本公司合同管理制度一、總則1.目的為加強本公司合同管理，規范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司的合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類合同、協議等法律文件（以下統稱“合同”）。3.基本原則合同管理應遵循依法合規、平等自愿、公平公正、誠實守信的原則。確保合同的簽訂和履行符合法律法規要求，保障公司的合法權益不受侵害。二、合同管理部門及職責1.法務部門負責合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規進行把關。參與重大合同的談判，提供法律意見和風險防范建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。2.業務部門負責合同的前期調研、談判、起草工作。按照合同約定履行義務，及時跟蹤合同履行情況，處理合同履行過程中的問題。配合法務部門進行合同審查，提供相關業務信息和資料。3.財務部門參與合同涉及財務條款的審核，確保合同中的財務條款符合公司財務管理制度和相關法律法規。負責合同款項的收付管理，對合同執行情況進行財務監督。協助處理合同糾紛涉及的財務問題。4.行政部門負責合同檔案的統一管理，包括合同的簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件資料的歸檔、保管和查閱。對合同專用章進行管理，確保印章的正確使用和安全保管。三、合同的簽訂1.合同簽訂流程業務發起：業務部門根據業務需要，填寫《合同審批表》，詳細說明合同的基本情況、對方當事人信息、合同標的、價款、履行期限、違約責任等內容，并附上相關背景資料和初步擬定的合同文本。部門審核：業務部門負責人對《合同審批表》及合同文本進行審核，重點審核合同條款是否符合業務需求、權利義務是否對等、風險是否可控等，簽署審核意見后提交法務部門。法務審查：法務部門對合同文本進行合法性審查，重點審查合同條款是否違反法律法規、是否存在法律風險等，提出審查意見并反饋給業務部門。如發現問題，業務部門應根據法務意見進行修改完善。財務審核：財務部門對合同中涉及的財務條款進行審核，包括付款方式、結算周期、發票開具等內容，確保合同財務條款符合公司財務管理制度和相關法律法規要求，簽署審核意見后提交公司領導審批。領導審批：公司領導根據業務部門、法務部門和財務部門的審核意見，對合同進行最終審批。對于重大合同或涉及金額較大的合同，需經公司管理層集體研究決定。合同簽訂：經審批通過的合同，由業務部門與對方當事人簽訂。簽訂合同時，應確保合同文本與審批通過的版本一致，合同雙方當事人應在合同上簽字（或蓋章）確認。合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本提交給法務部門、財務部門和行政部門備案。2.合同文本要求合同文本應使用規范的語言文字，表述準確、清晰、完整，避免歧義。合同條款應明確雙方的權利義務、合同標的、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要內容。對于格式合同，應仔細審查格式條款，確保格式條款符合法律法規要求，不存在免除己方責任、加重對方責任、排除對方主要權利等無效或可撤銷的情形。合同文本應加蓋公司合同專用章或公章，法定代表人或授權代表應簽字（或蓋章）。四、合同的履行1.履行通知合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本分發給相關部門和人員，明確各部門在合同履行過程中的職責和任務。同時，業務部門應按照合同約定的時間和方式，向對方當事人發出履行通知，告知對方合同的生效時間、履行期限、履行地點、履行方式等內容，確保對方當事人知曉其應履行的義務。2.履行跟蹤業務部門應建立合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時掌握合同履行進度，發現問題及時解決。在合同履行過程中，如遇對方當事人未按照合同約定履行義務的情況，業務部門應及時與對方溝通協商，要求對方履行義務或采取補救措施。如協商不成，應及時向公司領導匯報，并根據合同約定和法律法規規定，采取相應的措施維護公司的合法權益。3.資料歸檔在合同履行過程中，業務部門應及時收集、整理與合同履行相關的文件資料，包括合同履行過程中的往來函件、會議紀要、驗收報告、付款憑證等，并定期將這些資料提交給行政部門歸檔保管。行政部門應按照檔案管理的相關規定，對合同履行資料進行分類、編號、裝訂，建立合同履行檔案，確保檔案資料的完整性和可查閱性。五、合同的變更與解除1.變更條件在合同履行過程中，如遇下列情形之一的，可以變更合同：因不可抗力致使合同無法繼續履行的；因一方當事人原因導致合同履行困難，經雙方協商一致同意變更的；法律法規規定的其他可以變更合同的情形。2.變更程序合同變更應按照以下程序進行：變更申請：由業務部門填寫《合同變更審批表》，詳細說明合同變更的原因、變更內容、對合同履行的影響等，并附上相關證明材料和擬變更的合同文本。部門審核：業務部門負責人對《合同變更審批表》及擬變更的合同文本進行審核，簽署審核意見后提交法務部門。法務審查：法務部門對合同變更事項進行合法性審查，重點審查變更內容是否符合法律法規要求、是否存在法律風險等，提出審查意見并反饋給業務部門。如發現問題，業務部門應根據法務意見進行修改完善。財務審核：財務部門對合同變更涉及的財務條款進行審核，包括價款調整、付款方式變更等內容，確保合同變更后的財務條款符合公司財務管理制度和相關法律法規要求，簽署審核意見后提交公司領導審批。領導審批：公司領導根據業務部門、法務部門和財務部門的審核意見，對合同變更進行最終審批。對于重大合同變更或涉及金額較大的合同變更，需經公司管理層集體研究決定。