幼兒園檔案安裝管理制度一、總則（一）目的為加強幼兒園檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園在各項工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統一管理，各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映幼兒園各項工作的實際情況。3.完整性原則：應保證檔案的齊全、完整，注重收集工作的全面性，防止重要檔案的遺漏。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案信息不泄露。對涉及機密的檔案，應采取特殊的保密措施。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室綜合檔案室是幼兒園檔案管理的職能部門，負責制定檔案管理制度，指導、監督各部門檔案工作，集中管理幼兒園各類檔案，并提供檔案利用服務。其主要職責包括：1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定幼兒園檔案管理規章制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作，確保檔案的完整與安全。3.建立檔案檢索系統，編制各類檔案檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄等，方便檔案查詢利用。4.定期對檔案進行鑒定，按照規定程序銷毀已失去保存價值的檔案。5.負責檔案的借閱、查閱服務，嚴格執行檔案借閱制度，做好借閱登記和催還工作。6.組織開展檔案信息化建設，逐步實現檔案管理的數字化、網絡化，提高檔案管理效率和服務水平。7.對各部門檔案工作進行業務指導和培訓，提高檔案管理人員的業務素質。8.參與幼兒園重大活動、重要會議等文件材料的收集、整理和歸檔工作。（二）部門檔案員各部門應設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。其主要職責包括：1.負責收集本部門在各項工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對收集的文件材料進行初步整理，如分類、排序、編頁碼等。3.妥善保管本部門檔案，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理移交手續。5.協助綜合檔案室開展檔案利用工作，提供本部門相關檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關文件：包括上級來文、通知、指示、批復等。2.幼兒園文件：園務會、行政會、黨委會等會議記錄、紀要；工作計劃、總結、報告；規章制度、辦法、細則；各類請示與批復；人事任免文件；財務報表、審計報告等。3.教學檔案：教學計劃、教學大綱、教案、教學課件、教學評估材料、學生成績冊、實習實訓材料等。4.科研檔案：科研項目申請書、立項批復、研究報告、成果鑒定材料、獲獎證書等。5.師資隊伍建設檔案：教師個人檔案、培訓記錄、進修材料、考核評價材料等。6.學生管理檔案：學生基本信息、學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質評價材料等。7.后勤管理檔案：校園建設規劃、維修記錄、物資采購合同、固定資產臺賬、食品安全檔案等。8.安全管理檔案：安全制度、應急預案、安全檢查記錄、事故處理報告等。9.招生就業檔案：招生簡章、招生計劃、錄取名單、就業協議、畢業生跟蹤調查材料等。10.其他具有保存價值的文件材料，如幼兒園大事記、榮譽證書、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集上來。2.對于重要文件材料，應實行雙套制收集，即同時保存紙質和電子文檔。3.收集的文件材料應字跡清晰、紙張完好，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久字跡材料書寫。4.對破損、褪色的文件材料，應及時進行修復或復制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關規定和標準。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容、形式等特征進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、教學管理類、學生管理類、后勤管理類、安全管理類、科研管理類、招生就業類等。2.組卷：將具有密切聯系的文件材料組合成案卷。卷內文件應按照一定的順序排列，如批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后等。3.編目：對每一卷檔案進行編號、編頁、填寫卷內目錄、備考表等。卷內目錄應包括序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.裝訂：對破損的文件材料進行修補后，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保案卷整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。（二）檔案裝具檔案應使用符合標準的檔案柜、檔案架進行存放，檔案柜、檔案架應排列整齊，便于查找和管理。（三）檔案存放1.按照檔案的分類方案進行存放，同一類別的檔案應集中存放于同一區域。2.檔案應按照年度、保管期限、類別等順序排列上架，便于快速查找。3.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，防止數據丟失。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映幼兒園主要職能活動和歷史面貌，對幼兒園工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指反映幼兒園一般工作活動，在較長時間內對幼兒園工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指反映幼兒園局部工作活動，在較短時間內對幼兒園工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年至15年。具體檔案保管期限按照國家有關規定和幼兒園實際情況確定。（五）檔案清點與檢查1.綜合檔案室應定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案數量準確、存放有序。2.對檔案的保管狀況進行檢查，重點檢查檔案的完整性、安全性，發現問題及時采取措施進行處理。3.做好檔案清點和檢查記錄，對發現的問題和處理情況進行詳細記載。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關法律法規和幼兒園檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性、規范性。2.遵循保密原則，對涉及機密的檔案應嚴格按照保密規定進行利用，防止檔案信息泄露。3.以服務幼兒園各項工作為宗旨，積極為利用者提供優質、高效的檔案利用服務。（二）利用方式1.查閱：利用者可到綜合檔案室查閱檔案，查閱時應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內容等信息。綜合檔案室工作人員應根據利用者的需求，提供相應的檔案，并在現場進行監督，確保查閱過程規范、有序。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續借手續。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案，按時歸還檔案。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經綜合檔案室負責人批準后，由工作人員按照規定進行復制。復制的檔案應與原件核對無誤，并加蓋檔案復制章。（三）利用登記綜合檔案室應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記，登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內容、歸還時間等信息。利用登記應及時、準確、完整，便于查詢和統計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、相關業務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準檔案鑒定工作應依據國家有關規定和幼兒園檔案保管期限表，結合檔案的實際情況，從檔案的內容、來源、時間、形式等方面進行全面分析，判斷檔案是否具有保存價值。對已失去保存價值的檔案，應予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應繼續妥善保管。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行清理，逐卷逐件地進行審查，提出存毀意見。2.對擬銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、卷號等信息。3.將銷毀清冊報幼兒園主管領導審批，經批準后實施銷毀。（四）銷毀方法檔案銷毀應采用安全、可靠的方法進行，一般可采用焚燒、粉碎等方式。銷毀過程應在指定地點進行，并有專人負責監督，確保檔案信息徹底銷毀，防止檔案流失。（五）銷毀記錄對檔案銷毀情況應進行詳細記錄，記錄內容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案名稱、數量、銷毀方式、監督人員等信息。銷毀記錄應長期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現檔案管理的數字化、網絡化，建立完善的檔案信息管理系統，提高檔案管理效率和服務水平，為幼兒園各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）檔案數字化1.對重要的紙質檔案進行數字化掃描，形成電子檔案。掃描分辨率應不低于300dpi，圖像格式應為清晰、完整的PDF或TIFF格式。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理，確保圖像清晰、完整、可讀。同時，對電子檔案進行命名、分類、存儲等管理，建立電子檔案數據庫。（三）檔案信息管理系統建設1.選用適合幼兒園檔案管理需求的檔案信息管理系統，實現檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理。2.在檔案信息管理系統中建立檔案目錄數據庫和全文數據庫，方便檔案的查詢和利用。同時，應具備權限管理、日志管理、備份恢復等功能，確保檔案信息的安全。3.加強檔案信息管理系統的維護和更新，及時處理系統運行中出現的問題，保證系統的穩定運行。（四）電子檔案管理1.電子檔案應與紙質檔案同步收集、整理、歸檔，確保電