sap采購合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購合同管理，規范采購合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范采購風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有通過SAP系統進行的采購合同管理活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、服務采購等各類采購合同。（三）基本原則1.依法合規原則：采購合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。2.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。3.風險防范原則：加強采購合同風險評估與防控，確保公司利益不受損失。4.統一管理原則：采購合同管理實行統一領導、分級負責、歸口管理。二、職責分工（一）采購部門1.負責采購合同的發起、起草、談判、簽訂等工作。2.對采購合同的執行情況進行跟蹤和協調，及時解決合同履行過程中出現的問題。3.定期對采購合同進行統計、分析和總結，向相關部門提供采購合同執行情況報告。（二）法務部門1.參與采購合同的起草、審核等工作，提供法律專業意見。2.對采購合同的合法性、合規性進行審查，防范法律風險。3.處理采購合同糾紛，提供法律支持和建議。（三）財務部門1.負責采購合同的付款審核與支付工作。2.對采購合同的財務條款進行審核，確保公司財務利益。3.協助采購部門進行采購成本分析和控制。（四）其他相關部門1.根據各自職責，配合采購部門做好采購合同的相關工作，如技術規格確定、驗收等。2.對采購合同執行情況進行監督，提出改進意見和建議。三、采購合同的簽訂（一）合同發起1.采購需求部門根據業務需要，在SAP系統中發起采購申請，詳細描述采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購申請經相關審批流程通過后，流轉至采購部門。（二）供應商選擇1.采購部門根據采購申請，通過供應商評估體系，選擇合適的供應商。評估內容包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨能力、售后服務等。2.采購部門與選定的供應商進行初步溝通，了解其合作意向和報價等情況。（三）合同起草1.采購部門根據采購申請和與供應商溝通的結果，在SAP系統中起草采購合同。合同內容應包括但不限于：合同雙方的基本信息、采購物品或服務的詳細描述、價格條款、交貨條款、質量條款、付款條款、違約責任、爭議解決方式等。2.合同起草應遵循公平、公正、合理的原則，明確雙方的權利和義務，避免模糊不清或歧義條款。（四）合同審核1.采購合同起草完成后，按照公司內部審核流程，依次提交給法務部門、財務部門等相關部門進行審核。2.法務部門重點審核合同的合法性、合規性，確保合同不違反法律法規及公司規定，防范法律風險。3.財務部門重點審核合同的財務條款，如付款方式、付款期限、發票要求等，確保公司財務利益。4.其他相關部門根據各自職責，對合同中涉及的技術規格、驗收標準等內容進行審核。5.各審核部門應在規定時間內完成審核，并提出審核意見。采購部門根據審核意見對合同進行修改和完善。（五）合同簽訂1.采購合同經審核通過后，由采購部門與供應商簽訂紙質合同，并在SAP系統中進行合同創建和審批流程。2.合同簽訂應使用公司統一的合同模板，確保合同格式規范、內容完整。3.合同簽訂后，雙方應加蓋公章或合同專用章，并由授權代表簽字確認。四、采購合同的履行（一）供應商交貨1.供應商應按照采購合同約定的交貨時間、交貨地點、交貨方式等要求，按時、足額、準確地交付貨物或提供服務。2.采購部門應提前與供應商溝通交貨事宜，確保供應商做好交貨準備。3.貨物交付時，采購部門應組織相關人員進行驗收，驗收內容包括貨物的數量、質量、規格等是否符合合同約定。（二）公司驗收1.驗收人員應按照合同約定的驗收標準和方法進行驗收，并填寫驗收報告。2.如發現貨物存在質量問題或數量短缺等情況，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。3.驗收合格的貨物，采購部門應及時辦理入庫手續。（三）付款管理1.財務部門按照采購合同約定的付款條款，對采購合同的付款申請進行審核。2.付款申請應附合同復印件、驗收報告、發票等相關憑證，確保付款依據充分。3.審核通過后，財務部門按照公司資金支付流程進行付款操作。