與客戶往來文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司與客戶往來文件的管理，規范文件的傳遞、存儲、使用等流程，確保往來文件的準確性、完整性和安全性，提高公司與客戶溝通效率，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門與客戶之間往來的各類文件，包括但不限于合同、協議、訂單、報價單、信函、傳真、電子郵件等。（三）基本原則1.準確性原則：往來文件應準確反映雙方溝通的內容和意圖，避免模糊、歧義或錯誤表述。2.完整性原則：文件內容應完整，涵蓋必要的條款、條件、權利義務等信息，確保無重要信息遺漏。3.及時性原則：往來文件應及時傳遞、處理和回復，避免因延誤導致業務受阻或產生糾紛。4.安全性原則：嚴格保護往來文件的機密信息，防止文件泄露、丟失或被篡改。二、文件分類與編號（一）文件分類1.合同類：包括銷售合同、采購合同、服務合同等各類具有法律效力的協議文件。2.訂單類：客戶下達的產品或服務訂單，明確產品規格、數量、價格、交貨期等要求。3.報價單類：公司向客戶提供的產品或服務報價文件。4.信函類：雙方通過信件形式進行溝通的文件，如商務函、詢價函、催款函等。5.傳真類：通過傳真方式傳遞的文件，內容通常較為緊急或簡短。6.電子郵件類：以電子數據交換形式發送和接收的郵件，是與客戶溝通的常用方式之一。（二）文件編號為便于文件的識別、查詢和管理，對每一份往來文件進行編號。編號規則如下：[年份][文件類別代碼][序號]例如：2023HT001，表示2023年簽訂的第1份合同文件。文件類別代碼：HT合同類DD訂單類BJ報價單類XH信函類CZ傳真類YJ電子郵件類序號：按照文件產生的先后順序依次編號，從001開始遞增。三、文件起草與審核（一）起草1.業務部門負責根據與客戶溝通的內容起草往來文件。起草人員應確保文件內容準確、清晰、完整，符合公司業務政策和法律法規要求。2.在起草合同、訂單等重要文件時，應參考公司標準模板，并結合具體業務情況進行填寫和調整。對于沒有標準模板的文件，應按照規范格式起草，明確文件標題、編號、正文、落款等要素。3.起草文件時，應注明文件的緊急程度，以便后續流程能夠根據輕重緩急進行處理。緊急程度分為“特急”、“加急”、“一般”三個級別，在文件標題右上角以紅色字體標注。（二）審核1.起草完成的文件應提交部門負責人進行審核。部門負責人應對文件內容的準確性、完整性、合規性以及與公司業務目標的一致性進行審核，并提出修改意見。2.對于涉及重大業務決策、金額較大或風險較高的文件，應提交公司相關領導或專業法律人員進行審核。審核重點包括法律條款的合規性、雙方權利義務的平衡性、潛在風險的評估與防范等。3.審核人員應在文件上簽署審核意見，并注明審核日期。如文件需要修改，起草人員應根據審核意見進行修改后重新提交審核，直至審核通過。四、文件傳遞（一）紙質文件傳遞1.內部傳遞：業務部門起草或收到的紙質往來文件，應在一個工作日內傳遞至相關部門或人員。傳遞方式可采用專人送達、內部郵件或文件流轉系統等方式進行。2.外部傳遞：需發送給客戶的紙質文件，應根據文件的緊急程度選擇合適的快遞或郵寄方式。對于特急文件，可采用專人送達或加急快遞；對于一般文件，可選擇普通快遞或掛號信郵寄。在文件寄出后，應及時將快遞單號或掛號信編號記錄在相關系統中，并告知客戶預計到達時間。（二）電子文件傳遞1.電子郵件：通過電子郵件發送往來文件時，應確保郵件主題明確、正文內容準確清晰，并將文件作為附件添加。郵件發送前，應認真核對收件人郵箱地址，避免發送錯誤。對于重要文件，建議在發送后電話或短信告知客戶已發送郵件，并提醒查收。2.電子文檔共享平臺：如公司內部使用的文件共享系統或外部的云盤等，涉及與客戶共享文件時，應設置合適的權限，并告知客戶訪問方式和密碼（如有）。五、文件接收與登記（一）接收1.公司各部門應指定專人負責接收與客戶往來的文件。接收人員應及時查收紙質文件和電子文件，并確保文件的完整性。2.對于通過快遞或郵寄方式送達的紙質文件，接收人員應在收到文件后立即檢查外包裝是否完好，如有破損應及時與快遞公司聯系并做好記錄。同時，對文件進行清點，核對文件數量和內容是否完整。3.對于電子文件，接收人員應及時查看郵箱或共享平臺，確保文件能夠正常打開和閱讀。如發現文件損壞或無法打開，應及時通知發送方重新發送。（二）登記1.接收人員應建立與客戶往來文件登記簿，對收到的文件進行詳細登記。登記內容包括文件編號、文件類別、收發日期、客戶名稱、文件主題、頁數、附件情況、處理狀態等信息。2.對于電子文件，還應記錄文件的存儲位置（如郵箱文件夾、共享平臺路徑等），以便于后續查詢和管理。3.每日工作結束時，接收人員應對當天收到的文件進行整理和分類，更新文件登記簿，并將文件按照規定的流程進行流轉。六、文件存儲與保管（一）紙質文件存儲1.紙質往來文件應按照類別和年份進行分類歸檔，存放在專門的文件柜中。每個文件柜應標明存放的文件類別和年份范圍，便于查找。2.對于重要的合同、協議等文件，應單獨存放，并建立索引目錄，以便快速檢索。索引目錄應包含文件編號、文件名稱、簽訂日期、客戶名稱等關鍵信息。3.紙質文件應妥善保管，定期進行整理和清查，確保文件的整潔、完好和無丟失。如發現文件損壞或字跡模糊，應及時采取修復措施或進行復印備份。