政府接待辦管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范政府接待辦的工作流程，提高接待服務(wù)質(zhì)量，展示政府良好形象，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于政府接待辦全體工作人員及參與接待工作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.熱情周到原則以熱情友好的態(tài)度對(duì)待來(lái)訪客人，提供細(xì)致、周到的服務(wù)，讓客人感受到賓至如歸。2.勤儉節(jié)約原則嚴(yán)格控制接待費(fèi)用，杜絕鋪張浪費(fèi)，在保證接待質(zhì)量的前提下，合理安排經(jīng)費(fèi)支出。3.對(duì)口接待原則根據(jù)客人的身份和來(lái)訪目的，安排相應(yīng)級(jí)別的人員進(jìn)行對(duì)口接待，確保接待工作的針對(duì)性和有效性。4.安全保密原則保障客人的人身安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不泄露接待工作中的敏感信息。二、接待工作流程（一）接待申請(qǐng)1.各部門(mén)因工作需要安排接待任務(wù)時(shí)，應(yīng)提前填寫(xiě)《接待申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明來(lái)訪客人的基本信息（包括姓名、單位、職務(wù)、人數(shù)、來(lái)訪目的等）、接待時(shí)間、接待規(guī)格、接待要求等內(nèi)容。2.將《接待申請(qǐng)表》提交至接待辦負(fù)責(zé)人審核，接待辦負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，并確定接待方案。（二）接待方案制定1.根據(jù)接待申請(qǐng)表的內(nèi)容，接待辦工作人員制定具體的接待方案，包括接待日程安排、陪同人員安排、餐飲住宿安排、車輛安排、參觀考察安排等。2.接待方案應(yīng)明確各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員等詳細(xì)信息，并報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（三）接待準(zhǔn)備工作1.通知相關(guān)部門(mén)和人員根據(jù)接待方案，提前通知涉及到的部門(mén)和人員做好準(zhǔn)備工作，如會(huì)議室布置、資料準(zhǔn)備、車輛調(diào)度、餐飲住宿安排等。2.資料準(zhǔn)備準(zhǔn)備好與來(lái)訪客人相關(guān)的資料，如政府宣傳資料、工作匯報(bào)材料、禮品等，以便在接待過(guò)程中向客人展示和介紹。3.場(chǎng)地布置根據(jù)接待規(guī)格和客人需求，對(duì)會(huì)議室、接待室等場(chǎng)地進(jìn)行合理布置，擺放鮮花、水果、飲料等，營(yíng)造舒適、溫馨的接待環(huán)境。4.餐飲住宿安排按照接待標(biāo)準(zhǔn)，安排好客人的餐飲和住宿。餐飲應(yīng)注重菜品質(zhì)量和口味，體現(xiàn)當(dāng)?shù)靥厣?；住宿?yīng)選擇安全、舒適、便捷的酒店，并提前與酒店溝通協(xié)調(diào)，確保房間安排和服務(wù)質(zhì)量。5.車輛安排根據(jù)客人人數(shù)和活動(dòng)安排，合理調(diào)度車輛，確保車輛安全、整潔、舒適。司機(jī)應(yīng)提前做好車輛檢查和清潔工作，熟悉接待路線，按時(shí)接送客人。（四）接待實(shí)施1.迎接客人按照接待方案確定的時(shí)間和地點(diǎn)，安排專人迎接客人。迎接人員應(yīng)提前到達(dá)指定地點(diǎn)，與客人進(jìn)行親切友好的溝通，幫助客人搬運(yùn)行李，引導(dǎo)客人上車前往接待地點(diǎn)。2.介紹與交流在接待過(guò)程中，安排相關(guān)人員向客人介紹政府的基本情況、工作成果、發(fā)展規(guī)劃等內(nèi)容，增進(jìn)客人對(duì)政府的了解和認(rèn)識(shí)。同時(shí)，積極與客人進(jìn)行交流互動(dòng)，聽(tīng)取客人的意見(jiàn)和建議，解答客人的疑問(wèn)。3.參觀考察根據(jù)客人的需求和接待方案的安排，組織客人進(jìn)行參觀考察活動(dòng)。參觀考察的地點(diǎn)應(yīng)具有代表性和特色，能夠展示當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展成果和文化風(fēng)貌。在參觀考察過(guò)程中，安排專人進(jìn)行講解和引導(dǎo)，確保參觀考察活動(dòng)的順利進(jìn)行。4.會(huì)議安排根據(jù)接待工作的需要，安排相應(yīng)的會(huì)議。會(huì)議應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議資料準(zhǔn)備、會(huì)議室布置、設(shè)備調(diào)試等。