往來帳對帳管理制度一、總則（一）目的為了加強公司往來帳的管理，規范往來帳的核對工作，確保公司財務信息的準確性和完整性，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與供應商、客戶及其他相關單位之間的往來帳核對管理。（三）職責分工1.財務部門負責往來帳的核算、記錄和定期核對工作。制定往來帳核對計劃，并組織實施。對核對過程中發現的問題及時進行分析和處理，編制往來帳差異調節表。定期向管理層匯報往來帳核對情況。2.業務部門負責與往來單位的日常溝通協調，提供相關業務資料和信息。協助財務部門進行往來帳的核對工作，對存在疑問的業務事項進行解釋和說明。負責跟蹤往來款項的催收和支付情況，及時反饋異常信息。3.審計部門對往來帳核對工作進行監督和審計，檢查核對程序的執行情況和結果的準確性。對往來帳管理中存在的問題提出改進建議和意見。二、往來帳核算原則（一）真實性原則往來帳的核算應基于實際發生的經濟業務，如實記錄往來款項的增減變動情況。（二）及時性原則業務發生后，應及時進行帳務處理，確保往來帳信息的及時性和準確性。（三）清晰性原則往來帳的記錄應清晰明了，每筆業務都應有明確的對應關系，便于核對和查詢。（四）權責發生制原則按照權責發生制原則確認收入和費用，相應地確認往來帳項。三、往來帳核對流程（一）定期核對1.財務部門每月末應對各類往來帳進行全面核對，包括應收賬款、應付賬款、其他應收款、其他應付款等。2.對于應收賬款，應與客戶的對賬單進行核對，檢查金額、賬期、業務內容等是否一致。3.對于應付賬款，應與供應商的發票及對賬單進行核對，核實采購業務的真實性和金額準確性。4.其他應收款和其他應付款應根據具體業務內容，與相關責任人或單位進行核對。（二）臨時核對1.在業務發生重大變化、涉及金額較大或存在疑問時，應及時進行臨時核對。2.例如，當客戶提出對賬差異或供應商調整貨款時，業務部門應及時與財務部門溝通，共同進行核對。（三）核對記錄與差異處理1.每次核對應做好記錄，包括核對時間、核對內容、雙方核對人員、差異情況及處理結果等。2.如發現差異，應及時分析原因，屬于記帳錯誤的，應及時進行調整；屬于業務問題的，業務部門應與對方單位協商解決，并將處理結果反饋給財務部門。3.對于長期存在的重大差異，應提交管理層研究處理，并采取相應的防范措施。四、往來帳對賬單管理（一）對賬單格式1.財務部門應制定統一規范的往來帳對賬單格式，明確列出往來單位名稱、賬號、期初余額、本期發生額、期末余額、業務明細等內容。2.對賬單應加蓋公司財務專用章。（二）對賬單發送1.每月初，財務部門應及時向往來單位發送上月的對賬單。2.對于應收賬款的對賬單，應在規定的賬期前發送，提醒客戶核對賬目。3.對賬單可通過郵寄、電子郵件、專人送達等方式發送給往來單位。（三）對賬單反饋1.往來單位應在收到對賬單后的規定時間內進行核對，并將核對結果反饋給公司財務部門。2.反饋方式可包括蓋章確認、書面回復、電子文檔回復等。（四）對賬單存檔1.財務部門應將往來單位反饋的對賬單及相關回復資料進行存檔，作為往來帳核對的重要依據。2.對賬單存檔期限應符合公司檔案管理規定，以便日后查閱和審計。五、往來帳催款與付款管理（一）應收賬款催款1.業務部門應定期對應收賬款進行梳理，對于逾期未收回的款項，及時制定催款計劃。2.催款方式可包括電話催款、郵件催款、上門催款等。3.財務部門應協助業務部門提供應收賬款的詳細信息和賬齡分析，以便制定有效的催款策略。4.對于長期拖欠且催款無效的客戶，應采取進一步的法律措施，維護公司的合法權益。（二）應付賬款付款1.財務部門應按照合同約定的付款期限，及時安排應付賬款的支付。2.付款前應認真核對發票、合同等相關資料，確保付款金額準確無誤。3.對于有疑問的付款業務，應暫停支付，并與供應商進行溝通核實。4.付款后應及時進行賬務處理，更新往來帳記錄。六、往來帳審計監督（一）內部審計1.審計部門應定期對往來帳進行審計，檢查往來帳的核算是否符合本制度規定，核對程序是否執行到位。2.審計內容包括往來帳的真實性、準確性、完整性，對賬單管理情況，催款與付款管理情況等。3.審計過程中發現的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部審計1.在公司進行年度審計、專項審計或其他外部審計時，往來帳作為重要的審計內容之一。2.財務部門應積極配合外部審計機構的工作，提供真實、完整的往來帳資料。3.對于外部審計提出的關于往來帳的問題和建議，應認真對待，及時整改。七、往來帳信息安全管理（一）數據保密1.往來帳涉及公司的財務信息和商業機密，財務部門及相關人員應嚴格保密。2.嚴禁未經授權的人員訪問、查詢和使用往來帳數據。（二）數據備份1.財務部門應定期對往來帳數據進行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤備份等多種形式。2.備份數據應妥善保管，存儲在安全的地點，并定期進行檢查和恢復測試，確保數據的安全性和可用性。（三）網絡安全1.在使用電子方式進行往來帳核對和管理時，應加強網絡安全防護，設置必要的用戶權限和密碼。2.防止網絡攻擊、數據泄露等安全事件的發生，保障往來帳信息系統的正常運行。八、培訓與宣傳（一）培訓1.財務部門應對涉及往來帳管理的相關人員進行定期培訓，包括財務人員、業務人員等。2.培訓內容包括往來帳核算制度、核對流程、對賬單管理、催款與付款管理、審計監督等方面的知識和技能。3.通過培訓，提高相關人員的業務水平和責任意識，確保往來帳管理工作的規范開展。（二）宣傳1.在公司內部宣傳往來帳管理的重要性和相關制度要求，提高全體員工對往來帳管理工作的認識。2.鼓勵員工積極參與和配合往