支付密碼器管理制度一、總則（一）目的為加強公司支付密碼器的管理，確保公司資金支付安全，規(guī)范支付密碼器的使用流程，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構使用支付密碼器進行資金支付業(yè)務的相關部門和人員。（三）基本原則1.安全性原則：支付密碼器的管理和使用應確保公司資金安全，防止未經(jīng)授權的操作和密碼泄露。2.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、金融監(jiān)管要求以及公司內部的財務管理制度。3.職責明確原則：明確各部門和人員在支付密碼器管理和使用中的職責，做到責任清晰、分工合理。4.流程規(guī)范原則：制定標準化的支付密碼器操作流程，確保每一筆資金支付都按照規(guī)定的程序進行。二、管理職責（一）財務部門1.負責支付密碼器的統(tǒng)一購置、發(fā)放、保管和維護。2.制定支付密碼器的使用規(guī)范和操作流程，并組織相關人員進行培訓。3.監(jiān)督檢查支付密碼器的使用情況，對違規(guī)操作及時進行糾正和處理。4.負責與銀行等金融機構溝通協(xié)調支付密碼器相關事宜，確保公司資金支付業(yè)務的順利進行。（二）使用部門1.負責本部門支付密碼器的日常使用和保管，指定專人負責操作，并確保操作人員具備必要的安全意識和操作技能。2.嚴格按照財務部門制定的支付密碼器使用規(guī)范和操作流程進行資金支付操作，確保支付信息的準確性和安全性。3.發(fā)現(xiàn)支付密碼器出現(xiàn)故障或異常情況時，及時通知財務部門進行處理，并配合做好相關記錄和調查工作。（三）信息技術部門1.負責支付密碼器相關系統(tǒng)的技術支持和維護，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.協(xié)助財務部門制定支付密碼器系統(tǒng)的安全策略和應急預案，對系統(tǒng)安全漏洞及時進行修復和防范。3.在支付密碼器系統(tǒng)出現(xiàn)技術故障時，及時響應并采取有效措施進行恢復，確保公司資金支付業(yè)務不受影響。三、支付密碼器的購置與發(fā)放（一）購置1.財務部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，提出支付密碼器的購置計劃，經(jīng)公司領導審批后，統(tǒng)一進行購置。2.購置支付密碼器時，應選擇具有良好信譽和技術實力的供應商，確保產(chǎn)品質量和安全性。3.支付密碼器的購置應簽訂正式合同，明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、售后服務等條款。（二）發(fā)放1.支付密碼器購置后，由財務部門進行驗收，檢查產(chǎn)品的外觀、功能等是否符合合同要求。2.驗收合格的支付密碼器，由財務部門進行編號登記，并建立支付密碼器臺賬，記錄每臺支付密碼器的購置時間、使用部門、保管人員等信息。3.財務部門根據(jù)各使用部門的需求，將支付密碼器發(fā)放至使用部門，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應在支付密碼器交接清單上簽字確認，明確責任。四、支付密碼器的保管（一）保管要求1.支付密碼器應妥善保管，存放于安全、保密的場所，防止丟失、被盜或損壞。2.使用部門應指定專人負責支付密碼器的保管，保管人員應具備較強的責任心和安全意識，不得擅自將支付密碼器轉借他人使用。3.支付密碼器的保管人員應定期對支付密碼器進行檢查和維護，確保其正常運行。如發(fā)現(xiàn)支付密碼器出現(xiàn)故障或異常情況，應及時報告財務部門進行處理。（二）密碼管理1.支付密碼器的開機密碼、用戶密碼等應嚴格保密，不得泄露給他人。2.開機密碼、用戶密碼等應定期更換，更換周期不得超過[X]個月。更換密碼時，應確保新密碼具有足夠的強度和復雜性，避免使用簡單易猜的密碼。3.支付密碼器的密碼應采用加密存儲方式，存儲介質應妥善保管，防止密碼被竊取或篡改。（三）存放環(huán)境1.支付密碼器應存放在干燥、通風、溫度適宜的環(huán)境中，避免受潮、受熱、受磁等影響。2.支付密碼器不得與其他磁性物品、電子設備等放置在一起，防止相互干擾。3.支付密碼器存放場所應配備必要的安全防護設施，如防盜門、保險柜、監(jiān)控設備等，確保支付密碼器的安全。五、支付密碼器的使用（一）使用流程1.資金支付業(yè)務發(fā)生時，使用部門的操作人員應首先登錄支付密碼器系統(tǒng)，輸入正確的開機密碼和用戶密碼，進入系統(tǒng)操作界面。2.根據(jù)支付憑證上的相關信息，如付款賬號、收款賬號、金額、日期等，在支付密碼器系統(tǒng)中錄入支付信息，并生成支付密碼。