辦公室快遞收發管理制度一、總則（一）目的為規范公司辦公室快遞收發管理，確保快遞收發工作的高效、準確、安全，保障公司和員工的利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構辦公室的快遞收發管理工作。（三）職責分工1.行政部門負責制定和完善快遞收發管理制度，并監督執行。統一規劃快遞收發區域，合理配置相關設備和資源。負責與快遞公司建立合作關系，選擇服務質量好、價格合理的快遞公司，并定期評估合作情況。負責對快遞收發情況進行統計和分析，定期向上級匯報。2.各部門負責本部門快遞的寄發和接收工作，并指定專人負責。督促本部門員工遵守快遞收發管理制度，及時領取和處理快遞。3.快遞收發員負責具體的快遞收發操作，包括快遞的接收、登記、保管、分發和寄發等工作。確保快遞收發過程的準確、及時、安全，對快遞的完整性負責。協助行政部門做好快遞收發區域的清潔和整理工作。二、快遞寄發管理（一）寄發流程1.寄件申請員工因工作需要寄發快遞時，應填寫《快遞寄發申請表》，詳細注明寄件人姓名、部門、聯系方式、收件人姓名、地址、聯系電話、快遞內容、重量、寄發原因等信息。將填寫好的申請表提交給本部門負責人審批，部門負責人應根據工作實際情況進行審核，確認是否確需寄發快遞，并在申請表上簽字批準。2.快遞選擇經部門負責人批準后，寄件人應根據快遞內容、重量、寄達地址等因素，選擇合適的快遞公司。優先選擇與公司簽訂合作協議的快遞公司，如因特殊情況需要選擇其他快遞公司，應提前向行政部門說明原因，經同意后方可寄發。3.包裝要求寄件人應對快遞進行妥善包裝，確保快遞在運輸過程中不受損壞。對于易碎、易損物品，應采取相應的防護措施，如使用泡沫、氣泡墊等進行填充。在快遞包裝上應清晰標注寄件人姓名、部門、聯系方式、收件人姓名、地址、聯系電話等信息。4.費用結算快遞寄發費用原則上由寄件人所在部門承擔。寄件人在寄發快遞時，應向快遞公司支付快遞費用，并保留好快遞費用發票。每月末，行政部門將對當月快遞寄發費用進行統計和匯總，各部門根據實際發生的快遞費用進行報銷。（二）寄件限制1.嚴禁寄發國家法律法規禁止流通或限制流通的物品，如毒品、槍支彈藥、易燃易爆物品、淫穢物品等。2.嚴禁利用公司快遞渠道寄發私人物品或與工作無關的物品。3.對于貴重物品、重要文件等，應采取特殊的寄發方式，如保價、加急等，并確保寄發過程的安全可靠。（三）寄件注意事項1.寄件人應確保所填寫的收件人信息準確無誤，如因收件人信息錯誤導致快遞無法送達或延誤，責任由寄件人承擔。2.寄件人應按照快遞公司的要求填寫快遞面單，字跡清晰、工整，不得涂改。3.在快遞寄發前，寄件人應對快遞內容進行仔細核對，確保快遞內容與申請表一致。4.如遇快遞寄發緊急情況，寄件人應及時向行政部門報告，并配合行政部門采取相應的措施。三、快遞接收管理（一）接收流程1.快遞簽收快遞收發員收到快遞后，應及時進行簽收，并在快遞簽收登記簿上詳細記錄快遞單號、寄件人姓名、部門、聯系方式、收件人姓名、部門、快遞內容、簽收時間等信息。對于收件人明確的快遞，快遞收發員應及時通知收件人領取；對于收件人不明確的快遞，快遞收發員應暫時保管，并通過郵件、短信等方式通知行政部門或相關部門進行查找。2.快遞分發根據快遞簽收登記簿上的信息，快遞收發員應及時將快遞分發給相應的收件人。在分發快遞時，快遞收發員應與收件人進行當面交接，確認快遞內容無誤后，請收件人在快遞簽收登記簿上簽字確認。對于重要文件、貴重物品等快遞，快遞收發員應優先通知收件人領取，并提醒收件人注意保密和安全。