旅行社供應商管理制度一、總則（一）目的為加強旅行社供應商管理，規范與供應商的合作流程，確保所采購的產品和服務符合旅行社業務需求，提高服務質量，保障游客權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本旅行社與各類供應商之間的合作管理，包括但不限于酒店、交通、景區、餐飲、地接社等。（三）基本原則1.合作共贏原則：與供應商建立長期穩定、互利共贏的合作關系，共同發展旅游業務。2.質量優先原則：優先選擇能夠提供優質產品和服務的供應商，確保游客獲得良好體驗。3.公平公正原則：在供應商選擇、合作評估、費用結算等方面遵循公平公正的原則，維護雙方合法權益。4.動態管理原則：對供應商進行動態評估和管理，根據合作情況及時調整合作策略。二、供應商選擇與準入（一）供應商信息收集1.市場調研人員通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括行業展會、網絡搜索、同行推薦、供應商自薦等。2.收集的信息應包括供應商基本情況（如公司名稱、地址、聯系方式、經營范圍等）、產品和服務內容、價格體系、服務質量、客戶評價等。（二）供應商篩選1.根據旅行社業務需求和供應商信息，對潛在供應商進行初步篩選。篩選標準可包括但不限于供應商資質（如營業執照、經營許可證等是否齊全）、經營狀況（是否有良好的財務狀況和市場信譽）、產品和服務質量（是否符合旅行社要求）、價格合理性等。2.對于初步篩選合格的供應商，填寫《供應商信息登記表》，詳細記錄其相關信息。（三）供應商實地考察1.對于重要供應商或初次合作的供應商，安排專人進行實地考察。考察內容包括供應商的辦公場所、服務設施、運營管理情況、員工素質等。2.實地考察結束后，考察人員撰寫《供應商實地考察報告》，對供應商的綜合情況進行評價，并提出是否適合合作的建議。（四）供應商準入審批1.根據供應商篩選和實地考察結果，由采購部門提出供應商準入申請，附上相關資料（如《供應商信息登記表》、《供應商實地考察報告》等）。2.申請提交至采購經理、運營總監、財務總監等相關部門負責人進行審批。審批通過后，該供應商方可進入旅行社供應商名錄，成為正式合作供應商。三、合作協議簽訂（一）協議起草1.采購部門根據與供應商溝通協商的結果，起草合作協議。協議內容應明確雙方的權利和義務，包括產品和服務內容、價格、質量標準、交付時間、付款方式、違約責任等條款。2.協議應符合法律法規要求，語言表達清晰、準確，避免模糊不清或歧義性條款。（二）協議審核1.起草好的合作協議提交至法務部門進行審核。法務人員從法律角度對協議條款進行審查，確保協議合法合規，不存在法律風險。2.同時，采購部門、運營部門等相關業務部門也應對協議內容進行審核，重點審核與業務相關的條款是否符合實際需求和操作流程。（三）協議簽訂1.經審核通過的合作協議，由旅行社法定代表人或其授權代表與供應商法定代表人或其授權代表簽字蓋章后生效。2.簽訂后的合作協議應妥善保管，采購部門留存原件，并將副本分發給相關業務部門和財務部門等，以便各部門按照協議履行職責。四、合作過程管理（一）訂單下達與確認1.旅行社業務部門根據游客需求，向供應商下達采購訂單。訂單內容應明確產品和服務的具體要求、數量、價格、交付時間等信息。2.供應商收到訂單后，應及時進行確認。如對訂單內容有異議，應在規定時間內與旅行社業務部門溝通協商，達成一致后再進行確認。（二）產品和服務提供1.供應商應按照合作協議和訂單要求，按時、按質、按量提供產品和服務。在提供過程中，如遇特殊情況需要變更，應提前通知旅行社業務部門，并經其同意。2.旅行社業務部門應及時跟蹤供應商產品和服務提供情況，確保游客能夠順利享受相關產品和服務。如發現問題，應及時與供應商溝通解決。（三）質量監控1.旅行社建立質量監控體系，對供應商提供的產品和服務質量進行定期或不定期檢查。檢查方式可包括實地檢查、游客反饋收集、數據分析等。2.對于質量不達標的供應商，旅行社應及時發出整改通知，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，旅行社有權采取相應措施，如扣除部分款項、暫停合作、終止合作等。（四）溝通協調1.建立旅行社與供應商之間的定期溝通機制，如每月或每季度召開合作會議，總結合作情況，解決存在的問題，共同探討合作發展方向。2.