學校艾滋病檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學校對艾滋病相關信息的管理，規范艾滋病檔案的建立、保管、使用和銷毀等工作，確保學校艾滋病防治工作的有效開展，保障師生的健康權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校全體師生員工以及與學校艾滋病防治工作相關的各類活動和信息管理。（三）基本原則1.依法依規原則：嚴格遵循國家有關法律法規和政策要求，確保艾滋病檔案管理工作合法合規。2.真實準確原則：檔案內容應真實、準確、完整地反映學校艾滋病防治工作的實際情況。3.保密安全原則：對涉及個人隱私的艾滋病相關信息嚴格保密，確保信息安全，防止泄露。4.規范有序原則：建立標準化、規范化的檔案管理流程，提高檔案管理工作效率和質量。二、檔案管理職責分工（一）學校艾滋病防治工作領導小組1.負責統籌領導學校艾滋病檔案管理工作，制定檔案管理工作方針和政策。2.審核檔案管理工作的重大事項，協調解決檔案管理工作中出現的問題。（二）學校醫務室1.具體負責艾滋病檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.對艾滋病相關信息進行分類登記，建立健全檔案目錄索引，方便查詢和使用。3.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的完整性和準確性。（三）各學院（系）1.配合學校醫務室做好本學院（系）師生艾滋病相關信息的收集和上報工作。2.協助學校醫務室對涉及本學院（系）師生的艾滋病檔案進行整理和歸檔。（四）其他相關部門如學生工作部門、后勤管理部門等，按照各自職責，協同做好艾滋病檔案管理的相關工作，提供必要的支持和配合。三、檔案內容（一）個人檔案1.基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號、所在學院（系）、專業、年級、聯系方式等。2.艾滋病檢測信息：檢測時間、檢測機構、檢測結果等。3.艾滋病診斷信息：診斷時間、診斷機構、診斷結論等。4.治療信息：治療開始時間、治療機構、治療方案、治療過程中的各項檢查結果和治療效果評估等。5.隨訪信息：隨訪時間、隨訪方式、隨訪內容（包括身體狀況、心理狀態、生活情況等）、隨訪結果等。6.隱私保護聲明：由本人簽署的關于同意學校對其艾滋病相關信息進行管理和使用，并承諾保護其隱私的聲明。（二）學校工作檔案1.工作計劃與總結：學校年度艾滋病防治工作計劃、階段性工作總結、年度工作總結等。2.宣傳教育活動資料：艾滋病防治宣傳教育活動方案、宣傳資料（如海報、手冊、課件等）、活動照片、視頻、新聞報道等。3.培訓記錄：對師生員工進行艾滋病防治知識培訓的計劃、培訓教材、培訓人員名單、培訓時間、培訓地點、培訓效果評估等。4.檢測與篩查工作記錄：艾滋病檢測與篩查工作方案、檢測與篩查人員名單、檢測時間、檢測數量、檢測結果統計分析等。5.疫情報告記錄：艾滋病疫情報告制度、疫情報告流程、疫情報告登記表、疫情報告時間、報告人等。6.干預措施記錄：針對艾滋病高危行為采取的干預措施方案、干預活動記錄、干預效果評估等。7.關懷救助工作記錄：對艾滋病患者及感染者的關懷救助措施、關懷救助對象名單、救助物資發放記錄、心理支持與輔導記錄等。8.與外部機構合作記錄：與疾控中心、醫療機構、社會組織等外部機構合作開展艾滋病防治工作的協議、合作項目方案、合作活動記錄、合作成效評估等。四、檔案建立與收集（一）個人檔案建立1.學校醫務室負責為首次進行艾滋病檢測的師生建立個人檔案。2.在檢測結果出來后，及時將檢測信息錄入檔案，并告知本人檔案建立情況。3.對于確診為艾滋病患者或感染者的師生，在接到診斷報告后，按照檔案內容要求，全面收集相關信息，完善個人檔案。（二）學校工作檔案收集1.各部門按照職責分工，定期將本部門開展艾滋病防治工作形成的各類資料收集整理，移交學校醫務室。2.學校醫務室指定專人負責接收各部門移交的工作檔案資料，對資料的完整性和準確性進行審核，不符合要求的及時退回補充完善。3.對于臨時性或階段性的艾滋病防治工作項目，項目負責人在項目結束后及時將項目相關資料整理歸檔，移交學校醫務室。五、檔案整理與歸檔（一）個人檔案整理1.按照檔案內容分類，對個人檔案資料進行排序，確保資料的邏輯性和連貫性。2.對每份資料進行編號，編制檔案目錄索引，注明資料名稱、編號、日期等信息，方便查找和使用。3.將整理好的個人檔案資料裝入檔案袋或檔案盒，并在封面上注明檔案編號、姓名、所在學院（系）等信息。（二）學校工作檔案整理1.對學校工作檔案資料進行分類，如分為工作計劃與總結類、宣傳教育活動類、培訓記錄類等。2.按照時間順序或項目類別對各類資料進行排序，對于同一項目的資料，按照項目開展的流程進行排列。3.為每份資料編制頁碼，建立檔案目錄，詳細記錄資料的名稱、日期、頁碼等信息。4.