公司廣告宣傳品管理制度一、總則1.目的為加強公司廣告宣傳品的管理，規范廣告宣傳品的設計、制作、使用、發放及保管等流程，確保廣告宣傳品的有效利用，樹立公司良好形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門以及與公司相關的各類廣告宣傳品的管理。3.定義本制度所稱廣告宣傳品，是指公司為宣傳企業形象、推廣產品或服務而制作的各類印刷品、實物贈品、視聽資料、電子宣傳資料等，包括但不限于海報、宣傳單頁、宣傳冊、產品目錄、禮品、光盤、電子文檔等。二、管理職責1.市場部負責公司廣告宣傳品的整體策劃與設計需求的提出。依據公司營銷策略，制定年度廣告宣傳品制作計劃，并報相關領導審批。負責廣告宣傳品制作供應商的選擇、洽談與合作管理。負責廣告宣傳品的驗收、入庫、發放、使用監督及庫存管理等工作。2.各需求部門根據業務需要，提前向市場部提交廣告宣傳品的使用申請，明確規格、數量、用途、發放范圍等詳細信息。負責本部門領用廣告宣傳品的使用管理，確保合理使用，并及時反饋使用效果。3.設計部門（如有）根據市場部的設計需求，負責廣告宣傳品的創意設計、排版制作等工作。配合市場部對設計方案進行修改完善，直至達到滿意效果。4.財務部負責廣告宣傳品制作費用的預算審核、報銷審核等財務管理工作。協助市場部進行廣告宣傳品成本核算與控制。5.行政部協助市場部做好廣告宣傳品的發放、使用監督等相關工作。負責公司辦公區域廣告宣傳品的張貼、擺放等管理工作。三、廣告宣傳品的設計與制作1.設計需求提出市場部應根據公司年度營銷計劃、產品推廣活動、品牌建設等需求，提前策劃廣告宣傳品的設計方案。各需求部門如有特殊的廣告宣傳品設計需求，應提前向市場部提交書面申請，說明設計目的、內容要求、目標受眾、使用場景等詳細信息。2.設計流程市場部收到設計需求后，整理相關資料并與設計部門（如有）溝通，明確設計要點和風格要求。設計部門根據需求進行創意設計，形成初稿后提交市場部審核。市場部組織相關部門及人員對設計初稿進行評審，提出修改意見。設計部門根據評審意見對設計稿進行修改完善，直至通過審核。3.制作供應商選擇市場部負責廣告宣傳品制作供應商的選擇。應通過多種渠道收集供應商信息，進行綜合評估，選擇具有良好信譽、質量可靠、價格合理、服務優質的供應商。對選定的供應商，應簽訂詳細的制作合同，明確雙方的權利義務、制作要求、質量標準、交貨時間、付款方式等條款。4.制作過程監控市場部應與供應商保持密切溝通，及時了解制作進度，對制作過程進行必要的監控和協調，確保廣告宣傳品按時、按質完成制作。制作過程中如發現質量問題或與設計稿不符的情況，市場部應及時要求供應商進行整改，直至達到要求。5.驗收廣告宣傳品制作完成后，市場部應組織相關人員按照合同要求和設計稿進行驗收。驗收內容包括廣告宣傳品的材質、規格、顏色、印刷質量、文字內容、數量等是否符合要求。驗收合格的廣告宣傳品應辦理入庫手續；驗收不合格的，應及時與供應商協商解決，要求其重新制作或采取補救措施。四、廣告宣傳品的使用與發放1.使用申請各需求部門如需使用廣告宣傳品，應提前填寫《廣告宣傳品使用申請表》，詳細注明使用目的、宣傳活動名稱、發放范圍、預計使用數量、使用時間等信息，并提交部門負責人審核簽字。《廣告宣傳品使用申請表》經部門負責人審核同意后，提交市場部審批。市場部應根據庫存情況、年度制作計劃等進行審批，對于超出預算或不合理的申請予以調整或駁回。2.發放管理市場部根據審批通過的《廣告宣傳品使用申請表》，辦理廣告宣傳品的發放手續。發放時應填寫《廣告宣傳品發放登記表》，詳細記錄發放日期、領取部門、領取人、發放數量、用途等信息，并由領取人簽字確認。對于需批量發放的廣告宣傳品，可由需求部門指定專人統一領取；對于零散發放的，應按照申請表中的發放范圍逐一發放。市場部應建立廣告宣傳品發放臺賬，定期核對發放情況，確保賬物相符。3.使用監督行政部負責對公司辦公區域廣告宣傳品的張貼、擺放等進行日常監督，確保其整齊、美觀、規范，符合公司形象要求。各需求部門應負責本部門領用廣告宣傳品的使用管理，確保其按照申請用途合理使用，不得擅自更改使用范圍、用途或挪作他用。市場部應定期對廣告宣傳品的使用情況進行檢查和評估，了解使用效果，收集反饋意見，及時發現問題并采取改進措施。五、廣告宣傳品的庫存管理1.入庫管理廣告宣傳品驗收合格后，市場部應及時辦理入庫手續，填寫《廣告宣傳品入庫單》，詳細記錄入庫日期、名稱、規格、數量、供應商等信息。入庫的廣告宣傳品應按照類別、規格、型號等進行分類存放，建立清晰的庫存臺賬，便于查詢和管理。2.庫存盤點市場部應定期對廣告宣傳品庫存進行盤點，確保賬物相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點結束后，應編制《廣告宣傳品庫存盤點表》，記錄實際庫存數量、賬存數量、差異數量及原因等信息。如發現賬物不符的情況，應及時查明原因，進行調整，并上報相關領導。3.庫存預警市場部應根據廣告宣傳品的使用頻率、歷史數據等設定合理的庫存預警線。當庫存數量低于預警線時，應及時提出補貨申請，確保廣告宣傳品的正常供應。對于長期積壓或不再使用的廣告宣傳品，市場部應及時清理，提出處理建議，報相關領導審批后進行處置。六、廣告宣傳品的費用管理1.預算編制市場部應根據公司年度營銷計劃和廣告宣傳品制作需求，編制廣告宣傳品制作費用預算，報財務部審核，經公司領導審批后納入年度預算管理。廣告宣傳品制作費用預算應明確各項費用的明細，包括設計費、制作費、印刷費、運輸費、倉儲費等，并根據實際情況進行合理估算。2.費用報銷廣告宣傳品制作完成并驗收合格后，供應商應按照合同約定提供正規發票。市場部憑發票、制作合同、驗收報告等相關憑證填寫費用報銷單，經部門負責人審核簽字后，報財務部審核報銷。財務部應嚴格按照公司財務制度對廣告宣傳品費用報銷進行審核，確保費用支出真實、合理、合規。對于不符合規定的報銷申請，應予以拒絕。3.成本控制市場部應在廣告宣傳品設計、制作過程中，充分考慮成本因素，優化設計方案，選擇合適的制作工藝和供應商，控制制作成本。財務部應定期對廣告宣傳品費用進行分析，與預算進行對比，及時發現成本控制方面存在的問題，并提出改進建議，協助市場部做好成本控制工作。七、廣告宣傳品的回收與銷毀1.回收對于已發放的廣告宣傳品，如因活動結束、宣傳任務完成等原因不再使用的，各需求部門應負責及時回收，并交回市場部。回收的廣告宣傳品應保持完好，如有損壞或缺失，應注明原因。2.銷毀市場部對回收的廣告宣傳品進行整理和審核，對于確實不再需要的，應填寫《廣告宣傳品銷毀申請表》，報相關領導審批。經批準后，市場部應組織專人對廣告宣傳品進行銷毀，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀數