公司文印檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司文印檔案室的管理，確保公司文件資料的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在文印檔案管理方面的行為。（三）管理職責(zé)1.人事行政部負責(zé)文印檔案室的日常管理工作，包括文件資料的收發(fā)、登記、整理、歸檔、保管及借閱等。2.各部門負責(zé)本部門文件資料的收集、整理，并按規(guī)定及時移交文印檔案室。指定專人負責(zé)與文印檔案室的工作對接，確保文件資料的流轉(zhuǎn)順暢。二、文印室管理（一）設(shè)備管理1.文印室配備的打印機、復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備由人事行政部統(tǒng)一管理和維護。定期對設(shè)備進行檢查、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。2.設(shè)備操作人員應(yīng)熟悉設(shè)備性能和操作規(guī)程，嚴格按照操作流程進行操作。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障及時向人事行政部報告，不得擅自拆卸或維修。3.根據(jù)工作需要，合理安排設(shè)備的使用時間，提高設(shè)備使用效率。鼓勵員工節(jié)約紙張、墨盒等耗材，對浪費行為進行批評教育。（二）文件打印1.員工需打印文件時，應(yīng)填寫《文件打印申請表》，注明文件名稱、頁數(shù)、份數(shù)、緊急程度等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后交文印室。2.文印室工作人員根據(jù)申請表內(nèi)容進行打印，打印完畢后及時通知申請人領(lǐng)取，并做好登記工作。3.對于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理。如遇多人申請打印且資源緊張時，按照文件的緊急程度和重要性進行排序安排。4.嚴格控制文件打印份數(shù)，避免浪費。對于可雙面打印的文件，應(yīng)盡量雙面打印。（三）文件復(fù)印1.員工如需復(fù)印文件，參照文件打印流程填寫《文件復(fù)印申請表》，經(jīng)審批后交文印室。2.文印室工作人員按照申請表要求進行復(fù)印，復(fù)印過程中要注意檢查文件內(nèi)容是否清晰，避免出現(xiàn)模糊、漏印等情況。3.復(fù)印完畢后，及時整理好復(fù)印件，交申請人簽字確認后領(lǐng)取。同時做好復(fù)印記錄，包括復(fù)印日期、申請人、文件名稱及復(fù)印份數(shù)等。（四）文件掃描1.因工作需要掃描文件時，由員工填寫《文件掃描申請表》，說明掃描目的、文件名稱及范圍等，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后提交文印室。2.文印室工作人員根據(jù)申請要求進行掃描，掃描后的文件應(yīng)保存為清晰、可識別的電子格式，并按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進行分類存儲。3.掃描完成后，及時將掃描件發(fā)送至申請人指定的郵箱或存儲位置，并在申請表上注明發(fā)送情況。三、文件管理（一）文件分類1.公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件、人事文件等幾大類。每大類下再根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)進行細分。2.行政文件包括公司規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、通知公告等；業(yè)務(wù)文件涵蓋各類業(yè)務(wù)合同、項目報告、市場調(diào)研資料等；財務(wù)文件有財務(wù)報表、審計報告、預(yù)算方案等；人事文件包含員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。（二）文件編號為便于文件的管理和查找，對重要文件進行編號。編號規(guī)則如下：1.編號由字母和數(shù)字組成，前兩位字母表示文件類別，如“XZ”代表行政文件，“YW”代表業(yè)務(wù)文件，“CW”代表財務(wù)文件，“RS”代表人事文件。2.中間四位數(shù)字表示年份，如“2023”代表2023年。3.后三位數(shù)字為順序號，從001開始依次編排。例如，一份2023年的行政文件，編號為XZ2023001。（三）文件起草與審核1.文件起草由相關(guān)部門負責(zé)，起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、有條理，并符合公司的政策和規(guī)定。2.文件起草完成后，需經(jīng)部門負責(zé)人審核，審核重點包括文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及格式的規(guī)范性等。審核通過后，提交至主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.主管領(lǐng)導(dǎo)對文件進行最終審批，審批通過的文件方可正式發(fā)布。（四）文件發(fā)布1.經(jīng)審批后的文件，由人事行政部負責(zé)按照規(guī)定的范圍和方式進行發(fā)布。發(fā)布方式包括公司內(nèi)部網(wǎng)站、郵件、公告欄張貼等。2.在文件發(fā)布過程中，要確保文件傳達至相關(guān)部門和人員，同時做好發(fā)布記錄，注明發(fā)布時間、發(fā)布渠道、接收部門等信息。（五）文件收集與整理1.各部門應(yīng)定期收集本部門形成的文件資料，按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)進行初步整理。每月底將整理好的文件資料移交至文印檔案室。2.人事行政部對接收的文件資料進行再次審核和整理，確保文件齊全、完整，分類準(zhǔn)確。對于不符合要求的文件，及時與相關(guān)部門溝通補充或修正。3.將整理好的文件資料按照編號順序依次存放，建立文件目錄索引，方便查找和查閱。（六）文件歸檔1.每年年底，人事行政部對本年度的文件資料進行全面歸檔。歸檔文件應(yīng)確保原件齊全、完整，復(fù)印件與原件核對無誤。2.根據(jù)文件的類別和保管期限，將文件分別裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）面上注明文件類別、年份、編號等信息。3.檔案盒（袋）應(yīng)存放在專門的檔案架上，按照類別和時間順序排列，便于管理和查找。同時，建立電子檔案目錄，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，方便進行電子檢索。四、檔案管理（一）檔案分類檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等類別。1.文書檔案主要包括公司各類行政文件、業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議等；2.科技檔案涵蓋公司的科研項目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件等；3.會計檔案包含會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)資料；4.人事檔案則有員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價等資料。