服裝企業(yè)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)服裝企業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于服裝企業(yè)及其所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所簽訂的各類合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、加工合同、租賃合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則。合同的簽訂、履行、變更、解除等必須遵守國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則。合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則。合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和對(duì)方合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則。合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責(zé)（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)的要求。2.參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。3.處理合同糾紛，協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行訴訟、仲裁等法律事務(wù)。4.建立合同法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)合同履行過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和提示。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的洽談、起草、簽訂等工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求和公司利益。2.負(fù)責(zé)合同的履行，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.負(fù)責(zé)合同變更、解除等事項(xiàng)的提出和辦理，按照規(guī)定程序進(jìn)行審批。4.配合法務(wù)部門處理合同糾紛，提供相關(guān)證據(jù)和資料。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同價(jià)款、結(jié)算方式等符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。2.負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，按照合同約定及時(shí)辦理收款和付款手續(xù)。3.定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為合同管理提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）行政部門1.負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保合同檔案的完整和安全。2.協(xié)助業(yè)務(wù)部門辦理合同簽訂所需的各類手續(xù)，如蓋章、登記等。3.負(fù)責(zé)合同管理信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保合同信息的及時(shí)、準(zhǔn)確錄入和查詢。三、合同簽訂管理（一）合同相對(duì)方選擇1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同標(biāo)的、金額、合作期限等因素，選擇具有良好信譽(yù)、經(jīng)營(yíng)狀況穩(wěn)定、具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的合同相對(duì)方。2.對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、履約能力、商業(yè)信譽(yù)等進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，建立合同相對(duì)方信息檔案。3.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)要求合同相對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行核實(shí)。（二）合同文本起草1.合同文本應(yīng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，合同內(nèi)容應(yīng)明確、具體、完整，包括雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免使用模糊、歧義或易引起爭(zhēng)議的表述。對(duì)于重要條款，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明和解釋。3.涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等特殊條款的合同，應(yīng)在合同中明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。2.法務(wù)部門主要審查合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，合同條款是否公平合理等。對(duì)于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，并提出修改建議。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的審查意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，修改后的合同文本再次提交法務(wù)部門審核，直至通過審核為止。4.合同文本通過法務(wù)部門審核后，業(yè)務(wù)部門還應(yīng)將合同文本提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。5.財(cái)務(wù)部門主要審查合同價(jià)款、結(jié)算方式、付款期限等財(cái)務(wù)條款是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定，是否存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，并提出修改建議。6.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，修改后的合同文本再次提交財(cái)務(wù)部門審核，直至通過審核為止。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方簽訂合同。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同相對(duì)方已在合同文本上簽字（蓋章），并對(duì)簽字（蓋章）的真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，不得使用部門章、業(yè)務(wù)章或其他印章代替合同專用章。合同專用章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理制度的規(guī)定進(jìn)行審批和登記。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門和行政部門備案。行政部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)、分類、歸檔和保管。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計(jì)劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計(jì)劃，明確合同履行的各階段目標(biāo)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。2.合同執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，并作為合同履行監(jiān)督和考核的依據(jù)。（二）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。2.合同履行跟蹤的內(nèi)容包括合同相對(duì)方的履約情況、合同標(biāo)的的交付情況、合同款項(xiàng)的收付情況、合同變更和解除情況等。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同履行情況，對(duì)于重大合同或出現(xiàn)異常情況的合同，應(yīng)及時(shí)向公司主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議的簽訂程序與合同簽訂程序相同，即先由業(yè)務(wù)部門起草變更協(xié)議文本，提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，再提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核，審核通過后由業(yè)務(wù)部門與合同相對(duì)方簽訂變更協(xié)議。3.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議副本提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門和行政部門備案。