（四）合同執行跟蹤1.采購部門應建立采購合同執行跟蹤臺賬，實時跟蹤合同執行情況，包括交貨進度、驗收情況、付款情況等。2.對于合同執行過程中出現的問題，采購部門應及時與供應商溝通協調，采取有效措施解決問題，確保合同順利履行。3.如遇重大問題或風險，采購部門應及時向公司領導匯報，并提出應對措施和建議。五、采購合同的變更（一）變更申請1.在采購合同履行過程中，如因市場變化、業務調整、供應商原因等需要變更合同內容的，合同雙方應協商一致，并提出變更申請。2.變更申請應詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等，并提交相關證明材料。（二）變更審核1.變更申請經采購部門審核后，按照公司內部審核流程，依次提交給法務部門、財務部門等相關部門進行審核。2.各審核部門應重點審核變更的合法性、合規性、對公司利益的影響等，提出審核意見。3.變更申請經審核通過后，采購部門與供應商簽訂變更協議，并在SAP系統中進行合同變更操作。（三）變更執行1.合同變更協議簽訂后，雙方應按照變更協議的約定執行變更后的合同內容。2.采購部門應及時更新采購合同執行跟蹤臺賬，確保合同變更后的執行情況得到有效跟蹤和管理。六、采購合同的終止（一）終止情形1.采購合同履行完畢，雙方權利義務已全部實現。2.采購合同因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因無法繼續履行。3.采購合同經雙方協商一致，同意提前終止。4.采購合同因一方嚴重違約，另一方依法解除合同。（二）終止申請1.采購合同符合終止情形的，合同一方應提出終止申請，并說明終止原因。2.終止申請應提交相關證明材料，如驗收報告、付款憑證、違約證明等。（三）終止審核1.終止申請經采購部門審核后，按照公司內部審核流程，依次提交給法務部門、財務部門等相關部門進行審核。2.各審核部門應重點審核終止的合法性、合規性、對公司利益的影響等，提出審核意見。3.終止申請經審核通過后，采購部門與供應商簽訂終止協議，并在SAP系統中進行合同終止操作。（四）終止后處理1.采購合同終止后，雙方應按照終止協議的約定進行結算和清理。2.財務部門負責對采購合同終止后的款項進行清理和核算，確保公司資金安全。3.采購部門負責對采購合同終止后的相關文件、資料進行整理和歸檔，以備查閱。七、采購合同的風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購合同進行風險識別，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如供應商違約風險、市場價格波動風險、質量風險、法律風險等。2.風險識別可采用問卷調查、案例分析、專家咨詢等方法進行。（二）風險評估1.采購部門對識別出的風險因素進行風險評估，評估風險發生的可能性和影響程度。2.風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，如風險矩陣、層次分析法等。（三）風險應對1.根據風險評估結果，采購部門制定相應的風險應對措施，如加強供應商管理、簽訂補充協議、購買保險、進行法律訴訟等。2.風險應對措施應具有針對性、可操作性和有效性，確保風險得到有效控制。（四）風險監控1.采購部門應建立采購合同風險監控機制，定期對采購合同風險狀況進行監控和評估。2.如發現風險狀況發生變化，應及時調整風險應對措施，確保風險始終處于可控狀態。八、采購合同的檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負責采購合同檔案的收集工作，確保合同簽訂、履行、變更、終止等過程中產生的各類文件、資料齊全完整。2.檔案收集范圍包括采購申請、采購合同文本、合同審核意見、驗收報告、付款憑證、發票、變更協議、終止協議等相關資料。（二）檔案整理1.采購部門對收集到的采購合同檔案進行整理，按照合同類別、時間順序等進行分類歸檔。2.檔案整理應做到文件齊全、目錄清晰、裝訂整齊，便于查閱和保管。（三）檔案保管1.采購合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案庫房。2.檔案保管期限應按照國家法律法規及公司相關規定執行，一般采購合同檔案保管期限為[X]年。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱采購合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表