（二）電子文件存儲1.電子往來文件應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并按照統一的文件夾結構進行分類存放。文件夾命名應清晰明了，體現文件類別、年份等信息。2.對重要電子文件應進行備份，備份方式可采用定期備份到外部存儲設備（如磁帶、移動硬盤等）或云存儲服務。備份存儲設備應存放在安全的地方，并定期進行檢查和測試，確保數據可恢復。3.定期對電子文件進行清理和維護，刪除過期或無用的文件，釋放存儲空間。同時，對電子文件的訪問權限進行定期審查，確保只有授權人員能夠訪問敏感文件。七、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱與客戶往來文件時，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的編號、類別、查閱目的等信息，并提交部門負責人審批。2.部門負責人根據工作需要進行審批，對于涉及重要信息或敏感文件的查閱申請，應提交公司相關領導審批。審批通過后，查閱人員方可到文件保管部門進行查閱。3.文件保管部門應安排專人協助查閱人員查找文件，并對查閱過程進行監督。查閱人員應在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出保管場所。如需復印或摘錄文件內容，應事先征得文件保管部門同意，并按照規定進行登記。（二）借閱1.因特殊工作需要借閱與客戶往來文件的，應填寫《文件借閱申請表》，詳細說明借閱文件的編號、類別、借閱期限、借閱用途等信息，并提交部門負責人和公司相關領導審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向文件保管部門提出申請，并經原審批領導同意。3.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或用于非申請用途。在借閱期限屆滿后，應及時歸還文件。如發現文件有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。八、文件使用與保密（一）文件使用1.公司人員在使用與客戶往來文件時，應確保文件的安全性和保密性，不得擅自修改、刪除或傳播文件內容。2.在對外提供文件時，應按照公司規定的審批流程進行，確保提供的文件內容符合公司利益和法律法規要求。如需對文件進行修改或調整，應經原起草部門和審核部門同意，并重新進行審批。（二）保密1.與客戶往來文件中涉及的公司商業秘密、客戶信息等敏感內容，應嚴格保密。所有接觸和處理往來文件的人員均應簽訂保密協議，明確保密義務和違約責任。2.未經公司書面授權，任何人不得向第三方披露往來文件的內容。如因工作需要必須披露的，應按照公司保密規定進行審批，并采取必要的保密措施。3.在文件存儲、傳遞和使用過程中，應采取有效的技術手段和管理措施確保文件的保密性。如對電子文件進行加密存儲、對紙質文件進行專柜保管等。九、文件作廢與銷毀（一）作廢1.當往來文件因合同履行完畢、業務終止、文件內容變更等原因不再具有效力時，應及時進行作廢處理。2.對于紙質文件，應在文件上加蓋“作廢”章，并在文件登記簿中注明作廢日期和原因。作廢的紙質文件應單獨存放，不得與有效文件混放。3.對于電子文件，應在文件存儲系統中進行標識作廢，并將其移動到專門的作廢文件文件夾中。同時，在文件登記簿中記錄作廢文件的相關信息。（二）銷毀1.定期對作廢的往來文件進行銷毀處理，以確保文件信息的安全性。銷毀方式可根據文件的性質和數量選擇合適的方法，如粉碎、焚燒、電子刪除等。2.對于涉及重要信息或敏感內容的文件，應采用粉碎或焚燒等物理方式進行銷毀，并安排專人監督銷毀過程，確保文件徹底銷毀。3.在銷毀文件時，應填寫《文件銷毀登記表》，記錄銷毀文件的編號、類別、數量、銷毀日期、銷毀方式等信息。《文件銷毀登記表》應保存至少[X]年，以備審計或查詢。十、監督與檢查（一）監督職責公司設立專門的監督小組，負責對與客戶往來文件管理制度的執行情況進行監督檢查。監督小組由公司內部審計部門、法務部門等相關人員組成。（二）檢查內容1.文件起草、審核、傳遞、接收、存儲、查閱、借閱、使用、保密、作廢與銷毀等環節的執行情況。2.文件的準確性、完整性和安全性，包括文件內容是否符合要求、編號是否規范、存儲是否妥善等。3.各部門及人員對往來文件管理制度的知曉程度和遵守情況。（三）檢查方式1.定期檢查：監督小組定期對往來文件管理情況進行全面檢查，檢查周期為[季度/半年/一年]。檢查內容包括文件登記簿的記錄、文件存儲情況、審批流程執行情況等。2.不定期抽查：根據工作需要，監督小組不定期對部分往來文件管理環節進行抽查，如文件傳遞及時性、文件保密措施落實情況等。3.專項檢查：針對特定業務或重大項目中的往來文件管理情況進行專項檢查，確保文件管理工作符合業務需求和公司規定。（四）問題整改1.監督檢查過程中如發現問題，監督小組應及時向責任部門或人員發出整改通知，要求其限期整改。整改通知應明確問題描述、整改要求和整改期限。2.責任部門或人員應按照整改通知要求制定整改措施，并認真組織實施。整改完成后，應向監督小組提交整改報告，說明整改情況和整改效果。3.監督小組對整改情況進行跟蹤