行政部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對(duì)變更協(xié)議進(jìn)行編號(hào)、分類、歸檔和保管。（四）合同解除管理1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商解除合同，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議的簽訂程序與合同簽訂程序相同，即先由業(yè)務(wù)部門起草解除協(xié)議文本，提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，再提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核，審核通過后由業(yè)務(wù)部門與合同相對(duì)方簽訂解除協(xié)議。3.合同解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將解除協(xié)議副本提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門和行政部門備案。行政部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對(duì)解除協(xié)議進(jìn)行編號(hào)、分類、歸檔和保管。4.合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定和法律規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，如返還財(cái)產(chǎn)、結(jié)算款項(xiàng)等。五、合同糾紛管理（一）糾紛預(yù)警1.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的情形時(shí)，應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)和資料。2.法務(wù)部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)對(duì)糾紛情況進(jìn)行分析評(píng)估，提出應(yīng)對(duì)措施和建議，并啟動(dòng)糾紛預(yù)警機(jī)制。（二）糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極與合同相對(duì)方協(xié)商解決糾紛，爭(zhēng)取通過友好協(xié)商達(dá)成解決方案。2.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門咨詢，并在法務(wù)部門的指導(dǎo)下收集相關(guān)證據(jù)和資料，準(zhǔn)備提起訴訟或仲裁。3.法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)代表公司參加訴訟或仲裁活動(dòng)，按照法律程序維護(hù)公司合法權(quán)益。在訴訟或仲裁過程中，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)案件進(jìn)展情況，聽取領(lǐng)導(dǎo)意見和建議。4.訴訟或仲裁結(jié)束后，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)整理案件材料，形成總結(jié)報(bào)告，分析糾紛產(chǎn)生的原因和教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，為公司今后的合同管理工作提供參考。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將合同副本提交給行政部門進(jìn)行檔案收集。2.行政部門應(yīng)及時(shí)對(duì)合同副本進(jìn)行編號(hào)、分類、整理，確保合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.行政部門按照合同類別、簽訂時(shí)間等因素對(duì)合同檔案進(jìn)行整理，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、合同相對(duì)方資質(zhì)證明文件、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來(lái)函件、訴訟或仲裁文件等相關(guān)資料。（三）檔案保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全和完整。2.合同檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存放，定期進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，防止檔案丟失、損壞或泄密。3.合同檔案的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后經(jīng)審批方可銷毀。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給行政部門進(jìn)行查閱。2.行政部門應(yīng)在接到查閱申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)安排查閱，并做好查閱記錄。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)制、涂改、損毀合同檔案。3.因工作需要將合同檔案借出檔案室的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交給行政部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。七、合同管理信息化（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立合同管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同從起草、審核、簽訂、履行、變更、解除到檔案管理等全過程的信息化管理。2.合同管理信息化系統(tǒng)應(yīng)具備合同文本在線起草、審核流程設(shè)置、合同簽訂提醒、履行跟蹤監(jiān)控、糾紛預(yù)警提示、檔案查詢統(tǒng)計(jì)等功能，提高合同管理工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）信息錄入與維護(hù)1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將合同基本信息錄入合同管理信息化系統(tǒng)，包括合同編號(hào)、合同名稱、合同相對(duì)方、合同標(biāo)的、合同價(jià)款、履行期限、簽訂時(shí)間等內(nèi)容。2.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同履行情況、變更解除情況等信息錄入系統(tǒng)，確保系統(tǒng)信息的實(shí)時(shí)更新和準(zhǔn)確完整。3.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)合同管理信息化系統(tǒng)中的檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新，確保合同檔案的電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。（三）系統(tǒng)使用與管理1.公司內(nèi)部人員應(yīng)按照權(quán)限使用合同管理信息化系統(tǒng)，不得越權(quán)操作。2.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對(duì)合同管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和備份，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.因系統(tǒng)故障或其他原因?qū)е潞贤芾硇畔⒒到y(tǒng)無(wú)法正常使用的，系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)，并向相關(guān)部門和人員通報(bào)情況。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立合同管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門的合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除、檔案管理等方面的工作情況。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查時(shí)間等，并形成檢查報(bào)告。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求責(zé)任部門限期整改。3.各部門應(yīng)積極配合監(jiān)督小組的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對(duì)于拒絕配合或隱瞞問題的部門，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司建立合同管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門的合同管理工作進(jìn)行量化考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)的指標(biāo)包括合同簽訂數(shù)量、合同履行率、合同糾紛發(fā)生率、合同檔案管理合格率等。2.考核