建議，并說明廢止原因。審核與批準：廢止建議經部門負責人審核后，提交至分管領導審批。對于涉及公司重要制度或廣泛適用的文件，需經總經理辦公會審議批準。廢止通知：行政部門發布文件廢止通知，明確廢止的文件名稱、編號及廢止日期，確保相關人員知曉。3.廢止文件處理廢止文件應及時從公司內部辦公系統、檔案室等相關存儲位置移除，避免混淆和誤用。對于涉及重要信息或有參考價值的廢止文件，可進行備份留存，并注明“廢止”標識。三、合同管理（一）合同分類1.銷售合同：公司與客戶之間簽訂的關于產品或服務銷售的合同。2.采購合同：公司與供應商簽訂的關于原材料、設備、辦公用品等采購的合同。3.租賃合同：涉及公司租賃辦公場地、設備、車輛等資產的合同。4.勞動合同：公司與員工簽訂的明確雙方權利義務關系的合同。5.技術合同：關于技術開發、轉讓、咨詢、服務等方面的合同。6.其他合同：除上述合同類型外，公司簽訂的其他各類合同。（二）合同起草1.責任部門：合同的起草一般由業務部門負責。涉及多個部門的合同，由牽頭業務部門組織相關部門共同起草。2.起草要求合同內容應符合法律法規的規定，明確雙方的權利義務、交易標的、價格或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款。語言表述應準確規范，避免模糊不清或歧義性條款。對于重要合同或復雜業務的合同，可參考行業通用模板或咨詢法律顧問的意見。（三）合同審核1.審核部門及職責業務部門：對合同涉及的業務條款進行審核，確保合同內容符合業務實際需求，能夠有效保障公司利益。法務部門：從法律角度審查合同條款的合法性、完整性和風險防范措施，提出法律意見和建議。財務部門：審核合同中的價格條款、支付方式、結算方式等財務相關內容，確保公司財務利益得到保障。行政部門：對合同的格式、編號等行政規范進行審核。2.審核流程初稿提交：業務部門完成合同初稿后，提交至本部門負責人初審。部門負責人審核：業務部門負責人對合同的業務條款、風險等進行審核，審核通過后，連同合同初稿一并提交至相關審核部門。多部門會審：法務、財務、行政等審核部門按照各自職責對合同進行審核，并提出書面審核意見。業務部門根據審核意見對合同進行修改完善。分管領導審批：修改后的合同經各審核部門會簽后，提交至分管領導審批。分管領導綜合考慮各方面因素，對合同進行最終審批。總經理審批：對于重大合同或涉及公司戰略決策的合同，需經總經理審批。（四）合同簽訂1.簽訂主體：合同經審批通過后，由公司法定代表人或其授權代表與對方當事人簽訂。2.簽訂方式紙質合同：雙方當事人在合同文本上簽字（或蓋章）確認。簽字（或蓋章）應清晰、完整，符合法律法規和合同約定的要求。電子合同：根據法律法規和相關規定，符合電子簽名要求的電子合同具有與紙質合同同等的法律效力。電子合同的簽訂流程應符合公司相關規定，確保合同簽訂過程的合法性和有效性。3.合同蓋章公司合同專用章由專人保管，合同簽訂時，合同專用章保管人應根據審批后的合同文本進行蓋章操作。蓋章位置應準確無誤，確保合同內容完整、清晰。蓋章后，應對合同文本進行再次核對，確認無誤后留存歸檔。（五）合同履行1.履行責任部門：合同簽訂后，由業務部門負責合同的具體履行工作。業務部門應制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務和責任人，并按照計劃組織實施。2.履行跟蹤與監督業務部門應定期跟蹤合同履行情況，及時掌握合同執行進度，發現問題及時解決。對于可能影響合同履行的重大事項，應及時向分管領導匯報。財務部門負責對合同款項的收付情況進行監督，確保公司資金的安全和正常流轉。法務部門對合同履行過程中涉及的法律問題提供指導和支持，防范法律風險。3.合同變更在合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，業務部門應及時與對方當事人協商，并簽訂書面的合同變更協議。合同變更協議的簽訂流程與原合同簽訂流程一致，需經過審核、審批等環節。合同變更后，相關部門應及時調整合同履行計劃，并做好相關文件的更新和存檔工作。（六）合同歸檔1.歸檔部門及要求合同履行完畢后，業務部門應將合同文本及相關附件、履行過程中的文件資料等整理齊全，移交至檔案室歸檔。歸檔要求與文件歸檔要求一致，確保合同檔案的完整性和規范性。2.歸檔期限合同歸檔工作應在合同履行完畢后的次年一季度內完成。（七）合同保管1.保管部門：同文件保管部門，即公司檔案室。2.保管期限：合同保管期限根據合同性質和重要程度確定，原則上與文件保管期限一致。對于涉及公司重大利益、長期合作關系等重要合同，應適當延長保管期限。3.合同查閱與借閱除法律法規另有規定外，合同查閱和借閱應按照公司文件借閱的相關規定執行，履行審批手續。查閱和借閱合同的人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露合同內容。如需復印合同部分內容，應經檔案室管理人員同意，并注明用途。（八）合同終止1.終止原因合同因履行完畢、雙方協商一致解除、不可抗力導致無法履行、一方違約等原因而終止。2.終止程序提出終止申請：由合同履行部門或相關業務部門根據合同終止原因，提出合同終止申請，說明終止理由和相關情況。審核與批準：申請經部門負責人審核后，提交至分管領導審批。對于涉及重大經濟利益或法律責任的合同終止申請，需經總經理辦公會審議批準。通知對方：公司應及時將合同終止的決