3.異常處理如發現快遞存在破損、丟失、延誤等異常情況，快遞收發員應及時與快遞公司聯系，了解情況，并按照快遞公司的要求進行處理。同時，快遞收發員應將異常情況及時報告行政部門，行政部門應根據具體情況與快遞公司協商解決，并做好相關記錄。（二）接收限制1.嚴禁接收來歷不明的快遞，如發現可疑快遞，應及時報告行政部門或相關部門進行處理。2.對于收件人拒收的快遞，快遞收發員應及時與寄件人聯系，說明情況，并按照寄件人的要求進行處理。3.嚴禁私自拆開或扣留快遞，如有違反，將按照公司相關規定進行嚴肅處理。（三）接收注意事項1.快遞收發員應保持快遞接收區域的整潔和衛生，定期清理快遞包裝和垃圾。2.在接收快遞時，快遞收發員應仔細核對快遞單號、寄件人姓名、部門、聯系方式、收件人姓名、部門、快遞內容等信息，確保快遞準確無誤。3.如遇快遞數量較多或集中接收時，快遞收發員應合理安排時間，確保快遞接收工作的高效、有序進行。4.對于收件人不在公司的快遞，快遞收發員應按照公司規定進行妥善保管，不得擅自處理。四、快遞保管與安全管理（一）保管要求1.快遞收發員應設立專門的快遞保管區域，確保快遞存放安全、有序。2.對于不同快遞公司的快遞，應進行分類存放，并做好標識。3.快遞保管區域應保持通風、干燥，避免快遞受潮、發霉或損壞。4.定期對快遞保管區域進行清理和盤點，確保快遞數量準確、無丟失。（二）安全管理1.加強快遞收發區域的安全防范措施，安裝監控設備，確保快遞收發過程的全程監控。2.快遞收發員應妥善保管快遞鑰匙和門禁卡，不得隨意轉借他人。3.在快遞收發過程中，如發現異常情況或安全隱患，應及時報告行政部門，并采取相應的措施進行處理。4.嚴禁無關人員進入快遞收發區域，如有特殊情況需要進入，應經行政部門批準，并在快遞收發員的陪同下進入。五、快遞費用管理（一）費用標準1.行政部門應根據市場行情和公司實際情況，制定合理的快遞費用標準，并定期進行調整。2.快遞費用標準應包括不同快遞公司的收費標準、寄達地區的收費標準、快遞重量和體積的收費標準等。3.員工在寄發快遞時，應按照公司規定的快遞費用標準支付費用，如有超出標準的情況，應提前向行政部門說明原因，經同意后方可寄發。（二）費用報銷1.員工在寄發快遞后，應及時將快遞費用發票提交給本部門財務人員進行報銷。2.財務人員應按照公司財務制度對快遞費用發票進行審核，確認無誤后予以報銷。3.每月末，行政部門將對當月快遞寄發費用進行統計和匯總，并與財務部門進行核對，確保費用報銷的準確性。（三）費用控制1.行政部門應加強對快遞費用的控制和管理，定期對快遞費用進行分析和評估，及時發現問題并采取措施加以解決。2.鼓勵員工合理使用快遞服務，減少不必要的快遞寄發，降低快遞費用支出。3.對于快遞費用過高的部門，行政部門應與該部門負責人進行溝通，共同查找原因，采取措施降低費用。六、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門應定期對快遞收發管理工作進行監督檢查，確保制度的執行情況良好。2.監督檢查內容包括快遞寄發流程的執行情況、快遞接收流程的執行情況、快遞保管與安全管理情況、快遞費用管理情況等。3.對于監督檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知書，要求相關部門或人員限期整改。（二）考核評價1.建立快遞收發管理工作考核評價機制，對各部門和快遞收發員的工作進行考核評價。2.考核評價指標包括快遞收發的準確性、及時性、安全性、費用控制情況等。3.考核評價結果