材料送貨單管理制度一、總則（一）目的為了加強公司材料送貨單的管理，規范材料出入庫流程，確保材料數量準確、質量合格、交接清晰，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及材料采購、運輸、入庫、存儲、領用等環節中材料送貨單的管理。（三）基本原則1.準確性原則：送貨單信息應準確反映材料的名稱、規格、型號、數量、供應商等詳細內容，確保與實際送貨情況一致。2.及時性原則：送貨單應在材料送達時及時填寫、傳遞，不得拖延，以保證相關業務流程的順暢銜接。3.完整性原則：送貨單應包含必要的簽字、蓋章等手續，確保單據完整有效，具備法律效力。4.可追溯性原則：通過送貨單能夠清晰追溯材料的來源、去向及流轉過程，便于查詢和管理。二、材料送貨單的格式與內容（一）格式材料送貨單應采用公司統一規定的格式，紙張規格、字體、排版等應保持一致，以保證單據的規范性和美觀性。（二）內容1.送貨單編號：由公司統一編制，具有唯一性，便于查詢和管理。2.送貨日期：填寫材料實際送達公司的日期。3.供應商名稱：填寫提供材料的供應商全稱。4.材料名稱、規格、型號：詳細填寫所送材料的具體名稱、規格和型號。5.數量：明確填寫材料的數量，包括單位（如噸、件、個等）。6.單價：記錄材料的單價。7.金額：根據數量和單價計算得出的材料金額。8.備注：可填寫一些特殊要求、說明或其他相關信息。9.送貨人簽名：送貨人簽字確認送貨事實。10.驗收人簽名：公司負責驗收材料的人員簽字確認驗收情況。11.倉庫保管人簽名：倉庫保管人員簽字確認材料入庫情況。三、材料送貨單的開具（一）開具流程1.供應商在發貨前，應按照公司訂單要求準備好材料，并填寫送貨單。送貨單內容必須真實、準確、完整，不得涂改。2.送貨單應由供應商加蓋公章或業務專用章，并由送貨人簽字確認。3.供應商將填寫完整并蓋章簽字的送貨單隨材料一同送達公司。（二）開具要求1.送貨單上的材料信息應與訂單一致，如有變更，供應商應提前與公司采購部門溝通并取得同意，同時在送貨單上注明變更內容及原因。2.送貨單應使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得潦草或模糊不清。3.對于成套設備或包含多種材料的送貨，應分別列出每種材料的詳細信息，并注明總套數或總批次。四、材料送貨單的接收與審核（一）接收1.公司門衛或前臺在收到供應商送來的材料及送貨單時，應及時通知采購部門或相關接收人員。2.采購部門或相關接收人員在接到通知后，應立即核對送貨單上的供應商名稱、材料名稱、規格、型號、數量等信息與訂單是否一致。（二）審核1.采購部門或相關接收人員對送貨單進行初步審核，重點審核送貨單的完整性、準確性和與訂單的匹配性。2.如發現送貨單存在信息不完整、不準確或與訂單不符的情況，應及時與供應商聯系，要求其更正或補充相關信息。3.對于緊急采購的材料，在確保材料質量和數量的前提下，可先接收材料，但送貨單的審核工作應在規定時間內完成。五、材料送貨單的驗收（一）驗收人員公司應指定專門的驗收人員負責材料的驗收工作，驗收人員應具備相應的專業知識和技能，熟悉材料的質量標準和驗收流程。（二）驗收標準1.驗收人員應按照公司與供應商簽訂的采購合同、訂單要求以及相關質量標準對材料進行驗收。2.材料的質量驗收應包括外觀、尺寸、性能、規格等方面，確保材料符合要求。3.對于需要進行檢驗檢測的材料，應按照規定的檢驗檢測方法和標準進行檢測，檢測報告作為驗收依據之一。（三）驗收流程1.驗收人員在收到送貨單和材料后，應首先核對送貨單與實物是否一致，包括材料名稱、規格、型號、數量等。2.對材料進行外觀檢查，查看是否有損壞、變形、變質等情況。3.按照驗收標準對材料的質量進行檢驗檢測，如抽樣檢驗、全檢等。4.驗收合格的材料，驗收人員應在送貨單上簽字確認，并注明驗收結果（合格或不合格）。5.