3.將生成的支付密碼填寫在支付憑證上規(guī)定的位置，并加蓋支付密碼器使用專用章。4.支付憑證經(jīng)相關人員審核簽字后，提交銀行等金融機構進行資金支付。（二）操作規(guī)范1.操作人員應嚴格按照支付密碼器系統(tǒng)的操作提示進行操作，確保支付信息的準確錄入。2.在錄入支付信息時，應仔細核對付款賬號、收款賬號、金額、日期等信息，確保與支付憑證一致。如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應及時更正。3.支付密碼生成后，應認真核對密碼的準確性，確保密碼清晰、完整。如發(fā)現(xiàn)密碼有誤，應重新生成支付密碼。4.支付密碼器使用專用章應妥善保管，專人使用，不得隨意轉借他人。使用專用章時，應確保印章清晰、完整，加蓋位置正確。（三）異常處理1.在支付密碼器使用過程中，如出現(xiàn)系統(tǒng)故障、密碼錯誤、支付密碼器損壞等異常情況，操作人員應立即停止操作，并及時通知財務部門進行處理。2.財務部門接到異常情況報告后，應迅速組織技術人員進行排查和修復，確保支付密碼器系統(tǒng)盡快恢復正常運行。3.在支付密碼器系統(tǒng)故障期間，如需進行緊急資金支付，應采取手工填寫支付密碼等應急措施，并嚴格按照公司內部的審批流程進行操作，確保資金支付安全。六、支付密碼器的變更與注銷（一）變更1.因公司業(yè)務調整、人員變動等原因，需要變更支付密碼器的使用部門、保管人員等信息時，由使用部門填寫支付密碼器變更申請表，經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交財務部門審核。2.財務部門審核通過后，對支付密碼器臺賬進行相應變更，并通知相關部門和人員做好交接工作。3.支付密碼器變更后，新的保管人員應及時修改支付密碼器的開機密碼、用戶密碼等信息，并重新進行初始化設置。（二）注銷1.支付密碼器因損壞、丟失、停用等原因需要注銷時，由使用部門填寫支付密碼器注銷申請表，經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交財務部門審核。2.財務部門審核通過后，對支付密碼器進行注銷處理，并在支付密碼器臺賬中予以注明。3.支付密碼器注銷后，其相關的存儲介質和密碼等信息應進行妥善銷毀，防止信息泄露。七、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.財務部門應定期對支付密碼器的管理和使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括支付密碼器的保管情況、使用流程的執(zhí)行情況、密碼管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、非現(xiàn)場檢查等方式進行。現(xiàn)場檢查時，檢查人員應查閱相關資料、查看實物、詢問操作人員等；非現(xiàn)場檢查時，檢查人員可通過支付密碼器系統(tǒng)查詢相關操作記錄等信息。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，財務部門應及時下達整改通知書，要求相關部門和人員限期整改。整改完成后，財務部門應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核1.公司將支付密碼器的管理和使用情況納入部門和個人的績效考核體系，對嚴格遵守本制度、工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反本制度規(guī)定，導致公司資金支付出現(xiàn)安全風險或造成經(jīng)濟損失的部門和個人，將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。3.考核結果將作為部門和個人年度評優(yōu)評先、薪酬調整、晉升等的重要依據(jù)。八、培訓與宣傳（一）培訓1.財務部門應定期組織支付密碼器相關知識和操作技能的培訓，培訓對象包括公司總部及各下屬分支機構的財務人員、資金支付操作人員等。2.培訓內容應包括支付密碼器的基本原理、操作流程、安全注意事項、常見問題處理等方面。培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、在線學習等多種形式。3.培訓結束后，應對培訓人員進行考核，考核合格后方可上崗操作支付密碼器。同時，應建立培訓檔案，記錄培訓人員的培訓情況、考核結果等信息。（二）宣傳1.公司應通過內部宣傳欄、OA系統(tǒng)、郵件等多種渠道，廣泛宣傳支付密碼器管理制度，提高員工對支付密碼器管理和使用重要性的認識。2.宣傳內容應包括支付密碼器的功能