公司資料柜現場管理制度一、總則（一）目的為了加強公司資料柜的規范化管理，確保公司各類資料的安全、完整和有序存放，提高資料的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有資料柜的管理，包括但不限于辦公區域、倉庫、檔案室等存放資料的各類柜子。（三）基本原則1.安全第一原則：確保資料柜及柜內資料的安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發生。2.分類存放原則：按照資料的類別、性質、用途等進行合理分類，便于查找和管理。3.專人負責原則：明確資料柜的管理責任人，確保管理工作落實到人。4.規范操作原則：嚴格按照規定的流程和方法進行資料的存放、取用和維護等操作。二、資料柜的配置與標識（一）配置標準1.根據各部門的工作需要，合理配置資料柜的數量、規格和類型。2.資料柜應具備良好的質量和安全性，能夠滿足資料存放的要求。（二）標識要求1.每個資料柜應張貼明顯的標識牌，注明所屬部門、柜子編號、存放資料類別等信息。2.標識牌應清晰、準確、牢固，便于識別和查找。三、資料的分類與存放（一）分類方法1.按部門分類：將公司各部門的資料分別存放，便于部門內部管理和查找。2.按資料類型分類：如文件、檔案、合同、報表、圖紙等，根據資料的性質進行進一步細分。3.按時間順序分類：對于有時間序列的資料，按照時間先后順序進行排列。（二）存放要求1.資料應整齊有序地存放在資料柜內，不得隨意堆放。2.不同類別的資料應分開存放，避免混淆。3.重要資料、機密資料應存放在專門的保密資料柜中，并采取相應的保密措施。4.資料存放應遵循便于取用的原則，常用資料應存放在易于操作的位置。四、資料柜的使用與維護（一）使用規定1.資料柜僅供公司內部員工存放與工作相關的資料使用，嚴禁私自占用或存放私人物品。2.使用人員應愛護資料柜，不得隨意損壞或涂改標識牌。3.開啟資料柜時應輕拉輕推，避免用力過猛造成損壞。4.資料取用后應及時放回原位，保持資料柜內的整齊。（二）維護措施1.定期對資料柜進行清潔，保持柜內和柜外的整潔。2.檢查資料柜的門鎖、合頁等部件，如有損壞應及時報修。3.對資料柜進行定期盤點，確保資料的數量和存放位置準確無誤。五、資料的借閱與歸還（一）借閱流程1.員工因工作需要借閱資料時，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、數量、用途、預計歸還時間等信息。2.《資料借閱申請表》經部門負責人審批后，交資料柜管理責任人辦理借閱手續。3.資料柜管理責任人根據審批后的申請表，向借閱人員提供所需資料，并在《資料借閱登記本》上進行登記，注明借閱時間、借閱人、資料名稱等信息。（二）歸還要求1.借閱人員應在預計歸還時間內歸還所借資料，如有特殊情況需要延期歸還，應提前向資料柜管理責任人說明并辦理延期手續。2.歸還資料時，借閱人員應確保資料的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應照價賠償。3.資料柜管理責任人在收到歸還的資料后，應認真核對，并在《資料借閱登記本》上注明歸還時間。六、資料的保管與保密（一）保管責任1.資料柜管理責任人負責所管理資料柜及柜內資料的保管工作，確保資料的安全和完整。2.各部門負責人對本部門資料的保管情況進行監督和檢查。（二）保密措施1.對于涉及公司機密的資料，應嚴格遵守公司的保密制度，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止資料泄露。2.未經公司授權，任何人不得擅自復制、傳播、泄露公司機密資料。3.在資料的使用過程中，應注意保護資料的保密性，不得在公共場所隨意談論機密資料的內容。七、資料的清理與銷毀（一）清理周期1.定期對資料柜內的資料進行清理，一般每季度進行一次全面清理。2.根據資料的時效性和重要性，確定需要清理的資料范圍。（二）銷毀流程1.對于需要銷毀的資料，由資料所屬部門填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數量、原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經部門負責人、分管領導審批后，交資料柜管理責任人統一組織銷毀。3.資料銷毀應采用安全、環保的方式進行，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。八、監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對資料柜現場管理制度的執行情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.資料柜的標識是否清晰、準確。2.資料的分類存放是否合理。3.資料的借閱與歸還手續是否齊全。4.資料的保管與保密措施是否落實到位。5.資料柜的維護情況是否良好。（三）檢查頻率行政部門定期對資料柜進行檢查，每月至少進行一次抽查，每季度進行一次全面檢查。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應按照整改通知書的要求，認真落實整改措施，并將整改情況及時反饋給行政部門。九、違規處理（一）違規行為1.違反資料柜使用規定，私自占用或存放私人物品。2.損壞資料柜或涂改標識牌。3.未按規定辦理資料借閱手續或逾期不歸還所借資料。4.泄露公司機密資料。5.未按要求對資料進行分類存放、清理或銷毀。（二）處理措施1.對于首次違規的員工，給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規或情節嚴重的員工，將視情況給予通報批評、罰款、降職、辭退等處理。3.因違規行為給公司造成損失