公司法人專用章管理制度一、總則（一）目的為加強公司法人專用章（以下簡稱“法人章”）的使用管理，規(guī)范法人章使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及各部門在經(jīng)營管理活動中涉及法人章使用的相關(guān)事宜。（三）定義法人章是公司法定代表人以公司名義進行各類事務(wù)處理時使用的印章，代表公司的意志和行為。二、法人章的保管（一）保管部門及人員法人章由公司[具體保管部門]指定專人負責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，確保法人章的安全存放和正確使用。（二）保管要求1.法人章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，實行雙人保管或多重保險措施，確保印章在任何時候都處于可控狀態(tài)。2.保管人員不得將法人章隨意帶出辦公室，如因特殊情況需要帶出，必須經(jīng)公司[具體批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)]書面批準(zhǔn)，并在外出期間妥善保管，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人或用于非公司業(yè)務(wù)事項。3.保管人員應(yīng)定期檢查法人章的保存情況，確保印章清晰、無損壞，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。三、法人章的使用（一）使用范圍法人章主要用于公司以下各類事項：1.以公司名義簽署的合同、協(xié)議、文件等具有法律效力的文書；2.向政府部門、金融機構(gòu)等提交的重要申請、報告等文件；3.公司法定代表人授權(quán)辦理的其他重大事項。（二）使用流程1.申請公司各部門因業(yè)務(wù)需要使用法人章時，應(yīng)填寫《法人章使用申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細注明用章事項、用章文件名稱、份數(shù)、蓋章時間等信息。申請表須經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交相關(guān)證明材料，如合同草稿、文件審批單等。2.審核申請表及相關(guān)材料提交至[審核部門]進行審核。審核人員應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)實際情況，對用章事項的合法性、必要性、準(zhǔn)確性進行嚴(yán)格審查。對于涉及重大經(jīng)濟業(yè)務(wù)、法律糾紛等重要事項的用章申請，審核部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，并提交書面審核意見。3.批準(zhǔn)經(jīng)審核通過的申請表，由公司[具體批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)]進行最終批準(zhǔn)。批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)審核意見，綜合考慮公司利益和風(fēng)險因素，做出是否同意用章的決定。對于不同意用章的申請，批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在申請表上注明原因，并及時反饋給申請部門。4.蓋章申請部門持經(jīng)批準(zhǔn)的申請表到法人章保管人員處辦理蓋章手續(xù)。保管人員應(yīng)嚴(yán)格核對申請表上的批準(zhǔn)簽字和相關(guān)證明材料，確認(rèn)無誤后方可蓋章。蓋章時應(yīng)確保印章清晰、端正，騎年蓋月，不得模糊、重疊或遺漏。蓋章后，保管人員應(yīng)在申請表上登記蓋章日期、蓋章人等信息，并留存一份申請表及相關(guān)材料備案。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，需立即使用法人章且無法按照正常流程進行申請、審核和批準(zhǔn)時，相關(guān)人員應(yīng)電話向公司[具體批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)]報告情況，經(jīng)同意后可先行用章，但事后必須在[規(guī)定時間]內(nèi)補辦完整的申請、審核和批準(zhǔn)手續(xù)。2.對于異地用章或需要通過郵寄、傳真等方式蓋章的情況，申請部門應(yīng)提前與法人章保管人員溝通協(xié)調(diào)，并按照以下流程操作：申請部門將填好并經(jīng)本部門負責(zé)人簽字的申請表及相關(guān)證明材料掃描件發(fā)送至法人章保管人員郵箱。保管人員收到郵件后，進行初步審核，并與申請部門電話確認(rèn)相關(guān)事宜。審核通過后，保管人員將申請表及證明材料原件傳真或郵寄至異地指定蓋章地點。在異地蓋章完成后，申請部門應(yīng)及時將蓋章后的文件掃描件反饋給保管人員，并確保原件在規(guī)定時間內(nèi)寄回公司備案。四、法人章使用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對法人章的使用情況進行審計檢查，重點審查用章申請、審核、批準(zhǔn)流程的執(zhí)行情況，以及用章事項的合法性、合規(guī)性和真實性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督管理1.法人章保管人員應(yīng)建立法人章使用登記臺賬，詳細記錄每次用章的日期、申請部門、用章事項、用章文件名稱、份數(shù)、蓋章人等信息，確保臺賬記錄準(zhǔn)確、完整。2.公司[具體監(jiān)督部門]應(yīng)不定期對法人章使用登記臺賬進行檢查，核實臺賬記錄與實際用章情況是否一致。同時，加強對保管人員的日常監(jiān)督，防止保管人員違規(guī)使用法人章。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用法人章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，責(zé)令立即改正，并對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育；情節(jié)嚴(yán)重的，給予警告、罰款、降職、撤職等處分，直至解除勞動合同；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.因違規(guī)使用法人章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。公司將保留通過法律途徑追究其責(zé)任的權(quán)利。五、法人章的更換與銷毀（一）更換1.法人章如有磨損、損壞或因其他原因需要更換時，保管人員應(yīng)及時向公司[具體管理部門]提出書面申請，并附上原印章。2.[具體管理部門]在收到申請后，應(yīng)組織相關(guān)人員進行審核，確認(rèn)需要更換后，報公司[具體批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)]批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由公司指定的刻章單位按照規(guī)定的規(guī)格、樣式重新刻制法人章，并將新章啟用日期及時通知各部門。新章啟用后，原法人章應(yīng)立即停止使用，并按照規(guī)定進行妥善保管或銷毀。（二）銷毀1.停止使用的法人章應(yīng)及時進行銷毀。銷毀工作應(yīng)由公司[具體管理部門]組織實施，會同公司內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)部門共同見證銷毀過程。2.銷毀方式可采用切割、粉碎等物理方法，確保印章無法復(fù)原。銷毀過程中，應(yīng)填寫《法人章銷毀登記表》，詳細記錄銷毀日期、印章名稱、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.《法人章銷毀登記表》應(yīng)作為公司檔案資料妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司[解釋部門]負責(zé)解釋。（二）修訂與補充本制度將根據(jù)國家法律法規(guī)、公司業(yè)務(wù)發(fā)展及實際執(zhí)行情況適時進行修訂和補充。