安監(jiān)局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)安監(jiān)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，為安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安監(jiān)局在履行安全生產(chǎn)監(jiān)督管理職責(zé)過程中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則安監(jiān)局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全局檔案進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、收集整理、保管利用等工作。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映安監(jiān)局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況和歷史面貌，確保檔案的真實(shí)性和完整性。3.科學(xué)規(guī)范原則按照國家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂等，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)，確保檔案信息不丟失、不損壞、不泄露。嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案失密、泄密事件發(fā)生。5.高效利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案利用，充分發(fā)揮檔案在安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作中的作用。二、檔案管理部門與職責(zé)（一）檔案管理部門安監(jiān)局設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全局檔案管理工作的組織實(shí)施和日常運(yùn)行。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合安監(jiān)局實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、征集安監(jiān)局在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案資料，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管提供符合檔案保管要求的庫房和設(shè)施設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案實(shí)體安全。采取有效措施，防止檔案霉變、蟲蛀、鼠咬等損壞現(xiàn)象發(fā)生。4.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、更新、維護(hù)等工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。5.檔案利用服務(wù)建立健全檔案查閱、借閱制度，為安監(jiān)局內(nèi)部各部門及相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為安全生產(chǎn)監(jiān)督管理決策提供參考依據(jù)。6.檔案鑒定與銷毀按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已到保管期限、確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。嚴(yán)格履行檔案鑒定、銷毀審批手續(xù)，確保檔案銷毀工作的合法性和規(guī)范性。7.培訓(xùn)與指導(dǎo)對(duì)安監(jiān)局各部門檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。協(xié)助各部門做好本部門檔案的收集、整理、保管等工作。8.其他職責(zé)完成安監(jiān)局領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文件材料安監(jiān)局制發(fā)的各類文件、通知、規(guī)定、辦法等，包括正本、定稿、發(fā)文稿紙、附件等。2.會(huì)議材料安監(jiān)局召開的各類會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要、記錄等材料。3.安全生產(chǎn)監(jiān)管業(yè)務(wù)材料安全生產(chǎn)監(jiān)督檢查記錄、隱患排查治理臺(tái)賬、事故調(diào)查報(bào)告、安全生產(chǎn)許可證審批文件、企業(yè)安全評(píng)價(jià)報(bào)告等。4.人事檔案安監(jiān)局工作人員的履歷表、任免文件、考核材料、工資福利材料、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲材料等。5.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等。6.基建檔案安監(jiān)局辦公場(chǎng)所建設(shè)、維修改造項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.設(shè)備檔案安監(jiān)局購置的各類設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處置文件等。8.聲像檔案安監(jiān)局工作中形成的照片、錄音、錄像等資料，包括重大安全生產(chǎn)活動(dòng)、事故應(yīng)急救援、領(lǐng)導(dǎo)視察等方面的聲像資料。9.電子檔案安監(jiān)局在業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的電子文件、數(shù)據(jù)等，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、安全生產(chǎn)監(jiān)管信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集工作，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全、完整。2.對(duì)收集的檔案材料，應(yīng)確保其內(nèi)容真實(shí)、字跡清晰、格式規(guī)范，并按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、安全生產(chǎn)監(jiān)管業(yè)務(wù)類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、基建管理類、設(shè)備管理類、聲像檔案類、電子檔案類等若干大類，各大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號(hào)為每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和檢索。編號(hào)方法可采用年度類別順序號(hào)的形式，如“2023AJ001”，其中“2023”表示年度，“AJ”表示安全生產(chǎn)監(jiān)管業(yè)務(wù)類，“001”表示該類檔案中的順序號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。檔案目錄可采用紙質(zhì)形式或電子形式，以便于查詢和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。（二）保管要求1.上架存放檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放。2.標(biāo)識(shí)清晰在檔案架、檔案盒等顯著位置標(biāo)注檔案類別、編號(hào)、保管期限等信息，便于識(shí)別和管理。3.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)霉變檔案進(jìn)行消毒處理等。4.溫濕度控制庫房內(nèi)應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)采取通風(fēng)、除濕、加濕等措施。5.防蟲防鼠定期對(duì)庫房進(jìn)行防蟲防鼠檢查，采取投放防蟲藥品、放置鼠夾等措施，防止檔案遭受蟲蛀、鼠咬。6.安全保衛(wèi)加強(qiáng)庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全防范設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。五、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立功能完善、運(yùn)行高效的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化采集對(duì)庫存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容清晰可讀。掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，存儲(chǔ)格式應(yīng)為通用的圖像格式，如PDF、TIFF等。同時(shí)，對(duì)檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和錄入，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)等信息。（三）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊用于檔案數(shù)據(jù)的錄入、修改、刪除等操作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案檢索模塊提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱模塊實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。4.檔案編研模塊支持檔案編研工作，如編寫大事記、專題匯編、檔案資料匯編等，提高檔案信息的開發(fā)利用價(jià)值。5.統(tǒng)計(jì)分析模塊對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、利用情況統(tǒng)計(jì)、保管期限統(tǒng)計(jì)等，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.安全管理模塊設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，對(duì)不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)的操作日志進(jìn)行記錄，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、磁盤陣列備份等多種形式。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的地點(diǎn)，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.安監(jiān)局內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等依法查閱檔案。（二）查閱與借閱流程1.查閱申請(qǐng)安監(jiān)局內(nèi)部各部門需查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.審批檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)和查閱范圍，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱申請(qǐng)，需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱服務(wù)檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱申請(qǐng)因工作需要借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。5.審批檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)涉及重要檔案或機(jī)密檔案的借閱申請(qǐng)，需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。6.借閱登記檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱登記手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并告知借閱期限和歸還要求。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案。7.歸還借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用效果跟蹤檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用頻率、利用效果等信息。通過發(fā)放調(diào)查問卷、召開座談會(huì)等方式，收集利用人員對(duì)檔案管理工作的意見和建議，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案內(nèi)容的重要性審查檔案所反映的工作內(nèi)容是否具有重要的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)意義或?qū)Π踩a(chǎn)監(jiān)督管理工作具有重要的參考作用。2.檔案的形成時(shí)間根據(jù)檔案形成的時(shí)間，判斷其是否已過有效保存期限。一般來說，近期形成的檔案保存價(jià)值相對(duì)較高，遠(yuǎn)期檔案可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。3.檔案的完整性檢查檔案是否完整無缺，是否存在缺頁、破損、字跡模糊等情況。對(duì)不完整的檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和可補(bǔ)充性，綜合考慮是否具有保存價(jià)值。4.檔案的重復(fù)程度對(duì)內(nèi)容重復(fù)、價(jià)值不大的檔案進(jìn)行評(píng)估，確定是否需要保留。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映安監(jiān)局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如安監(jiān)局成立以來的重要文件、重大事故調(diào)查報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)批示等。2.長期保管反映安監(jiān)局一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。如年度安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、一般性安全生產(chǎn)監(jiān)管業(yè)務(wù)文件等。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。如臨時(shí)性的工作通知、會(huì)議記錄、一般性的報(bào)表等。（五）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)檔案鑒定工作小組對(duì)已鑒定確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)等信息。2.審批《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)經(jīng)安監(jiān)局分管領(lǐng)導(dǎo)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀實(shí)施檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