在日常合作過程中，雙方應保持密切聯系，及時溝通業務進展情況、市場動態等信息，確保合作順暢進行。五、費用結算與支付（一）費用結算依據1.費用結算以合作協議和實際發生的業務量為依據。旅行社業務部門應在業務完成后，及時統計相關數據，提交給財務部門作為結算依據。2.結算數據應包括訂單明細、服務確認單、游客反饋等相關資料，確保數據真實、準確、完整。（二）費用結算流程1.財務部門根據業務部門提交的結算數據，與供應商進行核對。核對無誤后，編制《費用結算單》。2.《費用結算單》經財務部門負責人審核后，提交給采購部門負責人審核。采購部門負責人審核通過后，提交給旅行社總經理審批。3.經總經理審批后的《費用結算單》作為付款依據，財務部門按照合作協議約定的付款方式和時間，及時向供應商支付款項。（三）支付方式1.支付方式可根據合作協議約定和實際情況選擇，常見的支付方式包括銀行轉賬、支票、網上支付等。2.對于長期合作且信譽良好的供應商，可根據實際情況適當延長付款期限，但應在合作協議中明確約定。（四）支付記錄與存檔1.財務部門應詳細記錄每一筆費用支付情況，包括支付日期、支付金額、支付方式、收款單位等信息。2.支付憑證、結算單等相關資料應妥善存檔，以便日后查閱和審計。六、合作評估與調整（一）評估周期1.每年定期對供應商進行全面評估，評估周期為自然年度。2.在日常合作過程中，如發現供應商存在重大問題或異常情況，可隨時啟動專項評估。（二）評估指標1.服務質量：包括游客滿意度、投訴處理情況、產品和服務質量達標率等。2.價格水平：與市場同類產品和服務相比，價格是否合理。3.交付能力：是否能夠按時、按質、按量完成訂單交付。4.合作配合度：與旅行社溝通協調是否順暢，是否積極配合旅行社工作。5.信譽狀況：是否有良好的商業信譽，是否存在違約行為等。（三）評估方法1.采用定性與定量相結合的評估方法。通過收集游客反饋、業務數據統計、實地考察等方式獲取評估信息。2.對各項評估指標進行打分，根據總分確定供應商評估等級，評估等級可分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。（四）評估結果應用1.對于評估等級為優秀的供應商，旅行社可給予一定的獎勵，如增加合作份額、優先支付款項、提供宣傳推廣支持等。2.對于評估等級為良好的供應商，繼續保持合作關系，同時提出改進建議，幫助其提升服務質量。3.對于評估等級為合格的供應商，發出預警通知，要求其限期整改。如整改后仍無明顯改善，可考慮暫停合作或終止合作。4.對于評估等級為不合格的供應商，立即終止合作，并將其列入黑名單，不再與其開展業務往來。（五）合作調整1.根據供應商評估結果和旅行社業務發展需求，適時對合作關系進行調整。調整內容包括合作產品和服務范圍、價格、付款方式等。2.合作調整應與供應商進行充分溝通協商，達成一致意見后簽訂補充協議或重新簽訂合作協議。七、供應商風險管理（一）風險識別1.分析與供應商合作過程中可能面臨的風險，包括但不限于市場風險（如價格波動、市場競爭加劇等）、信用風險（如供應商違約、拖欠貨款等）、質量風險（如產品和服務質量不合格導致游客投訴等）、法律風險（如合作協議糾紛、法律法規變化等）。2.定期對風險進行識別和評估，及時發現潛在風險因素。（二）風險應對措施1.市場風險應對：與供應商協商簽訂價格調整機制，如根據市場價格波動情況適時調整產品和服務價格；關注市場動態，加強市場調研，提前做好應對市場競爭加劇的準備。2.信用風險應對：建立供應商信用檔案，對供應商信用狀況進行跟蹤評估；在合作協議中明確違約責任和擔保條款，要求供應商提供必要的擔保措施；加強款項催收管理，及時發現和解決供應商拖欠貨款問題。3.質量風險應對：加強對供應商產品和服務質量的監控，建立嚴格的質量驗收標準；要求供應商提供質量保證措施，如購買質量保險等；對質量問題及時進行處理，保障游客權益。4.法律風險應對：加強法務審核，確保合作協議合法合規；關注法律法規變化，及時調整合作策略；遇到法律糾紛，及時咨詢專業律師，依法維護旅行社合法權益。八、信息管理（一）供應商信息維護1.采購部門負責供應商信息的日常維護，及時更新供應商基本情況、產品和服務信息、價格體系等內容。2.定期對供應商信息進行梳理和核對，確保信息的準確性和完整性。（二）信息共享1.在確保信息安全的前提下，實現旅行社內部各部門之間供應商信息的共享。業務部門、財務部門、運營部門等可根據工作需要查詢和使用供應商相關信息。2.