驗收不合格的材料，驗收人員應及時填寫不合格報告，詳細說明不合格情況，并通知采購部門與供應商協商處理。六、材料送貨單的入庫（一）入庫流程1.倉庫保管人員根據驗收人員簽字確認的送貨單辦理材料入庫手續。2.倉庫保管人員按照送貨單上的材料信息，將材料存放到指定的倉庫區域，并做好標識。3.倉庫保管人員在送貨單上填寫實際入庫日期、庫位等信息，并簽字確認。（二）入庫要求1.材料入庫應遵循分類存放、便于管理和發放的原則，確保倉庫布局合理。2.對于易燃易爆、有毒有害等特殊材料，應按照相關規定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。3.倉庫保管人員應定期對庫存材料進行盤點，確保賬實相符，如發現差異應及時查明原因并進行處理。七、材料送貨單的流轉與存檔（一）流轉1.送貨單經供應商開具、公司接收審核、驗收、入庫等環節后，應按照規定的流程進行流轉。2.采購部門應留存一份送貨單作為采購業務的原始憑證，用于與供應商對賬、結算等。3.倉庫保管部門應留存一份送貨單作為材料入庫的依據，用于庫存管理和盤點。4.財務部門應根據送貨單及相關發票等進行賬務處理，確保財務數據的準確無誤。（二）存檔1.公司應建立材料送貨單檔案管理制度，對送貨單進行分類存檔。2.送貨單檔案應按照年度、月份等進行分類，并存放在專門的檔案柜或電子存儲設備中，便于查詢和查閱。3.送貨單檔案的保存期限應符合公司檔案管理規定，一般為[X]年，重要的送貨單檔案應適當延長保存期限。八、材料送貨單的查詢與統計（一）查詢1.公司內部人員因工作需要查詢材料送貨單信息時，應填寫查詢申請表，注明查詢原因、查詢時間段、查詢內容等。2.經所在部門負責人簽字批準后，提交至檔案管理部門或相關業務部門進行查詢。3.檔案管理部門或相關業務部門應按照規定的程序為查詢人員提供送貨單信息，不得拒絕或拖延。（二）統計1.采購部門、倉庫保管部門等應定期對材料送貨單進行統計分析，以便掌握材料采購、入庫情況。2.統計內容可包括材料采購數量、金額、供應商供貨情況、入庫時間分布等。3.通過統計分析，發現問題及時采取措施進行改進，如優化采購計劃、調整供應商等。九、材料送貨單的作廢與重開（一）作廢條件1.送貨單開具錯誤，如材料信息填寫錯誤、數量有誤等。2.因供應商原因導致送貨單內容需要變更，且無法在原送貨單上修改的。3.其他符合作廢條件的情況。（二）作廢流程1.發現送貨單需要作廢時，由原開具人員在送貨單上注明“作廢”字樣，并簽字確認。2.將作廢的送貨單各聯次收回，加蓋“作廢”章或注明“作廢”字樣，妥善保管。3.如因送貨單作廢導致相關業務流程受到影響，應及時與相關部門溝通協調，采取相應的補救措施。（三）重開1.根據作廢原因，重新開具送貨單。重開的送貨單應注明原送貨單作廢的原因及編號。2.重開送貨單的流程與開具新送貨單的流程相同，應確保信息準確、完整。十、材料送貨單的監督與檢查（一）監督部門公司設立專門的監督部門（如審計部門或監察部門），負責對材料送貨單管理制度的執行情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.送貨單的開具是否符合規定，信息是否準確、完整。2.送貨單的接收、審核、驗收、入庫等環節是否按照流程操作，手續是否齊全。3.送貨單的流轉與存檔是否規范，檔案管理是否符合要求。4.送貨單的查詢與統計工作是否及時、準確，能否為公司決策提供有效支持。（三）檢查方式1.定期檢查：監督部門定期對材料送貨單管理情況進行全面檢查，檢查周期為[X]月/季度/年。2.不定期抽查：監督部門不定期對部分業務環節的材料送貨單進行抽查，及時發現問題并督促整改。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，監督部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對問題進行分析，制定整改措施，并將整改