材物料采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司材物料采購管理工作，確保采購活動的合法性、合理性、規范性和高效性，滿足公司生產經營需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有材物料的采購活動，包括原材料、零部件、辦公用品、設備及配件等各類物資的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排采購數量和時間，避免盲目采購和庫存積壓。2.質量優先原則：確保所采購的材物料符合國家相關標準、行業規范及公司規定的質量要求，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。3.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略、談判技巧和供應商管理，降低采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易行為。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，不得接受供應商的賄賂、回扣或其他不正當利益。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議和批準重大采購項目、采購策略、供應商選擇等重要事項，確保采購決策的科學性和合理性。（二）采購執行部門公司采購部為材物料采購的執行部門，負責具體采購業務的實施。其主要職責包括：1.根據公司需求制定采購計劃，明確采購物資的品種、規格、數量、質量要求、采購時間等。2.尋找、篩選、評估和選擇合格的供應商，建立供應商檔案，并定期進行評估和更新。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。4.跟蹤采購合同的執行情況，協調解決采購過程中出現的問題，確保物資按時、按質、按量供應。5.負責采購物資的驗收、入庫、付款等工作，并及時與相關部門溝通協調。6.收集、整理采購信息，分析采購數據，為公司采購決策提供支持。（三）其他相關部門職責1.需求部門：負責提出材物料的需求計劃，明確物資的規格、型號、數量、質量要求、使用時間等，并對需求的合理性和準確性負責。在采購過程中，配合采購部進行供應商選擇、樣品確認、驗收等工作。2.質量部門：負責對采購物資的質量進行檢驗和監督，參與供應商評估和選擇，審核采購合同中的質量條款，確保所采購物資符合質量要求。3.財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，辦理采購款項的支付手續，對采購成本進行核算和分析，監督采購資金的使用情況。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據生產經營計劃、庫存狀況等，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、需求日期、質量要求、用途等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請的必要性、合理性、準確性進行審核，簽署意見后報分管領導審批。對于重大采購項目，需經采購決策委員會審議批準。（二）采購計劃制定采購部根據批準的采購申請，結合市場供應情況、庫存水平等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的具體內容、采購時間、采購方式、預計采購金額等，并報部門負責人審核。（三）供應商選擇與管理1.供應商尋找：采購人員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦、參加展會等。2.供應商篩選：采購部對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、生產許可證、產品質量認證、業績情況、信譽狀況等相關資料，建立供應商信息庫。3.供應商評估：采購部會同質量部門、需求部門等對篩選后的供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制體系、技術水平、管理水平、價格水平、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行打分排序，確定合格供應商名單。4.供應商選擇：采購部根據采購物資的特點、需求緊急程度等因素，從合格供應商名單中選擇合適的供應商進行采購談判。對于重要物資或大額采購項目，應選擇至少兩家以上供應商進行談判，以獲取更有利的采購條件。5.供應商管理：采購部建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估情況、合作歷史、交易記錄等。定期對供應商進行評估和考核，根據考核結果調整供應商等級，對于表現不佳的供應商，采取警告、暫停合作、淘汰等措施。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購人員與選定的供應商就采購物資的價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行談判，爭取最有利的采購條件。談判過程中，采購人員應充分了解市場行情和供應商成本，合理運用談判技巧，維護公司利益。2.合同簽訂：采購談判達成一致后，采購人員起草采購合同，經法務部門審核后，報公司授權代表簽署。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。合同簽訂后，采購部應及時將合同副本分發給相關部門，以便各部門做好后續工作。（五）采購訂單下達采購部根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應商簽字確認。采購訂單下達后，采購人員應跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保訂單按時履行。（六）物資驗收1.到貨通知：采購物資到貨前，供應商應提前通知采購部。采購部及時將到貨信息通知需求部門和質量部門，做好驗收準備工作。2.驗收準備：需求部門和質量部門根據采購合同和相關標準，制定驗收方案，明確驗收人員、驗收方法、驗收標準等。驗收人員應熟悉采購物資的質量要求和驗收流程，準備好驗收工具和記錄表格。3.驗收實施：采購物資到貨后，驗收人員按照驗收方案進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格型號、外觀質量、性能指標等方面。