2025年版病案管理制度一、總則（一）目的為加強公司病案管理，規范病案的收集、整理、歸檔、保管、借閱和利用等工作，提高公司運營管理效率，保障公司信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類病案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：病案應如實反映工作實際情況，確保信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：病案內容應完整無缺，涵蓋工作的各個環節和相關信息。3.準確性原則：病案信息應準確無誤，避免錯誤記錄和數據偏差。4.及時性原則：病案應及時形成、整理和歸檔，確保信息的時效性。5.保密性原則：嚴格保護病案信息的安全，防止信息泄露。二、病案的分類與編號（一）分類1.業務類病案：包括項目策劃方案、業務合同、業務報告、市場調研資料等。2.行政類病案：如公司文件、會議紀要、行政通知、人事檔案等。3.財務類病案：財務報表、賬目明細、審計報告等。4.技術類病案：技術方案、研發報告、技術圖紙、測試數據等。（二）編號1.采用統一的編號規則，確保病案編號的唯一性和系統性。2.編號格式為：年份（兩位）+類別代碼（兩位）+順序號（四位）。例如：25YW0001，表示2025年業務類病案的第1號。3.類別代碼：業務類（YW）、行政類（XZ）、財務類（CW）、技術類（JS）。三、病案的收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責本部門病案的收集工作，確保病案及時、完整地收集。2.員工在完成工作任務后，應及時將相關病案資料提交給部門收集人員。3.對于跨部門合作項目產生的病案，由項目負責人協調各部門及時收集，并匯總整理。（二）整理1.收集人員應對收集到的病案進行初步整理，檢查病案的完整性和準確性。2.按照分類標準對病案進行分類，去除重復、無效的資料。3.對病案進行編號，并編制病案目錄清單，注明病案名稱、編號、日期、來源等信息。4.整理過程中，應確保病案資料的順序清晰、排列整齊，便于后續的查閱和管理。四、病案的歸檔（一）歸檔時間1.各類病案應在形成后的[X]個工作日內完成歸檔。2.對于重要緊急的病案，應及時歸檔，確保信息的時效性。（二）歸檔流程1.整理好的病案由部門收集人員填寫《病案歸檔申請表》，注明病案類別、數量、歸檔日期等信息，并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對《病案歸檔申請表》進行審核，確認無誤后，安排專人接收病案，并辦理歸檔手續。3.檔案管理人員按照編號順序將病案存入檔案柜或電子存儲系統，并更新檔案目錄。五、病案的保管（一）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式，確保病案信息的安全和可追溯性。2.紙質病案應存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.電子病案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，備份數據應存儲在不同的物理位置。（二）保管環境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保病案的安全保管。（三）保管期限1.各類病案的保管期限根據國家法律法規和公司實際情況確定。2.一般業務類病案保管期限為[X]年，行政類病案保管期限為[X]年，財務類病案保管期限為[X]年，技術類病案保管期限為[X]年。3.涉及公司重大決策、知識產權、法律糾紛等重要病案，應永久保管。（四）定期檢查1.檔案管理部門應定期對病案進行檢查，確保病案的完整性和安全性。2.檢查內容包括病案的數量、編號、存儲位置、保管環境等，發現問題及時處理。3.每年應對電子病案進行一次全面的數據備份檢查，確保數據的可恢復性。六、病案的借閱（一）借閱范圍1.公司內部員工因工作需要可借閱相關病案。2.外部單位因合作、調研等原因需要借閱病案的，應按照公司規定辦理相關手續。（二）借閱流程1.借閱人填寫《病案借閱申請表》，注明借閱病案的名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息，并提交給所在部門負責人審批。2.部門負責人根據工作需要進行審批，同意借閱的，在申請表上簽字并加蓋部門公章。3.借閱人持審批通過的《病案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續。檔案管理人員對申請表進行審核，確認無誤后，按照申請表上的要求提供病案，并登記借閱信息。4.借閱人應在規定的歸還日期前歸還病案，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。（三）借閱要求1.借閱人應妥善保管借閱的病案，不得轉借他人，不得在病案上涂改、污損、抽取、拆散等。2.借閱人如需復印病案資料，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理復印手續。3.借閱結束后，借閱人應及時將病案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的病案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續。七、病案的利用（一）利用方式1.公司內部員工可根據工作需要查閱、復印相關病案資料，以支持工作決策、業務開展等。2.檔案管理部門應定期對病案進行統計分析，為公司提供數據支持和決策參考。3.對于涉及公司機密的病案，應嚴格按照保密規定進行管理和利用，限制查閱范圍。（二）利用流程1.員工查閱病案時，應填寫《病案查閱申請表》，注明查閱目的、病案名稱、編號等信息，并提交給所在部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，員工持申請表到檔案管理部門查閱病案。檔案管理人員應根據申請表上的要求提供病案，并在現場監督查閱過程。3.如需復印病案資料，員工應按照檔案管理部門的規定辦理復印手續，繳納復印費用。4.檔案管理部門應定期對病案的利用情況進行統計分析，形成分析報告，為公司提供決策依據。八、病案的銷毀（一）銷毀條件1.病案保管期限已滿，且無繼續保存價值的。2.因不可抗力等原因導致病案損壞、遺失，無法繼續使用的。3.公司決定不再需要的病案。（二）銷毀流程1.檔案管理部門根據病案的保管期限和實際情況，定期清理到期應銷毀的病案，并填寫《病案銷毀申請表》，注明病案名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《病案銷毀申請表》提交給公司分管領導審批，經批準后，檔案管理部門組織實施病案銷毀工作。3.病案銷毀應采用安全、環保的方式進行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程中應安排專人監督，確保銷毀徹底，并做好記錄。4.銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、病案名稱、編號、數量、銷毀方式、監督人員等信息，記錄應保存[X]年。九、保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守公司保密制度，對病案信息予以保密，不得泄露給無關人員。2.借閱和查閱病案時，應在指定地點進行，無關人員不得在場。3.涉及公司機密的病案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施，如監控設備、防盜報警裝置等。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，發現安全隱患及時整改。3.做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保病案的安全保管。十、責任與處罰（一）責任界定1.各部門負責人對本部門病案的收集、整理和歸檔工作負責，確保病案的完整性和準確性。2.檔案管理人員對病案的保管、借閱和利用等工作負責，嚴格按照制度規定辦理相關手續，確保病案信息的安全。3.借閱人對借閱的病案負有保管責任，如因保管不善導致病案損壞、遺失等，應承擔相應責任。（二）處罰措施1.對