清化收合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司清化收合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除及終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中涉及的各類清化收合同，包括但不限于銷售合同、采購合同、服務合同、租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等行為應符合國家法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。2.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。3.風險防范原則：加強合同風險管理，對合同簽訂、履行過程中的風險進行識別、評估和控制。4.統(tǒng)一管理原則：公司對清化收合同實行統(tǒng)一管理，明確各部門職責，確保合同管理工作的規(guī)范、有序。二、合同管理部門及職責（一）合同管理部門公司設立合同管理委員會，作為合同管理的決策機構，負責審議重大合同事項。合同管理委員會由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各相關部門負責人組成。公司設立合同管理辦公室，作為合同管理的日常工作機構，掛靠在公司法務部門。合同管理辦公室負責合同管理的具體工作，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除及終止等環(huán)節(jié)的管理，以及合同檔案的整理、歸檔和保管等工作。（二）各部門職責1.業(yè)務部門負責合同的前期洽談、起草、送審等工作。負責合同的履行，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負責收集、整理與合同相關的資料，如訂單、發(fā)貨單、驗收單、發(fā)票等，并及時提交給合同管理辦公室。負責對合同履行情況進行總結和分析，提出改進建議。2.法務部門負責對合同進行法律審核，提出法律意見和風險防范建議。參與合同的談判、起草等工作，提供法律支持。負責處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。負責對合同管理工作進行監(jiān)督和檢查，確保合同管理工作符合法律法規(guī)及公司制度的要求。3.財務部門負責對合同的財務條款進行審核，提出財務意見和風險防范建議。負責對合同款項的收付進行管理，確保款項的及時、足額收付。負責對合同執(zhí)行情況進行財務核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。參與合同糾紛的處理，提供財務方面的證據(jù)和資料。4.審計部門負責對合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等環(huán)節(jié)進行審計監(jiān)督，檢查合同管理工作的合規(guī)性和有效性。對合同糾紛的處理情況進行審計，提出審計意見和建議。定期對合同管理工作進行審計評價，促進合同管理水平的提高。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務洽談：業(yè)務部門負責與合同對方進行洽談，就合同的主要條款達成一致意見。2.合同起草：業(yè)務部門根據(jù)洽談結果起草合同文本。合同文本應包括合同雙方的基本信息、合同標的、數(shù)量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。3.合同審核：合同起草完成后，應提交給合同管理辦公室進行審核。合同管理辦公室應組織法務、財務等相關部門對合同進行審核，提出審核意見。審核內容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等方面。4.合同審批：合同經(jīng)審核通過后，應提交給合同管理委員會進行審批。合同管理委員會應根據(jù)合同的性質、金額等因素進行審批。重大合同應提交公司董事會或股東會進行審議批準。5.合同簽訂：合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務部門負責與合同對方簽訂合同。簽訂合同應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。（二）合同簽訂注意事項1.合同對方應具有合法的主體資格，具備相應的民事權利能力和民事行為能力。2.合同條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。3.合同中的權利義務應對等，避免顯失公平。4.合同中的違約責任應明確、具體，具有可操作性。5.合同中的爭議解決方式應明確、合理，便于爭議的解決。6.簽訂合同應嚴格按照公司規(guī)定的流程進行，確保合同簽訂的合法性、合規(guī)性。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務部門應建立合同履行臺賬，對合同的履行情況進行跟蹤記錄。合同履行臺賬應包括合同編號、合同名稱、合同對方、簽訂日期、履行期限、履行情況等內容。2.業(yè)務部門應定期對合同履行情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并采取有效措施加以解決。3.業(yè)務部門應及時向合同管理辦公室反饋合同履行情況，包括合同的執(zhí)行進度、存在的問題及解決措施等。（二）合同款項收付管理1.財務部門應根據(jù)合同約定的付款方式和時間，及時辦理合同款項的收付手續(xù)。2.財務部門在辦理合同款項收付手續(xù)時，應審核相關憑證的真實性、合法性和完整性，確保款項收付的準確性和安全性。3.財務部門應定期與業(yè)務部門核對合同款項的收付情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決款項收付過程中出現(xiàn)的問題。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，業(yè)務部門應及時與合同對方進行協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應明確變更的內容、變更的原因、變更的生效時間等條款，并經(jīng)合同管理辦公室審核、合同管理委員會審批后生效。3.合同變更后，業(yè)務部門應及時通知相關部門，并對合同履行臺賬進行更新。（四）合同解除管理1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務部門應及時與合同對方進行協(xié)商，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議應明確解除的原因、解除的時間、雙方的權利義務等條款，并經(jīng)合同管理辦公室審核、合同管理委員會審批后生效。3.