（二）檔案編號檔案編號與文件編號相對應(yīng)，在文件編號基礎(chǔ)上，增加檔案標(biāo)識位。如文書檔案標(biāo)識為“WS”，科技檔案標(biāo)識為“KJ”，會計檔案標(biāo)識為“KJ”，人事檔案標(biāo)識為“RS”。例如，一份2023年的行政文件檔案編號為WSXZ2023001。（三）檔案保管期限根據(jù)文件和檔案的性質(zhì)、重要程度等因素，確定不同的保管期限。1.永久保管的檔案包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重要合同協(xié)議、年度財務(wù)報告等；2.定期保管的檔案分為3年、5年、10年、20年等不同期限，如一般行政文件保管3年，業(yè)務(wù)合同保管5年至10年不等，員工人事檔案長期保管等。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案時，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，報人事行政部審批。2.人事行政部根據(jù)申請情況進行審核，對于重要檔案的借閱，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。審核通過后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人憑審批后的申請表到文印檔案室領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)在借閱登記本上詳細記錄借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱及編號、預(yù)計歸還日期等信息。4.借閱人必須妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進行。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。如因工作需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。對于逾期未還的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時催還，并對借閱人進行相應(yīng)的提醒和記錄。（五）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，可直接到文印檔案室進行查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程規(guī)范有序。2.查閱人員如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《檔案查閱摘抄復(fù)制申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照審批要求進行辦理。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人事行政部安排專人陪同查閱，并嚴格限制查閱范圍。查閱過程中形成的記錄和復(fù)印件等資料，需經(jīng)檔案管理人員和查閱人雙方簽字確認后妥善保存。（六）檔案銷毀1.對于已過保管期限或失去保存價值的檔案，由人事行政部提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因及銷毀方式等信息。2.經(jīng)部門負責(zé)人審核、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，組織相關(guān)人員進行銷毀。銷毀過程應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，并做好記錄。3.檔案銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、檔案名稱及編號、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，與《檔案銷毀申請表》一同存檔，以備查考。五、保密管理（一）保密范圍公司文印檔案室涉及的文件資料均屬于保密范疇，包括但不限于公司戰(zhàn)略規(guī)劃、商業(yè)秘密、客戶信息、技術(shù)資料、財務(wù)數(shù)據(jù)等。（二）保密措施1.文印檔案室應(yīng)配備必要的安全防護設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。與檔案管理工作無關(guān)的人員不得進入文印檔案室。3.在文件打印、復(fù)印、掃描等過程中，涉及保密內(nèi)容的操作應(yīng)在專門的區(qū)域進行，操作人員不得私自留存或傳播相關(guān)文件。4.對于通過電子方式存儲的文件資料，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限和密碼保護措施，防止數(shù)據(jù)泄露。定期對電子檔案進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保密教育1.公司定期組織員工進行保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識，使其了解保密工作的重要性和相關(guān)規(guī)定。2.在新員工入職培訓(xùn)中，應(yīng)將保密知識作為重要內(nèi)容進行講解，使新員工明確自身在保密工作中的責(zé)任和義務(wù)。3.對于涉及保密工作的崗位人員，應(yīng)進行專門的保密培訓(xùn)和考核，確保其具備專業(yè)的保密技能和知識。（四）違規(guī)處理對違反保密制度，擅自泄露公司文件資料秘密的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。六、信息化管理（一）電子文件管理1.建立公司電子文件管理系統(tǒng)，對各類電子文件進行集中存儲、分類管理和檢索查詢。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件相對應(yīng)，確保內(nèi)容一致。2.電子文件的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，遵循文件編號規(guī)則，并結(jié)合文件主題進行命名。如“XZ2023001公司年度工作計劃.docx”。3.定期對電子文件進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防數(shù)據(jù)丟失。同時，對電子文件的存儲情況進行檢查，確保文件的完整性和可讀性。（二）檔案信息化1.將紙質(zhì)檔案逐步進行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案庫。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，確保信息的準(zhǔn)確性和一致性。2.利用檔案管理軟件對檔案進行分類編目、檢索查詢、借閱管理等操作，提高檔案管理的效率和便捷性。3.加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查人事行政部定期對文印檔案室的文件資料管理情況進行檢查，包括文件的收集、整理、歸檔、保管、借閱等環(huán)節(jié)，確保各項工作符合制度要求。檢查頻率為每月至少一次，檢查結(jié)果形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）專項檢查