大公司行政物品管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政物品管理，規范行政物品的采購、使用、保管及報廢等流程，合理控制行政費用，提高行政物品使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的所有行政物品管理。（三）基本原則1.統一管理原則：公司行政物品實行統一采購、統一調配、統一管理。2.節約高效原則：在滿足工作需要的前提下，盡量節約行政物品采購成本，提高物品使用效率。3.責任到人原則：明確行政物品采購、使用、保管等各環節的責任人，確保管理責任落實到位。二、管理職責（一）行政部門1.負責制定行政物品管理制度及年度采購計劃。2.組織實施行政物品的采購、驗收、入庫、保管、發放及報廢等工作。3.定期對行政物品進行盤點，確保賬物相符。4.監督檢查各部門行政物品的使用情況，及時發現和糾正浪費等問題。（二）使用部門1.負責本部門行政物品的申購、領用及使用管理。2.配合行政部門做好行政物品的盤點工作，提供相關信息。3.合理使用行政物品，避免浪費和損壞，如有丟失或損壞應及時報告并說明原因。（三）財務部門1.負責審核行政物品采購預算及費用報銷。2.對行政物品采購、使用等情況進行財務監督。三、采購管理（一）采購計劃1.行政部門應根據公司年度工作計劃、人員變動情況及實際需求，于每年年底制定下一年度行政物品采購計劃。采購計劃應包括物品名稱、規格型號、數量、預計采購時間等內容。2.采購計劃需經部門負責人審核，分管領導審批后執行。如因工作需要臨時增加采購項目，應填寫《行政物品申購單》，按審批流程辦理。（二）采購流程1.采購人員根據審批后的采購計劃或申購單，選擇合格的供應商進行詢價、比價、議價。2.確定供應商后，簽訂采購合同或協議，明確采購物品的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。3.采購人員負責跟蹤采購合同的執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。4.物品到貨后，采購人員應及時通知行政部門組織驗收。四、驗收管理（一）驗收標準1.行政物品的驗收應依據采購合同、產品說明書及相關質量標準進行。2.驗收內容包括物品的規格、型號、數量、質量、外觀等。（二）驗收流程1.行政部門收到采購人員通知后，組織相關人員對到貨物品進行驗收。2.驗收人員應認真核對物品的各項信息，填寫《行政物品驗收單》，并簽字確認。3.如發現物品存在質量問題或與合同約定不符，驗收人員應及時與采購人員聯系，要求供應商更換或處理。4.驗收合格的物品方可辦理入庫手續。五、入庫管理（一）入庫登記1.行政部門倉庫管理人員根據驗收合格的《行政物品驗收單》，對入庫物品進行詳細登記，建立庫存臺賬。2.庫存臺賬應記錄物品的名稱、規格型號、數量、入庫時間、供應商等信息。（二）存放管理1.倉庫管理人員應根據物品的性質、用途等進行分類存放，確保物品擺放整齊、有序，便于查找和管理。2.對貴重物品、易燃易爆物品等應設置專門的存放區域，并采取相應的安全防護措施。六、發放管理（一）領用流程1.使用部門如需領用行政物品，應填寫《行政物品領用單》，注明物品名稱、規格型號、數量、用途等，并經部門負責人簽字。2.《行政物品領用單》交行政部門倉庫管理人員審核，倉庫管理人員根據庫存情況進行發放，并在領用單上簽字確認。3.領用人員憑簽字后的《行政物品領用單》到倉庫領取物品。（二）發放標準1.行政部門應根據工作需要和實際情況，合理確定行政物品的發放標準，確保物品發放公平、公正、合理。2.對于消耗性物品，如辦公用品等，應按照規定的用量和周期進行發放。3.對于耐用性物品，如辦公設備等，應根據使用年限和實際情況進行更換或維修。七、使用管理（一）使用要求1.使用部門和人員應按照規定的用途和操作方法使用行政物品，不得擅自改變用途或違規操作。2.對貴重物品和精密設備，使用人員應經過培訓后上崗操作，確保正確使用和維護。3.使用過程中如發現物品出現故障或損壞，應及時報告行政部門，以便安排維修或更換。（二）節約使用1.各部門應樹立節約意識，倡導節約使用行政物品，避免浪費。2.對于可重復使用的物品，如紙張、文件袋等，應盡量減少浪費，提倡雙面使用和回收再利用。3.行政部門應定期對各部門行政物品使用情況進行檢查和統計分析，對節約使用表現突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對浪費現象嚴重的部門進行通報批評。八、保管管理（一）倉庫管理1.行政部門倉庫應保持整潔、通風、干燥，確保物品存放安全。2.倉庫管理人員應定期對庫存物品進行盤點，做到賬物相符。如發現賬物不符，應及時查明原因并進行處理。3.倉庫應建立物品出入庫登記制度，嚴格控制物品的出入庫數量和流向。（二）安全管理1.對易燃、易爆、有毒等危險物品，應按照相關安全規定進行單獨存放和管理，并采取必要的安全防護措施。2.倉庫應配備必要的消防器材和安全設施，確保消防安全和人員安全。3.倉庫管理人員應加強安全意識，定期檢查倉庫安全情況，及時消除安全隱患。九、盤點管理（一）盤點周期1.行政部門應定期對行政物品進行盤點，盤點周期分為月度小盤點、季度中盤點和年度大盤點。2.月度小盤點由倉庫管理人員自行組織，對部分重點物品進行盤點。3.季度中盤點由行政部門負責人組織，相關人員參與，對全部行政物品進行盤點。4.年度大盤點由公司分管領導組織，財務、行政等部門共同參與，對全年行政物品進行全面盤點。（二）盤點方法1.盤點采用實地盤點的方法，對庫存物品逐一進行清點、核對。2.盤點人員應認真填寫《行政物品盤點表》，詳細記錄物品的實際數量、規格型號、存放位置等信息。3.盤點結束后，盤點人員應將盤點表交倉庫管理人員進行核對，如發現賬物不符，應及時查明原因并填寫《行政物品盤盈盤虧報告表》，報行政部門負責人審核。（三）盤點結果處理1.對于盤盈的物品，應查明原因，如屬于采購時多購或其他原因導致的，應辦理入庫手續，并調整庫存臺賬。2.對于盤虧的物品，應查明原因，如屬于正常損耗、丟失或損壞等，應按照規定的審批流程進行處理。屬于責任人原因造成的損失，應由責任人負責賠償。3.行政部門應根據盤點結果，對行政物品管理情況進行總結分析，針對存在的問題提出改進措施，不斷完善行政物品管理制度。十、報廢管理（一）報廢條件1.行政物品符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過規定使用年限，且無法正常使用或維修的。因技術進步、產品更新換代等原因，已被淘汰且無使用價值的。因自然災害、意外事故等原因導致損壞且無法修復的。其他經鑒定確實已無使用價值的。2.對于貴重物品和大型設備的報廢，應組織相關專業人員進行鑒定，并出具鑒定報告。（二）報廢流程1.使用部門或保管人員發現行政物品符合報廢條件時，應填寫《行政物品報廢申請單》，注明物品名稱、規格型號、購置時間、報廢原因等，并提交相關證明材料。2.《行政物品報廢申請單》經部門負責人審核后，報行政部門負責人審批。3.行政部門負責人審批同意后，將報廢申請單交財務部門審核，財務部門審核通過后，報公司分管領導審批。4.公司分管領導審批同意后，行政部門組織對報廢物品進行清理，并填寫《行政物品報廢清單》，注明報廢物品的名稱、規格型號、數量、處置