公司檔案室上墻管理制度總則目的為加強(qiáng)公司檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱和利用，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作實(shí)際情況。3.安全保密原則：確保檔案實(shí)體和信息的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分滿足公司內(nèi)部對檔案的查閱需求。檔案管理職責(zé)檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，提高檔案利用效率。4.做好檔案的安全保護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。6.對各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。7.按規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的形成、積累和整理工作，定期向檔案室移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，協(xié)助檔案室做好檔案的收集、整理等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。檔案的收集與整理收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、材料、圖表、聲像等資料。2.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、投標(biāo)書等。4.公司內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、績效考核檔案等。6.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等。收集要求1.各部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料整理齊全，定期移交檔案室。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署完備。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式和要求進(jìn)行整理和存儲，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類。一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)檔案類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，確保整齊美觀。檔案的保管保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案。庫房管理1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防鼠等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。4.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。2.檔案裝具應(yīng)牢固、耐用，能夠有效保護(hù)檔案。檔案的查閱與利用查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外單位人員查閱公司檔案的，需持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案室工作人員的陪同下查閱。查閱程序1.查閱人到檔案室填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等。2.檔案室工作人員根據(jù)查閱人填寫的申請表，查找并提供相應(yīng)檔案。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，需經(jīng)檔案室工作人員同意。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，不得利用檔案從事?lián)p害公司利益的活動。2.未經(jīng)檔案室同意，不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。3.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行逐卷審查。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、價(jià)值大小等因素，提出鑒定意見，確定哪些檔案可以銷毀，哪些檔案需要繼續(xù)保管。銷毀程序1.對確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)歸檔保存，以備查考。檔案的統(tǒng)計(jì)與移交統(tǒng)計(jì)工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。移交工作1.公司檔案按照國家有關(guān)規(guī)定定期向有關(guān)部門移交。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制《檔案移交清冊》，注明檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等內(nèi)容。3.接收單位應(yīng)在《檔案移交清冊》上簽字確認(rèn)。檔案信息化管理信息化建設(shè)規(guī)劃制定公司檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和步驟。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進(jìn)行分類、存儲和管理。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。安全保密措施1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)施。2.對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，定期存儲在不同的存儲介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制檔案信息化系統(tǒng)的訪問權(quán)限，對系統(tǒng)操作人員進(jìn)行權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案數(shù)據(jù)。獎(jiǎng)懲措施獎(jiǎng)勵(lì)1.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對積極提供檔案線索、協(xié)助檔案室解決檔案管理難題的人員，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。懲罰1.對違反檔案管理制度，造成檔案損壞、丟失或泄密的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.對故意銷毀檔案或擅自