出租車公司采購管理制度總則1.目的本制度旨在規范公司出租車采購管理工作，確保采購活動的合法性、規范性、合理性和效益性，滿足公司運營需求，提高公司經濟效益和服務質量。2.適用范圍本制度適用于公司所有出租車采購相關活動，包括新車采購、車輛更新采購以及相關配件、設備的采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策要求。公平公正原則：在采購過程中，應公平對待所有供應商，確保采購程序公正透明。效益原則：追求采購成本的合理性和效益最大化，綜合考慮采購價格、質量、售后服務等因素。歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確采購部門職責，確保采購工作有序進行。采購組織與職責1.采購決策機構成立公司采購領導小組，由公司總經理擔任組長，副總經理、財務總監等相關人員為成員。采購領導小組負責審議采購計劃、采購預算、采購合同等重大采購事項，做出采購決策。2.采購執行部門設立采購部，作為公司采購工作的執行部門。采購部負責具體采購業務的實施，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂、采購訂單下達、采購驗收等工作。采購部應配備專業的采購人員，明確各崗位人員職責，確保采購工作順利開展。采購經理職責負責采購部的日常管理工作，制定采購工作計劃和流程。組織供應商開發與管理，建立供應商檔案，評估供應商資質和信譽。主導采購談判，簽訂采購合同，確保采購條款符合公司利益。協調采購過程中的各項工作，解決采購過程中出現的問題。定期向上級匯報采購工作進展情況，提供采購數據分析和建議。采購專員職責根據采購計劃，負責具體采購任務的執行，包括市場調研、詢價、比價等。協助采購經理進行供應商溝通與聯絡，收集供應商報價和相關資料。負責采購訂單的下達和跟蹤，確保采購物資按時、按質、按量到貨。參與采購驗收工作，核對采購物資的數量、規格、質量等。整理采購相關文件和資料，建立采購檔案。采購預算管理1.預算編制采購部應根據公司年度運營計劃和車輛更新計劃，結合市場價格行情，編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目、采購數量、采購金額、采購時間等內容，并報公司財務部門審核。財務部門應根據公司財務狀況和資金安排，對采購預算進行審核，確保預算的合理性和可行性。采購預算經公司采購領導小組審議通過后，作為年度采購工作的依據。2.預算執行采購部應嚴格按照采購預算執行采購任務，控制采購成本。如因特殊情況需要調整采購預算，應提前提出申請，說明調整原因和調整金額，報公司采購領導小組審批。未經批準，不得擅自調整采購預算。財務部門應加強對采購預算執行情況的監督，定期對采購支出進行核算和分析，確保采購資金的合理使用。供應商管理1.供應商開發采購部應通過多種渠道開發供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集供應商的基本信息、資質證明、業績情況等資料。組織對符合基本條件的供應商進行實地考察，評估供應商的生產能力、質量控制水平、售后服務能力等。根據考察結果，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理。2.供應商評估采購部應定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。建立供應商評估指標體系，制定詳細的評估標準和評分方法。根據評估結果，對供應商進行等級劃分，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優秀供應商，給予優先合作機會和一定的獎勵；對于不合格供應商，及時進行整改或淘汰。3.供應商激勵與約束建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予適當的獎勵，如增加采購份額、給予價格優惠、頒發榮譽證書等。同時，建立供應商約束機制，對于違反合同約定、產品質量不合格、交貨期延誤等問題的供應商，采取相應的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應商資格等。采購流程1.采購申請公司各部門根據運營需求，填寫采購申請表，詳細說明采購項目、采購數量、采購規格、采購用途等內容，并提交至采購部。采購申請表應經部門負責人簽字確認。2.采購審批采購部收到采購申請表后，對采購申請進行審核。審核內容包括采購申請的必要性、采購規格的合理性、采購數量的準確性等。對于金額較大的采購申請，應提交公司采購領導小組審批。采購申請經審批通過后，采購部方可開展采購工作。3.采購實施詢價與比價：采購專員根據采購申請，通過多種渠道向供應商詢價，收集供應商報價。對不同供應商的報價進行比較分析，選擇價格合理、質量可靠的供應商作為候選供應商。采購談判：采購經理與候選供應商進行采購談判，就采購價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行協商，爭取最有利的采購條件。采購談判應形成談判記錄，雙方簽字確認。合同簽訂：采購談判達成一致后，采購部起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應經公司法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。采購合同經雙方簽字蓋章后生效。采購訂單下達：采購部根據采購合同，下達采購訂單，明確采購物資的名稱、規格、數量、交貨時間、交貨地點等內容。采購訂單應發送給供應商，并要求供應商簽字確認。4.采購驗收到貨通知：采購部在采購物資到貨前，通知相關部門做好驗收準備工作。驗收實施：采購物資到貨后，由采購部組織相關部門進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、質量、外觀等方面。驗收人員應填寫驗收報告，對驗收結果進行記錄。驗收結果處理：對于驗收合格的物資，辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，采購部應及時與供應商溝通，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格為止。采購合同管理1.合同簽訂采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括以下主要條款：采購物資的名稱、規格、數量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等。采購合同簽訂前，應經公司法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。2.合同執行采購部應嚴格按照采購合同執行，跟蹤合同履行情況，及時解決合同執行過程中出現的問題。供應商應按照合同約定按時、按質、按量交付采購物資。采購部應定期對合同執行情況進行檢查和評估，確保合同的順利履行。3.合同變更與解除如因特殊情況需要變更或解除采購合同，應經雙方協商一致，并簽訂書面協議。合同變更或解除協議應明確變更或解除的原因、內容、時間等事項。合同變更或解除協議簽訂前，應報公司采購領導小組審批。4.合同歸檔采購合同簽訂后，采購部應及時將合同副本歸檔保存。合同歸檔應包括合同文本、談判記錄、驗收報告、付款憑證等相關資料。合同檔案應妥善保管，便于查閱和追溯。采購風險管理1.風險識別采購部應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、資金風險等。分析風險產生的原因和可能造成的影響。2.風險評估對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和可能性。根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。3.風險應對市場風險應對：密切關注市場動態，及時掌握市場價格變化趨勢，合理安排采購計劃，避免因市場價格波動造成采購成本增加。供應商風險應對：加強供應商管理，選擇資質良好、信譽可靠的供應商合作。與供應商簽訂詳細的合同條款，明確雙方的權利和義務，降低供應商違約風險。質量風險應對：加強采購物資的質量檢驗，嚴格按照驗收標準進行驗收。要求供應商提供質量保證文件，對質量不合格的物資及時采取措施進行處理。合同風險應對：加強合同管理，確保合同條款明確、合法、有效。在合同簽訂前，進行嚴格的審核和審批。在合同執行過程中，跟蹤合同履行情況，及時解決合同糾紛。資金風險應對：合理安排采購資金，確保采購資金的及時到位。加強資金預算管理，嚴格控制采購支出，避免資金浪費和挪用。采購監督與審計1.內部監督公司內部審計部門應定期對采購工作進行監督檢查，重點檢查采購程序的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。對發現的問題及時提出整改意見，要求采購部限期整改。采購部應積極配合內部審計部門的監督檢查工作，如實提供相