財務采購流程管理制度一、總則1.目的為規范公司財務采購流程，確保采購活動合法、合規、高效進行，加強對采購過程的財務管理和監督，保障公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及財務采購活動的部門和人員，包括但不限于原材料采購、辦公用品采購、設備采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。效益性原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監督。權責對等原則：明確各部門在采購流程中的職責和權限，做到責任與權力相匹配。二、采購計劃管理1.需求部門提出申請各部門根據工作需要和業務發展規劃，提前制定采購需求計劃。需求計劃應詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間等信息。將采購需求計劃提交給本部門負責人審核，確保需求的合理性和必要性。2.部門負責人審核部門負責人對本部門提交的采購需求計劃進行審核。審核內容包括需求的真實性、合理性、與預算的匹配性等。對于不符合要求的需求計劃，退回需求部門重新調整。3.采購部門匯總采購部門定期收集各部門提交的采購需求計劃，并進行匯總整理。分析采購需求的類別、數量、時間等因素，結合公司庫存情況和生產經營計劃，制定初步的采購計劃。4.財務部門預算審核財務部門根據公司預算安排，對采購計劃進行預算審核。審核采購項目是否在預算范圍內，是否有足夠的資金支持。對于超出預算的采購項目，要求采購部門或需求部門提供詳細的預算調整申請及相關說明。5.管理層審批將經過部門負責人審核、財務部門預算審核的采購計劃提交給公司管理層審批。管理層根據公司戰略目標、財務狀況等因素，對采購計劃進行最終審批。審批通過的采購計劃作為后續采購活動的依據。三、供應商管理1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，建立供應商候選名單。篩選標準包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。2.供應商評估采購部門組織相關人員對供應商候選名單進行實地考察和評估。評估內容包括供應商的生產經營場所、設備設施、質量管理體系、人員素質等。與供應商進行溝通交流，了解其合作意愿、交貨期、付款方式等條款。根據評估結果，對供應商進行等級劃分，分為優質供應商、合格供應商、潛在供應商等。3.供應商準入對于評估合格的供應商，采購部門填寫供應商準入申請表。申請表應包括供應商基本信息、評估情況、準入意見等內容。將申請表提交給采購部門負責人、財務部門負責人審核，最后報公司管理層審批。審批通過的供應商納入公司合格供應商名錄，方可開展合作。4.供應商日常管理采購部門定期對供應商進行績效評估，評估指標包括交貨及時性、產品質量、價格合理性、售后服務等。根據績效評估結果，對供應商進行獎懲。對于表現優秀的供應商，給予優先合作、增加采購量等獎勵；對于表現不佳的供應商，進行警告、減少采購量直至取消合作資格。與供應商保持密切溝通，及時了解其生產經營狀況、產品價格變動等信息，確保合作順利進行。四、采購執行1.采購訂單下達根據審批通過的采購計劃，采購部門向選定的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、交貨地點、付款方式等詳細條款。采購訂單經采購部門負責人審核后，加蓋公司公章或合同專用章，發送給供應商。2.合同簽訂對于金額較大、采購周期較長或涉及重要物資的采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同。合同條款應符合法律法規要求，明確雙方的權利和義務。合同簽訂前，采購部門應將合同草本提交給財務部門審核，確保合同條款符合財務規定和公司利益。財務部門審核通過后，采購部門與供應商簽訂正式合同，并將合同副本交財務部門存檔。3.采購執行跟蹤采購部門負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量交貨。建立采購進度跟蹤臺賬，記錄采購訂單的下達時間、預計交貨時間、實際交貨時間、驗收情況等信息。如發現供應商存在交貨延遲、產品質量問題等情況，采購部門應及時采取措施，要求供應商整改或承擔相應責任。4.到貨驗收采購物品到貨前，采購部門應通知相關部門做好驗收準備工作。驗收人員根據采購合同和采購訂單的要求，對到貨物品的名稱、規格、數量、質量等進行逐一核對和檢驗。驗收合格的物品，驗收人員填寫驗收報告，并簽字確認。驗收報告應包括采購訂單號、物品名稱、規格、數量、驗收情況等內容。對于驗收不合格的物品，采購部門應及時與供應商聯系，要求其退換貨或采取其他補救措施。五、財務結算1.發票審核采購部門在收到供應商發票后，應及時將發票提交給財務部門進行審核。財務部門審核發票的真實性、合法性、完整性，包括發票的開具日期、發票號碼、購貨單位名稱、貨物或服務名稱、規格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額等信息是否與采購合同和采購訂單一致。對于不符合要求的發票，財務部門應及時通知采購部門與供應商聯系，要求其重新開具發票。2.付款申請采購部門根據采購合同和驗收情況，填寫付款申請單。付款申請單應包括采購訂單號、供應商名稱、發票號碼、付款金額、付款方式、付款理由等信息。將付款申請單提交給采購部門負責人審核，確保付款申請的合理性和準確性。3.財務審核財務部門收到付款申請單后，對其進行財務審核。審核內容包括采購合同的執行情況、發票的審核情況、資金安排等。如發現付款申請存在問題，財務部門應及時與采購部門溝通，要求其補充相關資料或進行調整。4.管理層審批將經過采購部門負責人審核、財務部門審核的付款申請單提交給公司管理層審批。管理層根據公司資金狀況和付款政策，對付款申請進行最終審批。審批通過的付款申請，財務部門按照規定的付款方式和時間進行付款。5.付款方式公司根據與供應商的合作情況和付款政策，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、網上銀行轉賬等。對于金額較大的采購項目，原則上應采用銀行轉賬方式付款，確保資金安全。如采用預付款方式，應嚴格控制預付款比例和期限，并在合同中明確相關條款。6.賬務處理財務部門在完成付款后，及時進行賬務處理。根據采購物品的用途，將采購成本計入相應的會計科目，如原材料、庫存商品、管理費用、固定資產等。做好應付賬款的核銷工作，確保賬務記錄的準確性。六、監督與考核1.內部監督公司內部審計部門定期對財務采購流程進行審計監督，檢查采購活動是否符合本制度的規定。審計內容包括采購計劃的制定與執行、供應商管理、采購合同簽訂與執行、財務結算等環節。對于審計發現的問題，及時提出整改意見，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.考核機制建立采購部門和相關人員的考核機制，考核指標包括采購成本控制、采購質量保證、采購效率提升、供應商管理等方面。采購部門定期向公司管理層提交采購工