將整理好的學校工作檔案資料裝訂成冊或裝入檔案柜，并按照檔案類別和時間順序進行存放。（三）歸檔要求1.檔案整理應做到分類科學、排列有序、編號規范、目錄清晰。2.歸檔的資料應真實、完整、有效，不得偽造、篡改或擅自銷毀。3.歸檔時間應及時，一般在資料形成后的一個月內完成歸檔工作。對于重要或緊急的資料，應隨時形成隨時歸檔。六、檔案保管（一）保管場所1.學校醫務室應設立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全存放。2.檔案保管室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（二）保管方式1.個人檔案和學校工作檔案應分開存放，分別建立檔案臺賬，詳細記錄檔案的編號、名稱、存放位置、保管期限等信息。2.檔案應按照類別和時間順序排列存放，便于查找和使用。對于電子檔案，應進行備份存儲，并建立電子檔案目錄索引，方便檢索。3.定期對檔案進行盤點，核對檔案數量和內容，確保檔案的完整性和準確性。如發現檔案缺失或損壞，應及時查找原因并進行處理。（三）保管期限1.個人檔案保管期限為自檔案建立之日起不少于30年。2.學校工作檔案保管期限根據檔案性質和重要程度確定，一般為5年至10年不等。對于涉及學校艾滋病防治工作重大決策、重要活動、關鍵數據等的檔案，應長期保管。七、檔案使用與借閱（一）使用范圍1.學校醫務室工作人員因工作需要，可查閱、使用艾滋病檔案。2.學校艾滋病防治工作領導小組成員因工作需要，可查閱相關檔案資料。3.因開展艾滋病防治科研、教學等工作需要，經學校批準，相關人員可查閱、使用部分檔案資料，但應嚴格遵守保密規定。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.《檔案借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，報學校醫務室負責人審批。3.學校醫務室負責人根據申請情況進行審批，批準后由檔案管理人員辦理檔案借閱手續，填寫《檔案借閱登記冊》，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應按照約定的時間歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。（三）使用要求1.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.使用檔案時，應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容，確保個人隱私和學校艾滋病防治工作信息安全。3.使用完畢后，借閱人應及時將檔案歸還學校醫務室，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發現檔案有損壞或丟失情況，應及時報告并追究借閱人的責任。八、檔案保密（一）保密措施1.學校應加強對艾滋病檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識和責任感。2.檔案保管室應設置門禁系統，限制無關人員進入。檔案管理人員應妥善保管檔案庫房鑰匙，不得隨意轉借他人。3.對涉及個人隱私的艾滋病檔案信息，應采用加密存儲、專人管理等方式進行保密。在檔案查閱、使用過程中，應嚴格控制知悉范圍，確保信息不被泄露。4.禁止在互聯網、公共網絡等非保密網絡環境中傳輸艾滋病檔案信息。如需通過電子方式傳輸檔案信息，應采用加密傳輸方式，并確保接收方具備相應的保密條件。（二）保密責任1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內容保密，不得泄露給任何無關人員。如因工作失誤或故意泄露檔案信息，將依法追究其責任。2.所有接觸艾滋病檔案信息的人員，包括借閱人、使用人等，均應承擔保密義務，不得擅自傳播、公開檔案內容。如違反保密規定，將視情節輕重給予相應的紀律處分，構成違法犯罪的，依法追究法律責任。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且檔案內容已無保存價值的，可進行銷毀。2.因不可抗力等原因導致檔案損壞、丟失，無法繼續保存的，經學校批準后可進行銷毀。3.按照國家法律法規和政策要求，需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.學校醫務室應定期對保管期滿或需要銷毀的檔案進行清理核對，編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案的編號、名稱、數量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經學校醫務室負責人審核后，報學校艾滋病防治工作領導小組審批。3.經批準后，由學校醫務室指