對于重要物資或關鍵零部件，應進行抽樣檢驗或全檢。驗收過程中，如發現物資存在質量問題或數量短缺等情況，驗收人員應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。4.驗收報告：驗收完成后，驗收人員填寫《物資驗收報告》，詳細記錄驗收情況，包括驗收結果、存在問題及處理意見等。驗收報告經驗收人員簽字確認后，報部門負責人審核。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，按照合同約定進行處理。（七）采購付款1.付款申請：采購部根據采購合同和驗收報告，填寫《付款申請表》，詳細注明供應商名稱、采購合同編號、物資名稱、數量、金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并提交財務部門審核。2.付款審核：財務部門對付款申請進行審核，重點審核采購合同的執行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準確性等。審核無誤后，報分管領導審批。3.付款辦理：財務部門根據審批后的付款申請，按照公司財務管理制度和相關規定，辦理采購款項的支付手續。付款方式可根據合同約定和公司實際情況選擇銀行轉賬、支票、匯票等方式。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部根據公司年度生產經營計劃和物資需求預測，結合市場價格走勢和歷史采購數據，編制年度采購預算草案。2.年度采購預算草案經采購部負責人審核后，提交財務部門進行匯總和平衡。財務部門根據公司年度財務預算目標和資金狀況，對采購預算草案進行調整和完善，形成年度采購預算方案。3.年度采購預算方案報公司管理層審議批準后，下達給采購部執行。（二）預算執行與控制1.采購部應嚴格按照年度采購預算組織采購活動，確保采購支出控制在預算范圍內。如遇特殊情況需要調整采購預算，應提前提出申請，說明調整原因、調整金額及對公司財務狀況的影響，經采購決策委員會審議批準后，方可進行調整。2.財務部門定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并采取有效措施加以解決。對于超預算采購項目，財務部門有權拒絕付款，并要求采購部說明原因。（三）預算考核1.公司建立采購預算考核制度，對采購部預算執行情況進行考核評價。考核指標包括采購預算完成率、采購成本控制率、采購物資質量合格率等。2.采購部應定期向公司管理層匯報采購預算執行情況，接受公司的考核評價。對于預算執行情況良好的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于預算執行不力的部門和個人，進行批評教育，并采取相應的處罰措施。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，采購部應分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級，并制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對：密切關注市場動態，及時掌握市場價格變化趨勢，通過與供應商簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.質量風險應對：加強對供應商的質量管理，嚴格審核供應商資質和產品質量，增加檢驗頻次和檢驗項目，確保所采購物資符合質量要求。如發現質量問題，及時與供應商協商解決，必要時采取退貨、換貨等措施。3.供應商風險應對：建立供應商評估和管理體系，定期對供應商進行評估和考核，選擇優質供應商合作。加強與供應商的溝通與合作，建立良好的合作關系，降低供應商違約風險。如供應商出現重大問題，及時調整采購策略，尋找替代供應商。4.合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同內容合法、合規、完整。合同簽訂后，跟蹤合同執行情況，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。如遇合同糾紛，及時咨詢法務部門，通過法律途徑維護公司合法權益。5.付款風險應對：建立健全付款審批制度，嚴格審核付款申請，確保付款依據充分、金額準確。加強對供應商付款情況的跟蹤和管理，及時掌握供應商資金狀況，避免因供應商財務問題導致付款風險。（三）風險監控與預警1.采購部建立風險監控機制，定期對采購風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，及時發現風險變化情況。2.設定風險預警指標，如采購成本偏差率、物資質量不合格率、供應商違約次數等。當風險預警指標達到設定閾值時，及時發出預警信號，提醒相關部門采取措施應對風險。六、采購信息管理（一）信息收集采購部應廣泛收集與采購活動相關的信息，包括市場價格信息、供應商信息、產品質量信息、行業動態信息等。信息收集渠道包括網絡平臺、行業報告、供應商提供、市場調研等。（二）信息整理與分析采購部對收集到的信息進行整理和分析，形成有價值的采購信息報告。采購信息報告應包括市場價格走勢分析、供應商評估情況、采購成本分析、采購風險評估等內容，為公司采購決策提供參考依據。（三）信息共享與利用采購部應及時將采購信息報告分發給相關部門，實現信息共享。各部門應充分利用采購信息，優化采購決策，提高采購效率和效益。同時，采購部應根據公司實際情況，建立采購信息數據庫，對采購信息進行分類存儲和管理，便于查詢和使用。七、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本指標：包括采購價格、采購成本降低率、采購費用率等。2.采購質量指標：包括物資質量合格率、退貨率、投訴率等。3.采購效率指標：包括采購訂單處理周期、交貨期準時率、庫存周轉率等。4.供應商管理指標：包括供應商開發數量、供應商淘汰率、供應商滿意度等。（二）評估方法1.定期評估：采購部定期（季度或年度）對采購績效進行評估，根據評估指標收集相關數據，進行分析和計算，得出評估結果。2.對比評估：將采購績效與公司歷史數據、同行業先進水平進行對比，找出差距和不足，明確改進方向。3.綜合評估：綜合考慮采購成本、質量、效率、供應商管理等方面的因素，對采購績效進行全面、客觀的評價。（三）評估結果應用1.根據采購績效評估結果，對采購部及相關人員進行表彰和獎勵，激勵其不斷提高采購工作水平。2.針對評估中發現的問題，制定改進措施，明確責任人和整改期