在會(huì)議過(guò)程中，安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和服務(wù)工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。5.宴請(qǐng)安排根據(jù)接待規(guī)格和客人的飲食習(xí)慣，安排合適的宴請(qǐng)。宴請(qǐng)應(yīng)注重菜品質(zhì)量和文化內(nèi)涵，體現(xiàn)當(dāng)?shù)靥厣?。在宴?qǐng)過(guò)程中，安排專人負(fù)責(zé)服務(wù)工作，確保宴請(qǐng)活動(dòng)的順利進(jìn)行。同時(shí)，嚴(yán)格控制宴請(qǐng)費(fèi)用，杜絕鋪張浪費(fèi)。（五）送客安排1.根據(jù)客人的行程安排，提前確定送客時(shí)間和方式。送客人員應(yīng)提前到達(dá)指定地點(diǎn)，與客人進(jìn)行親切友好的溝通，幫助客人搬運(yùn)行李，引導(dǎo)客人上車。2.在送客過(guò)程中，向客人表示感謝，歡迎客人再次來(lái)訪，并邀請(qǐng)客人對(duì)政府的工作提出寶貴意見(jiàn)和建議。3.客人離開(kāi)后，及時(shí)清理接待現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)相關(guān)物品進(jìn)行整理和歸還，做好接待工作總結(jié)。三、接待費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.接待辦應(yīng)根據(jù)年度接待任務(wù)和接待標(biāo)準(zhǔn)，編制接待費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括餐飲費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)、禮品費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、參觀考察費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用。2.接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施，并嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.接待工作結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時(shí)整理接待費(fèi)用報(bào)銷憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等，并填寫(xiě)《接待費(fèi)用報(bào)銷單》。2.《接待費(fèi)用報(bào)銷單》應(yīng)詳細(xì)注明接待時(shí)間、接待對(duì)象、接待內(nèi)容、費(fèi)用明細(xì)等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，交財(cái)務(wù)部門(mén)審核報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，確保報(bào)銷費(fèi)用的真實(shí)性、合法性和合理性。對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷憑證，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕報(bào)銷。（三）費(fèi)用控制1.接待辦應(yīng)嚴(yán)格控制接待費(fèi)用支出，確保各項(xiàng)費(fèi)用不超過(guò)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。如因特殊情況需要超出預(yù)算的，應(yīng)提前報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.加強(qiáng)對(duì)接待費(fèi)用的核算和分析，定期對(duì)接待費(fèi)用的支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以改進(jìn)。3.建立接待費(fèi)用公示制度，定期對(duì)接待費(fèi)用的支出情況進(jìn)行公示，接受社會(huì)監(jiān)督。四、接待人員行為規(guī)范（一）儀表儀態(tài)1.接待人員應(yīng)保持良好的儀表儀態(tài)，穿著整潔、得體，舉止大方、端莊。2.頭發(fā)應(yīng)梳理整齊，面部應(yīng)保持清潔，不得留怪異發(fā)型和胡須，不得化濃妝。3.站立時(shí)應(yīng)挺胸收腹，雙手自然下垂或放在身前；坐姿應(yīng)端正，不得蹺二郎腿、抖腿等；行走時(shí)應(yīng)步伐輕盈、穩(wěn)健，不得奔跑、跳躍。