合同變更：經審批通過的合同變更事項，由業務部門與對方當事人簽訂《合同變更協議》。簽訂變更協議時，應確保協議文本與審批通過的版本一致，合同雙方當事人應在協議上簽字（或蓋章）確認。變更協議簽訂后，業務部門應及時將變更協議副本提交給法務部門、財務部門和行政部門備案。3.解除條件在合同履行過程中，如遇下列情形之一的，可以解除合同：因不可抗力致使合同目的無法實現的；一方當事人明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務的；一方當事人遲延履行主要債務，經催告后在合理期限內仍未履行的；一方當事人遲延履行債務或者有其他違約行為致使不能實現合同目的的；法律法規規定的其他可以解除合同的情形。4.解除程序合同解除應按照以下程序進行：解除申請：由業務部門填寫《合同解除審批表》，詳細說明合同解除的原因、解除時間、對合同履行的影響等，并附上相關證明材料。部門審核：業務部門負責人對《合同解除審批表》進行審核，簽署審核意見后提交法務部門。法務審查：法務部門對合同解除事項進行合法性審查，重點審查解除原因是否符合法律法規要求、是否存在法律風險等，提出審查意見并反饋給業務部門。如發現問題，業務部門應根據法務意見進行修改完善。財務審核：財務部門對合同解除涉及的財務事項進行審核，包括已履行部分的結算、未履行部分的處理、違約金支付等內容，確保合同解除后的財務處理符合公司財務管理制度和相關法律法規要求，簽署審核意見后提交公司領導審批。領導審批：公司領導根據業務部門、法務部門和財務部門的審核意見，對合同解除進行最終審批。對于重大合同解除或涉及金額較大的合同解除，需經公司管理層集體研究決定。合同解除：經審批通過的合同解除事項，由業務部門向對方當事人發出《合同解除通知》。通知應明確合同解除的時間、原因、雙方的權利義務等內容，并要求對方當事人在規定的時間內回復確認。對方當事人收到通知后，應在規定的時間內回復確認。如對方當事人對合同解除有異議的，應通過協商或法律途徑解決。合同解除后，業務部門應及時將合同解除情況告知法務部門、財務部門和行政部門，并按照公司財務管理制度和相關法律法規規定，對合同解除后的財務事項進行處理。六、合同糾紛處理1.糾紛預防在合同簽訂和履行過程中，各部門應加強溝通協作，嚴格按照合同約定履行義務，避免因自身原因引發合同糾紛。同時，法務部門應定期對合同管理情況進行檢查和評估，及時發現潛在的合同風險，并提出防范措施和建議。2.糾紛處理流程糾紛報告：合同履行過程中如發生糾紛，業務部門應及時向公司領導匯報，并提交《合同糾紛處理報告》，詳細說明糾紛的起因、經過、現狀、涉及金額、已采取的措施等情況。成立小組：公司領導根據糾紛情況，決定是否成立合同糾紛處理小組。處理小組由法務部門、業務部門、財務部門等相關人員組成，負責具體處理合同糾紛事宜。調查分析：處理小組對合同糾紛進行調查分析，收集相關證據材料，了解糾紛的事實真相，分析糾紛的性質和責任歸屬。制定方案：根據調查分析結果，處理小組制定合同糾紛處理方案，明確處理糾紛的目標、策略、措施和時間節點等內容。處理方案應充分考慮公司的利益和風險，確保方案的可行性和有效性。組織實施：處理小組按照合同糾紛處理方案組織實施，與對方當事人進行溝通協商，爭取通過友好協商解決糾紛。如協商不成，應根據合同約定和法律法規規定，及時采取仲裁或訴訟等法律手段維護公司的合法權益。結果反饋：合同糾紛處理結束后，處理小組應及時向公司領導匯報處理結果，并提交《合同糾紛處理結果報告》。報告應詳細說明糾紛處理的過程、結果、經驗教訓等內容，為公司今后的合同管理工作提供參考。七、合同檔案管理1.檔案收集行政部門負責合同檔案的收集工作。合同簽訂后，業務部門應在規定的時間內將合同副本及相關附件、審批文件等資料提交給行政部門。行政部門應及時對收到的資料進行核對、整理，確保資料的完整性和準確性。2.檔案整理行政部門按照檔案管理的相關規定，對收集到的合同檔案進行分類、編號、裝訂。合同檔案應按照合同類別、簽訂時間、合同編號等順序進行排列，建立合同檔案目錄，便于查閱和管理。3.檔案保管行政部門應設立專門的合同檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應按照檔案保管期限進行分類存放，對于重要合同檔案應進行備份，防止檔案丟失或損壞。4.檔案查閱公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，到行政部門辦理查閱手續。行政部門應按照申請表的要求，提供相應的合同檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人員不得擅自復印、拍照、涂改、損毀合同檔案資料。因特殊原因需要復印合同檔案資料的，應經行政部門負責人批準，并按照規定支付復印費用。八、合同專用章管理1.印章保管合同專用章由行政部門指定專人負責保管。保管人員應妥善保管合同專用章，確保印章的安全存放，防止印章被盜用、冒用或丟失。2.印章使用合同專用章的使用必須經過嚴格的審批程序。使用時，由業務部門填寫《合同專用章使用申請表》，詳細說明用章事由、合同名稱、合同編號、對方當事人名稱等內容，并附上擬用章的合同文本。業務部門負責人對《合同專用章使用申請表》及擬用章的合同文本進行審核，簽署審核意見后提交法務部門。法務部門對用章事項進行合法性審查，重點審查用章事由是否符合法律法規要求、是否存在法律風險等，提出審查意見并反饋給業務部門。如發現問題，業務部門應根據法務意見進行修改完善。經法務部門審查通過后，由公司領導對《合同專用章使用申請表》進行最終審批。對于重大合同或涉及金額較大的合同用章，需經公司管理層集體研究決定。審批通過后，保管人員憑《合同專用章使用申請表》及公司領導審批意見，在指定的位置加蓋合同專用章，并做好用章登記工作。用章登記內容應包括用章日期、用章事由、合同名稱、合同編號、對方當事