正藍旗檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強正藍旗檔案的科學管理，充分發揮檔案的作用，提高公司各項工作的效率和質量，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于正藍旗公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案管理遵循統一領導、分級管理的原則，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于開發利用。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立檔案管理中心，作為檔案管理的專門機構，負責公司檔案的集中統一管理。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定本公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用工作。3.對公司各部門的檔案工作進行監督、指導和檢查，組織檔案業務培訓。4.參與公司重大活動和重要項目的文件材料歸檔工作，并進行業務指導。5.負責檔案信息化建設，提高檔案管理的現代化水平。6.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。（三）各部門檔案管理職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和保管工作，并接受檔案管理部門的監督和指導。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的文件材料整理歸檔，確保檔案的完整和準確。3.積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如營業執照、公司章程、董事會決議等。2.公司各類會議文件、紀要、記錄等。3.公司各項業務活動中產生的文件材料，如合同協議、項目方案、業務報表等。4.公司行政管理工作中形成的文件材料，如請示報告、通知通報、規章制度等。5.公司人事管理工作中形成的文件材料，如員工檔案、招聘資料、培訓記錄、考核結果等。6.公司財務管理工作中形成的文件材料，如財務報表、會計憑證、審計報告等。7.公司市場營銷工作中形成的文件材料，如市場調研報告、客戶資料、營銷活動方案等。8.公司技術研發工作中形成的文件材料，如技術方案、實驗報告、專利申請等。9.公司對外交往中形成的文件材料，如往來信函、合作協議、接待記錄等。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對重要文件材料應進行備份，防止原件丟失或損壞。（三）歸檔時間1.當年形成的文件材料，一般應在次年上半年歸檔完畢。2.對于一些特殊項目或緊急事項形成的文件材料，應在項目結束或事項辦理完畢后及時歸檔。（四）歸檔程序1.各部門收集整理好文件材料后，填寫《檔案歸檔清單》，詳細注明文件材料的名稱、日期、來源、保管期限等信息，并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對收到的《檔案歸檔清單》進行審核，檢查文件材料的完整性、準確性和規范性。3.審核通過后，檔案管理部門對文件材料進行分類、編號、裝訂等整理工作，并按照檔案保管期限進行存放。4.檔案管理部門建立檔案目錄數據庫，將歸檔文件材料的相關信息錄入數據庫，便于查詢和利用。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照公司的職能部門進行分類，如行政部、財務部、人力資源部、業務部等。2.在每個職能部門下，再按照文件材料的性質和用途進一步細分，如行政管理類、財務會計類、人事管理類、業務合同類等。3.對于一些綜合性較強的文件材料，可以按照主題或時間順序進行分類。（三）編號規則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的方式。2.年度：用公元紀年全稱表示，如“2023”。3.類別代碼：根據檔案分類方法，用兩位大寫字母表示，如“XG”表示行政管理類，“CK”表示財務會計類等。4.順序號：按照檔案整理順序依次編寫，用四位數字表示，如“0001”“0002”等。（四）裝訂要求1.歸檔文件材料應去除金屬物，破損的文件應進行修補或復制。2.采用左側裝訂的方式，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱。3.裝訂后的檔案應在脊背處注明檔案編號、年度、類別等信息。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全存放。（二）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。2.檔案應分類存放，標識清晰，便于查找。3.定期對檔案進行檢查和盤點，發現問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全的存儲介質上，定期進行數據維護和更新。（三）檔案的借閱1.公司內部人員因工作需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對《檔案借閱申請表》進行審核，審核通過后，為借閱人員辦理檔案借閱手續，并在檔案借閱登記冊上進行登記。3.借閱人員應按照規定的時間歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉借、復印、抄錄檔案內容，不得在檔案上批注、勾劃、污損。5.檔案歸還時，檔案管理部門應認真檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，借閱人員應承擔相應的責任。（四）檔案的查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進行審核，審核通過后，安排查閱人員在指定的地點查閱檔案。3.查閱人員應在檔案管理部門規定的時間內完成查閱工作，不得將檔案帶出查閱地點。4.查閱人員如需復印檔案材料，應經檔案管理部門同意，并按照規定的程序辦理復印手續。（五）檔案的保密1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內容。2.對涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等重要檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案的安全保密。3.檔案管理人員在工作中應妥善保管好檔案鑰匙、密碼等，防止無關人員接觸檔案。4.對于因工作需要接觸檔案的人員，應進行保密教育，簽訂保密協議，明確保密責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據檔案的保存價值和現實利用需要，對檔案進行科學鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.定期對檔案進行全面鑒定，根據檔案的形成時間、內容、重要程度等因素，確定檔案的保管期限。2.對于保管期限已滿的檔案，鑒定工作小組應進行認真審查，提出存毀意見。（四）銷毀程序1.檔案管理部門根據鑒定工作小組的存毀意見，編制《檔案銷毀清單》，詳細注明檔案的名稱、編號、年度、類別、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經檔案管理部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應指定專人負責，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并在銷毀現場進行監督，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將《檔案銷毀清單》歸檔保存。七、檔案的統計與移交（一）統計工作1.檔案管理部門應建立檔案統計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統計。2.檔案統計數據應真實、準確、完整，統計報表應及時報送檔案管理部門負責人和公司相關領導。（二）檔案移交1.公司因機構調整、資產重組等原因，需要進行檔案移交時，檔案管理部門應按照有