（二）語(yǔ)言表達(dá)1.接待人員應(yīng)使用文明、禮貌、規(guī)范的語(yǔ)言，說(shuō)話語(yǔ)氣應(yīng)親切、溫和、自然。2.與客人交流時(shí)，應(yīng)注意傾聽(tīng)客人的講話，不得打斷客人的發(fā)言；回答客人的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、準(zhǔn)確無(wú)誤，不得含糊其辭、推諉塞責(zé)。3.不得使用粗俗、低俗、不文明的語(yǔ)言，不得在接待過(guò)程中與客人發(fā)生爭(zhēng)吵或沖突。（三）服務(wù)態(tài)度1.接待人員應(yīng)熱情、主動(dòng)、周到地為客人提供服務(wù)，做到微笑服務(wù)、有求必應(yīng)。2.對(duì)待客人應(yīng)一視同仁，不得歧視或偏袒任何客人。3.積極為客人解決問(wèn)題，提供幫助，讓客人感受到政府的關(guān)心和溫暖。（四）工作紀(jì)律1.接待人員應(yīng)嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.不得擅自離崗、脫崗，如需請(qǐng)假應(yīng)提前辦理請(qǐng)假手續(xù)。3.嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露接待工作中的敏感信息和客人的隱私。4.不得接受客人的禮品、禮金、有價(jià)證券等財(cái)物，不得參加客人安排的高消費(fèi)娛樂(lè)活動(dòng)。五、接待設(shè)施設(shè)備管理（一）設(shè)施設(shè)備配置1.根據(jù)接待工作的需要，合理配置接待設(shè)施設(shè)備，如會(huì)議室桌椅、音響設(shè)備、投影儀、空調(diào)、飲水機(jī)、沙發(fā)、茶幾、餐具、床上用品等。2.接待設(shè)施設(shè)備應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良、外觀美觀的產(chǎn)品，并符合環(huán)保、安全等要求。（二）設(shè)施設(shè)備維護(hù)1.建立接待設(shè)施設(shè)備維護(hù)管理制度，定期對(duì)接待設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。2.對(duì)接待設(shè)施設(shè)備的維護(hù)情況進(jìn)行記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決設(shè)施設(shè)備存在的問(wèn)題。3.如設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，確保在最短的時(shí)間內(nèi)恢復(fù)正常使用。（三）設(shè)施設(shè)備更新1.根據(jù)接待工作的發(fā)展和實(shí)際需要，適時(shí)對(duì)接待設(shè)施設(shè)備進(jìn)行更新和升級(jí)，提高接待設(shè)施設(shè)備的檔次和水平。2.對(duì)接待設(shè)施設(shè)備的更新和升級(jí)進(jìn)行論證和審批，確保更新和升級(jí)的必要性和合理性。3.新購(gòu)置的接待設(shè)施設(shè)備應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收和登記，并納入固定資產(chǎn)管理。六、接待檔案管理（一）檔案收集1.接待辦應(yīng)建立接待檔案管理制度，對(duì)接待工作中形成的各類文件、資料、記錄等進(jìn)行及時(shí)收集和整理。2.接待檔案的收集范圍包括接待申請(qǐng)表、接待方案、接待日程安排、陪同人員名單、餐飲住宿發(fā)票、會(huì)議資料、參觀考察記錄、客人反饋意見(jiàn)等。（二）檔案整理1.對(duì)接待檔案進(jìn)行分類整理，按照接待時(shí)間、接待對(duì)象、接待內(nèi)容等進(jìn)行編號(hào)和歸檔。2.接待檔案應(yīng)做到資料齊全、內(nèi)容完整、字跡清晰、裝訂整齊，并編制檔案目錄，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.設(shè)立專門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施等，確保接待檔案的安全保管。2.對(duì)接待檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施加以解決。3.嚴(yán)格遵守檔案保管期限規(guī)定，對(duì)接待檔案進(jìn)行妥善保管，不得擅自銷毀或丟失。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱接待檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《接待檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)接待辦負(fù)責(zé)