材料款申請管理制度一、總則（一）目的為規范公司材料款申請流程，加強對材料采購資金的管理與控制，確保公司生產經營活動的順利進行，保障資金安全，提高資金使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及材料采購及材料款申請的部門和人員。（三）基本原則1.預算控制原則：材料款申請應嚴格遵循公司年度預算安排，確保各項采購活動在預算范圍內進行。2.審批流程規范原則：明確各層級審批權限，嚴格按照規定流程進行審批，確保審批環節嚴謹、有序。3.資金安全原則：保障資金支付的準確性和安全性，防止資金濫用、挪用等情況發生。4.信息透明原則：相關信息應及時、準確地在各部門之間傳遞，確保采購活動的公開、公正、透明。二、職責分工（一）采購部門1.根據公司生產經營計劃和實際需求，編制材料采購計劃，明確采購材料的品種、規格、數量、質量要求、預計采購時間等信息。2.負責尋找合格的供應商，進行詢價、比價、議價等采購前期工作，選擇性價比最優的供應商，并簽訂采購合同。3.跟蹤采購合同的執行情況，及時協調解決合同執行過程中出現的問題，確保材料按時、按質、按量供應。4.在材料到貨驗收合格后，及時整理相關采購資料，提交材料款申請，并對申請信息的真實性、準確性負責。（二）倉庫管理部門1.負責材料的驗收入庫工作，對入庫材料的數量、規格、質量等進行嚴格檢驗，確保入庫材料符合采購合同要求。2.建立健全庫存管理制度，定期對庫存材料進行盤點，保證賬實相符。3.根據采購部門提交的材料款申請，核對入庫材料的實際情況，確認無誤后簽字確認，并提供相關入庫證明文件。（三）財務部門1.負責審核材料款申請，包括申請金額的合理性、發票的真實性與合規性、付款方式的恰當性等。2.按照公司資金管理制度和審批流程，辦理材料款支付手續，確保資金支付準確、及時。3.定期對材料采購資金的使用情況進行分析和監控，為公司資金決策提供依據。4.負責與供應商進行賬款核對，及時處理賬款差異問題。（四）審批部門1.部門負責人：對本部門提交的材料款申請進行初審，確保申請事項符合本部門工作實際和預算安排，審核申請金額的合理性，并簽署意見。2.分管領導：根據公司整體經營策略和財務狀況，對材料款申請進行審核，重點關注采購項目的必要性、資金安排的合理性等，簽署審批意見。3.總經理：對重大材料款申請進行最終審批，全面把控公司資金流向和采購活動，確保公司利益最大化。三、材料款申請流程（一）采購申請采購部門根據公司生產經營計劃、庫存情況等，填寫《材料采購申請表》，詳細注明所需采購材料的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間、用途等信息，并提交部門負責人審核。（二）部門審核部門負責人對《材料采購申請表》進行審核，重點審查采購申請的必要性、合理性、與預算的匹配性等。若申請符合要求，簽署同意意見后提交分管領導審批；若申請存在問題，退回采購部門并說明理由，要求其進行修改或補充完善。（三）分管領導審批分管領導收到經部門負責人審核通過的《材料采購申請表》后，從公司整體層面進行審批。主要考慮采購項目對公司生產經營的影響、資金安排的可行性等因素。審批通過后，將申請表轉至采購部門進行采購操作；審批不通過的，注明原因并退回采購部門。（四）采購執行采購部門依據審批通過的《材料采購申請表》，按照既定的采購流程進行供應商選擇、詢價、比價、議價等工作，確定最終供應商并簽訂采購合同。在采購過程中，應嚴格遵循公司采購相關規定，確保采購活動合法合規。（五）到貨驗收材料到貨前，采購部門應及時通知倉庫管理部門做好驗收準備。倉庫管理部門按照采購合同要求，對到貨材料的數量、規格、質量等進行仔細驗收。驗收合格后，填寫《材料入庫單》，并由驗收人員簽字確認；如驗收發現問題，應及時與采購部門溝通，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。（六）材料款申請提交采購部門在材料驗收合格后，整理相關采購資料，包括采購合同、發票、《材料入庫單》等，填寫《材料款申請單》。《材料款申請單》應清晰注明供應商名稱、采購材料明細、申請金額、付款方式、發票號碼等信息，并確保與所附資料一致。將《材料款申請單》及相關資料依次提交倉庫管理部門、財務部門審核。（七）倉庫審核倉庫管理部門收到采購部門提交的《材料款申請單》及相關資料后，核對《材料入庫單》與申請單中材料信息是否一致，確認材料已實際入庫且驗收合格。如審核無誤，在《材料款申請單》上簽字確認；如發現問題，及時與采購部門溝通并要求其更正。（八）財務審核財務部門收到經倉庫管理部門審核通過的《材料款申請單》及相關資料后，進行全面審核。重點審核申請金額是否與采購合同、發票金額一致，發票是否真實、合規，付款方式是否符合公司規定等。如審核通過，在《材料款申請單》上簽字；如審核發現問題，應及時與采購部門、倉庫管理部門溝通，要求其補充或更正相關信息，待問題解決后重新提交審核。（九）審批支付財務部門將審核通過的《材料款申請單》提交至相應審批部門進行審批。審批流程按照公司既定的審批權限執行，即部門負責人初審、分管領導審核、總經理終審（如遇重大金額申請）。審批通過后，財務部門按照審批意見辦理材料款支付手續。四、特殊情況處理（一）緊急采購情況因生產急需等特殊原因，無法按照正常采購流程提前進行申請和審批時，采購部門應先電話向分管領導匯報情況，經同意后進行緊急采購。采購完成后，應在[具體時間]內補辦相關申請手續，按照正常流程完成后續審批和付款流程。（二）采購合同變更若采購合同執行過程中發生變更，如材料規格、數量、價格等變更，采購部門應及時與供應商協商簽訂補充協議，并按照本制度規定的流程重新進行審批。涉及材料款金額變更的，需重新提交《材料款申請單》，經各相關部門審核、審批后辦理付款手續。（三）供應商付款異常如因供應商原因導致付款出現問題，如發票開具不及時、質量問題未解決等，采購部門應積極與供應商溝通協調，督促其解決問題。在問題未解決前，暫停支付相關款項，并及時向財務部門和分管領導匯報情況。待問題解決后，按照正常流程辦理付款手續。五、監督與檢查（一）內部審計監督公司內部審計部門定期對材料款申請及支付情況進行審計檢查，重點審查采購流程的合規性、審批手續的完整性、資金支付的準確性等。對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監督檢查財務部門應加強對材料款申請和支付業務的日常監控，定期核對賬目，檢查資金流向是否合理。采購部門和倉庫管理部門應配合財務部門的工作，及時提供相關資料和信息，確保業務操作的規范和透明。（三）違規處理對于違反本制度規定的行為，如未經審批擅自支付材料款、虛報采購信息騙取資金等，公司將視情節輕重給予相關責任人警告、罰款、降職、辭退等處理；構成違法犯罪的，依法追究法律責任。六、信息管理與檔案保存（一）信息管理建立材料款申請管理信息系統，及時記錄和更新采購申請、合同簽訂、到貨驗收、款項支付等相關信息，確保各部門之間信息共享和傳遞的及時性、準確性。同時，定期對信息系統進行維護和備份，防止數據丟失。（二）檔案保存采購部門、倉庫管理部門和財務部門應妥善保存與材料款申請相關的各類文件和資料，包括采購申請表、采購合同、發票、入庫