材料員合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司材料采購與合同管理，規范材料員的合同簽訂、執行及監督等行為，確保公司材料采購工作的順利進行，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及材料采購合同相關工作的材料員。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行等應嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定。2.誠實守信原則：材料員應秉持誠實守信的態度，與供應商建立良好的合作關系，確保合同的順利執行。3.風險防范原則：充分識別合同簽訂、履行過程中的風險，并采取有效措施進行防范和控制。4.效益優先原則：在保障材料質量和供應及時性的前提下，追求采購成本的合理降低，提高公司經濟效益。二、合同簽訂管理（一）供應商選擇與評估1.材料員應根據公司材料采購需求，通過多種渠道收集潛在供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對收集到的供應商進行初步篩選，從供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面進行綜合評估。3.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果等，并定期對供應商進行動態評估和更新。（二）合同談判1.在確定供應商后，材料員應與供應商就合同條款進行談判。談判內容包括材料規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等。2.談判過程中，材料員應充分了解公司需求和利益，爭取有利的合同條款。同時，要保持與供應商的良好溝通，確保雙方對合同條款達成共識。3.對于重要合同或金額較大的合同，應組織相關部門人員共同參與談判，如法務部門、財務部門等，從不同專業角度提供意見和建議。（三）合同起草與審核1.根據談判結果，材料員負責起草合同文本。合同文本應內容完整、條款清晰、權利義務明確，符合法律法規和公司要求。2.合同起草完成后，提交至法務部門進行審核。法務部門應重點審核合同的合法性、合規性、風險防范條款等，并提出修改意見。3.材料員根據法務部門的審核意見對合同進行修改完善，確保合同質量。修改后的合同再次提交審核，直至通過審核。（四）合同簽訂1.經審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章。2.合同簽訂后，材料員應及時將合同副本分發給相關部門，如采購部門、倉庫管理部門、財務部門等，以便各部門做好相應的工作準備。3.建立合同簽訂臺賬，記錄合同的簽訂日期、合同編號、供應商名稱、合同金額、主要條款等信息，便于合同的跟蹤和管理。三、合同執行管理（一）交貨管理1.材料員應根據合同約定的交貨期，提前與供應商溝通，確保供應商按時備貨、發貨。2.在供應商發貨前，材料員應確認發貨信息，如發貨時間、發貨數量、運輸方式等，并及時通知倉庫管理部門做好收貨準備。3.倉庫管理部門在收到貨物后，應按照合同約定的質量標準進行驗收。如發現貨物存在質量問題或數量不符等情況，應及時通知材料員，由材料員與供應商協商解決。（二）付款管理1.財務部門根據合同約定的付款方式和時間，審核付款申請。付款申請應包括合同編號、供應商名稱、付款金額、付款理由等信息，并附上相關的發票、驗收報告等憑證。2.材料員應協助財務部門做好付款相關工作，及時提供合同執行情況的相關資料，確保付款申請的準確性和完整性。3.對于符合付款條件的申請，經公司領導審批后，財務部門及時辦理付款手續。（三）合同變更管理1.在合同執行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，材料員應及時與供應商協商，并簽訂合同變更協議。2.合同變更協議應明確變更的內容、原因、雙方的權利義務等，并按照合同簽訂流程進行審核和簽訂。3.材料員應及時將合同變更情況通知相關部門，確保各部門了解合同變更后的要求，做好相應的工作調整。（四）合同糾紛處理1.在合同執行過程中，如發生合同糾紛，材料員應及時向公司領導匯報，并與法務部門共同研究解決方案。2.收集與合同糾紛相關的證據資料，如合同文本、往來函件、驗收報告、付款憑證等，為糾紛處理提供有力支持。3.根據糾紛的具體情況，可通過協商、調解、仲裁或訴訟等方式解決合同糾紛。在糾紛處理過程中，要維護公司的合法權益，確保公司利益不受損失。四、合同監督與考核（一）監督機制1.建立合同監督小組，由公司內部審計部門、法務部門等相關人員組成，定期對材料員的合同管理工作進行監督檢查。2.監督檢查內容包括合同簽訂的合規性、合同執行情況、付款管理、合同變更管理、合同糾紛處理等方面。3.對于監督檢查中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核指標1.合同簽訂及時率：考核材料員是否按照公司要求及時簽訂合同，確保采購工作的順利進行。2.合同執行準確率：考核合同執行過程中各項條款的執行情況，如交貨期、質量標準、付款方式等是否準確無誤。3.合同糾紛發生率：考核合同糾紛的發生情況，反映材料員在合同管理過程中風險防范能力的高低。4.供應商滿意度：通過對供應商進行滿意度調查，考核材料員與供應商的溝通協調能力及合作關系維護情況。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度對材料員的合同管理工作進行考核，根據考核指標進行評分。2.不定期抽查：合同監督小組不定期對材料員的合同管理工作進行抽查，發現問題及時記錄并納入考核范圍。3.綜合評價：結合定期考核和不定期抽查結果，對材料員的合同管理工作進行綜合評價，確定考核等級。（四）考核結果應用1.將考核結果與材料員的績效獎金、晉升、評優等掛鉤，激勵材料員提高合同管理水平。2.對于考核結果優秀的材料員，給予表彰和獎勵；對于考核結果不合格的材料員，進行批評教育，并要求其制定整改措施，限期改進。如連續多次考核不合格，可考慮調整其工作崗位或解除勞動合同。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.材料員負責收集合同簽訂、執行過程中產生的各類文件資料，包括合同文本、談判記錄、變更協議、驗收報告、付款憑證、往來函件等。2.對收集到的文件資料進行整理分類，確保資料的完整性和準確性。（二）檔案整理與歸檔1.按照檔案管理的要求，對整理好的文件資料進行編號、裝訂，并編制檔案目錄。2.將合同檔案移交至公司檔案管理部門進行歸檔保存，確保檔案的安全和可查閱性。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱合同檔案，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續，并在規定時間內歸還。3.檔案查閱和借閱過程中，應嚴格遵守檔案管理規