合同解除后，業(yè)務部門應及時通知相關部門，并對合同履行臺賬進行更新。同時，應按照合同約定辦理相關的結算手續(xù)，確保雙方的權益得到保障。（五）合同終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定或約定的終止情形，合同即行終止。2.合同終止后，業(yè)務部門應及時清理合同相關的資料，如訂單、發(fā)貨單、驗收單、發(fā)票等，并提交給合同管理辦公室。3.合同管理辦公室應及時對合同檔案進行整理、歸檔和保管，確保合同檔案的完整性和安全性。五、合同糾紛管理（一）糾紛處理原則1.及時處理原則：合同糾紛發(fā)生后，應及時采取措施進行處理，避免糾紛擴大化。2.依法依規(guī)原則：合同糾紛的處理應符合國家法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。3.協(xié)商解決原則：合同糾紛應首先通過協(xié)商解決，盡量達成雙方都能接受的解決方案。4.維護公司利益原則：在處理合同糾紛時，應充分維護公司的合法權益，確保公司的利益不受損失。（二）糾紛處理流程1.糾紛報告：合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務部門應及時向合同管理辦公室報告。報告內容應包括合同糾紛的基本情況、糾紛的原因、目前的處理情況等。2.糾紛調查：合同管理辦公室接到報告后，應及時組織法務、財務等相關部門對合同糾紛進行調查，了解糾紛的詳細情況，收集相關證據(jù)。3.糾紛分析：在調查的基礎上，合同管理辦公室應組織相關部門對合同糾紛進行分析，評估糾紛的風險和可能的處理結果。4.糾紛處理方案制定：根據(jù)糾紛分析的結果，合同管理辦公室應制定合同糾紛的處理方案。處理方案應包括處理的目標、處理的方式、處理的步驟、責任分工等內容。5.糾紛處理方案審批：合同糾紛的處理方案應提交給合同管理委員會進行審批。合同管理委員會應根據(jù)糾紛的性質、金額等因素進行審批。重大合同糾紛的處理方案應提交公司董事會或股東會進行審議批準。6.糾紛處理實施：合同糾紛的處理方案經(jīng)審批通過后，由業(yè)務部門負責組織實施。在處理合同糾紛過程中，應嚴格按照處理方案的要求進行操作，確保糾紛得到妥善解決。7.糾紛處理結果報告：合同糾紛處理完畢后，業(yè)務部門應及時向合同管理辦公室報告處理結果。報告內容應包括糾紛處理的過程、處理結果、經(jīng)驗教訓等。（三）糾紛處理注意事項1.處理合同糾紛應注重證據(jù)的收集和保存，確保證據(jù)的真實性、合法性和關聯(lián)性。2.在處理合同糾紛過程中，應保持冷靜、理智，避免情緒化的行為。3.如涉及訴訟或仲裁，應及時委托專業(yè)的律師或仲裁員進行處理，確保公司的合法權益得到保障。4.合同糾紛處理完畢后，應及時對糾紛處理過程進行總結和分析，提出改進措施，避免類似糾紛的再次發(fā)生。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關資料提交給合同管理辦公室。相關資料包括訂單、發(fā)貨單、驗收單、發(fā)票、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議等。2.合同履行過程中產(chǎn)生的其他與合同相關的資料，如往來信函、會議紀要、電話記錄等，業(yè)務部門也應及時提交給合同管理辦公室。（二）檔案整理1.合同管理辦公室收到業(yè)務部門提交的合同及相關資料后，應及時進行整理。整理內容包括合同文本的編號、分類、裝訂，相關資料的排序、編號等。2.合同文本應按照合同編號順序進行裝訂，每本合同應編制目錄，便于查閱。相關資料應按照與合同的關聯(lián)程度進行排序，并編制索引。（三）檔案歸檔1.合同及相關資料整理完畢后，合同管理辦公室應及時進行歸檔。歸檔應按照公司檔案管理的相關規(guī)定進行，確保檔案的安全、完整。2.合同檔案應存放在專門的檔案柜中，并設置相應的標識，便于查找。同時，應建立合同檔案電子臺賬，對合同檔案的存放位置、保管期限等信息進行記錄。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到合同管理辦公室查閱。2.合同管理辦公室應按照申請表的要求提供合同檔案，并對查閱過程進行登記。查閱人員不得擅自復印、拍照、涂改合同檔案，如需復印、拍照等，應經(jīng)合同管理辦公室負責人批準。3.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應提交單位介紹信或授權委托書，并填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領導批準后，到合同管理辦公室查閱。查閱過程應嚴格按照公司的相關規(guī)定進行，確保公司商業(yè)秘密的安全。（五）檔案保管期限合同檔案的保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)及公司檔案管理的相關規(guī)定確定。一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年，自合同履行完畢或終止之日起計算。對于涉及重要事項或重大經(jīng)濟利益的合同檔案，保管期限應適當延長。（六）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，合同管理辦公室應組織相關部門對檔案進行鑒定，確定是否需要銷毀。2.對于需要銷毀的合同檔案，應編制《合同檔案銷毀清單》，經(jīng)公司分管領導批準后，按照公司檔案銷毀的相關規(guī)定進行銷毀。3.合同檔案銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀人員等。同時，應將《合同檔案銷毀清單》存檔備查。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司審計部門負責對清化收合同管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.合同管理制度的執(zhí)行情況，包括合同簽訂、履行、變更、解除及終止等環(huán)節(jié)的管理是否符合制度要求。2.合同管理部門及各相關部門的職責履行情況，是否存在推諉、扯皮等現(xiàn)象。3.合同檔案的管理情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、查閱、保管及銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。4.合同糾紛的處理情況，是否及時、妥善地解決了合同糾紛，維護了公司的合法權益。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：審計部門應定期對清化收合同管理工作進行檢查，檢查周期為[X]年。2.不定期抽查：審計部門可根據(jù)工作需要，不定期對清化收合同管理工作進行抽查。3.專項檢查：針對合同管理工作中存在的突出問題或重點領域，審計部門可組織專項檢查。（四）監(jiān)督檢查結果處理