制造業檔案檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在生產經營、行政管理等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全。2.分類管理原則：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，便于管理和查找。3.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有效服務。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負責制定和完善檔案管理制度，指導、監督各部門的檔案管理工作，集中保管公司各類檔案，并提供檔案利用服務。具體職責如下：1.負責檔案管理規章制度的制定、修訂和組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負責檔案庫房的建設、管理和維護，確保檔案的安全保管。4.負責檔案信息的數字化處理，建立檔案數據庫，實現檔案信息的快速檢索和利用。5.負責組織檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的真實性和完整性。6.負責為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等利用服務，并做好登記和統計工作。7.負責與外部檔案管理機構的聯系與溝通，做好檔案的移交、接收等工作。（二）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，并指定專人負責檔案管理工作。具體職責如下：1.負責收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.按照公司檔案分類方案，對本部門檔案進行分類整理，并定期移交綜合管理部。3.負責本部門檔案的臨時保管，做好檔案的安全保密工作。4.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業執照、公司章程、組織機構代碼證等。2.公司生產經營活動中形成的文件材料，包括產品研發、生產制造、質量管理、市場營銷、財務管理等方面的文件。3.公司行政管理活動中形成的文件材料，如行政公文、會議紀要、工作計劃、工作總結等。4.公司人力資源管理活動中形成的文件材料，如員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利等方面的文件。5.公司對外交往活動中形成的文件材料，如合同協議、往來信函、招投標文件等。6.公司基本建設、技術改造等項目中形成的文件材料，如項目立項、可行性研究報告、設計圖紙、施工文件等。7.公司設備儀器采購、使用、維護等過程中形成的文件材料，如設備清單、操作規程、維修記錄等。8.公司其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應按照檔案收集范圍，認真收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并進行初步整理。3.對于重要文件材料，應及時收集并妥善保管，防止丟失或損壞。4.檔案收集人員應定期將收集到的文件材料移交本部門檔案管理人員進行集中整理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實現檔案信息的數字化存儲和共享。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，具體分類方案如下：行政管理類：包括公司行政公文、會議紀要、工作計劃、工作總結、規章制度、人事檔案等。生產經營類：包括產品研發、生產制造、質量管理、市場營銷、財務管理等方面的文件。基本建設類：包括公司基本建設、技術改造等項目中形成的文件材料。設備儀器類：包括公司設備儀器采購、使用、維護等過程中形成的文件材料。其他類：包括公司對外交往活動中形成的文件材料、公司榮譽證書等其他具有保存價值的文件材料。2.編號：對分類后的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于管理和查找。編號方法如下：一級類目編號：采用大寫英文字母表示，如“A”表示行政管理類，“B”表示生產經營類，“C”表示基本建設類，“D”表示設備儀器類，“E”表示其他類。二級類目編號：采用兩位阿拉伯數字表示，如“A01”表示行政公文，“A02”表示會議紀要等。三級類目編號：采用三位阿拉伯數字表示，如“A01001”表示公司紅頭文件，“A01002”表示部門發文等。3.編目：對每份檔案進行編目，編目內容包括檔號、題名、日期、責任者、保管期限、密級等。編目應準確、完整，便于查閱和統計。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和利用。對于幅面較大的圖紙等文件材料，應折疊成A4紙大小后再進行裝訂。四、檔案的保管（一）庫房建設1.檔案庫房應選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的地方。2.庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度計、空調、消防器材、防蟲藥品、除濕機等，確保檔案的安全保管。3.庫房應設置不同的功能區域，如檔案存放區、整理區、查閱區等，便于檔案的管理和利用。（二）檔案上架1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.上架的檔案應排列整齊，標識清晰，不得隨意堆放。3.對于電子檔案，應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，確保數據的安全。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責和工作流程。2.庫房管理人員應定期對庫房進行檢查，確保檔案的安全保管。檢查內容包括檔案的存放情況、溫濕度情況、設施設備運行情況等。3.嚴格控制庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。4.做好庫房的清潔衛生工作，定期對庫房進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。5.加強庫房的安全管理，嚴禁無關人員進入庫房。庫房管理人員應嚴格遵守安全操作規程，確保庫房安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規定為依據，結合公司實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的、歷史的觀點，從公司的整體利益出發，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內容，分析檔案的形成背景、作用和歷史價值。2.參考檔案的保管期限表，結合公司實際情況，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經公司主管領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并進行現場監督。銷毀過程中應確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經公司主管領導批準。（二）利用方式1.查閱：公司內部各部門及員工可到綜合管理部檔案查閱室查閱檔案。查閱時應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內容等。2.借閱：公司內部各部門因工作需要借閱檔案，須填寫檔案借閱申請表，經部門負責人簽字、綜合管理部負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。外單位借閱公司檔案，須經公司主管領導批準，并簽訂檔案借閱協議，明確借閱期限、查閱范圍、保密責任等。3.復制：因工作需要，可對檔案進行復制。復制檔案應填寫檔案復制申請表，經綜合管理部負責人審批后，方可復制。復制的檔案應加蓋綜合管理部檔案專用章。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。如需引用檔案內容，應注明檔案來源。3.查閱、借閱檔案人員應按時歸還檔案，如遇特殊情況不能按時歸還，應辦理延期手續。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案信息的數字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對公司現有檔案進行數字化處理，建立檔案數據庫。數字化處理應包括檔案的掃描、圖像處理、數據掛接、存儲等環節。2.檔案信息化管理系統建設：開發或選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統，實現檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、檢索、利用、統計等功能的信息化管理。3.網絡建設：建立檔案信息化管理網絡，實現檔案信息在公司內部的快速傳輸和共享。（三）信息化管理要求1.檔案信息化管理系統應具備