為加強公司合同管理制度一、總則1.目的為加強公司合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂應遵守國家法律法規的規定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。公平公正原則：合同條款應公平合理，不得顯失公平，損害一方利益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責1.法務部門負責合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規的要求。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，代表公司參加訴訟、仲裁等法律程序。建立合同法律檔案，對合同履行情況進行跟蹤和監督。2.業務部門負責合同的談判、起草、簽訂工作，確保合同內容符合業務需求。負責合同的履行，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。負責向法務部門提供合同簽訂、履行等相關資料，配合法務部門進行合同審查和管理。建立本部門的合同臺賬，對合同執行情況進行統計和分析。3.財務部門負責審核合同的付款條款，確保付款方式、付款時間等符合公司財務規定。負責對合同執行情況進行財務監督，及時掌握合同款項的收付情況。協助業務部門做好合同款項的催收工作，防范財務風險。4.行政部門負責合同專用章的管理，嚴格按照規定使用合同專用章。負責合同檔案的歸檔、保管工作，建立合同檔案管理制度。協助業務部門辦理合同簽訂過程中的相關手續，如授權委托書等。三、合同簽訂流程1.合同立項業務部門根據業務需求，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的標的、數量、質量、價格、履行期限、地點、方式、違約責任等主要條款，經部門負責人審核后，提交至分管領導審批。2.合同起草業務部門根據審批通過的合同立項申請，負責合同文本的起草工作。合同文本應使用公司統一的格式，內容應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性條款。對于重要合同或復雜合同，應組織相關部門進行會審。3.合同審核業務部門起草的合同文本完成后，應提交至法務部門進行合法性審查。法務部門應在[X]個工作日內完成審查工作，并出具審查意見。經法務部門審查通過的合同文本，業務部門應提交至財務部門進行付款條款審核。財務部門應在[X]個工作日內完成審核工作，并出具審核意見。業務部門根據法務部門和財務部門的審核意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本經部門負責人審核后，提交至分管領導審批。4.合同簽訂合同文本經審核通過后，業務部門應組織合同雙方進行簽字蓋章。合同簽字蓋章前，應確保合同雙方的主體資格合法有效，合同簽訂手續齊全。合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本提交至法務部門、財務部門、行政部門等相關部門備案。四、合同履行與監督1.合同履行合同簽訂后，業務部門應按照合同約定全面履行自己的義務，確保合同的順利執行。在合同履行過程中，如發現問題或需要變更合同條款，應及時與對方協商解決，并按照合同變更的相關規定辦理手續。2.合同監督法務部門負責對合同履行情況進行法律監督，定期檢查合同的履行情況，及時發現和糾正合同履行過程中的違法行為。財務部門負責對合同款項的收付情況進行監督，定期核對合同款項的收付記錄，確保合同款項的安全收付。業務部門負責對本部門合同的履行情況進行日常監督，及時協調解決合同履行過程中出現的問題，并定期向分管領導匯報合同履行情況。五、合同變更與解除1.合同變更合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，合同雙方應協商一致，并簽訂書面的合同變更協議。合同變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同解除合同履行過程中，如出現法定或約定的解除情形，合同雙方應協商一致，并簽訂書面的合同解除協議。合同解除協議應明確解除合同的原因、時間、雙方的權利義務等內容。合同解除后，合同雙方應按照合同解除協議的約定履行各自的義務。六、合同糾紛處理1.糾紛預防加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程簽訂合同，確保合同條款明確、具體、完整，避免合同糾紛的發生。加強對合同履行過程的監督，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題，避免問題擴大化。加強對員工的法律培訓，提高員工的法律意識和合同管理能力，防范合同風險。2.糾紛處理合同糾紛發生后，業務部門應及時向分管領導匯報，并會同法務部門對糾紛情況進行調查了解，分析糾紛產生的原因，制定糾紛處理方案。法務部門負責根據糾紛處理方案，代表公司與對方進行協商、談判、仲裁或訴訟等法律程序。在糾紛處理過程中，應收集、整理相關證據，維護公司的合法權益。業務部門應積極配合法務部門做好糾紛處理工作，提供必要的支持和協助。糾紛處理結束后，業務部門應及時總結經驗教訓，提出改進措施，避免類似糾紛的再次發生。七、合同檔案管理1.檔案建立行政部門負責建立合同檔案管理制度，對合同簽訂、履行、變更、解除等全過程的相關資料進行歸檔管理。合同檔案應包括合同文本、合同審批表、合同變更協議、合同解除協議、往來信函、會議紀要、訴訟文書等資料。2.檔案保管合同檔案應妥善保管，確保檔案的安全、完整。檔案保管期限應按照國家法律法規和公司相關規定執行。對于重要合同檔案，應采取電子備份、異地存儲等方式進行保管，防止檔案丟失或損壞。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人審核后，提交至行政部門審批。行政部門應按照規定提供查閱服務，并做好查閱記錄。查閱人員應妥善保管查閱的檔案資料，不得擅自復制、涂改、銷毀檔案資料。八、合同專用章管理1.印章啟用合同專用章由行政部門負責統一刻制、啟用和保管。印章啟用前，應在公司內部進行公示，并登記印章名稱、編號、啟用時間、保管人等信息。2.印章使用合同專用章應嚴格按照規定使用，僅限于公司簽訂合同使用。嚴禁將合同專用章用于其他用途。使用合同專用章簽訂合同的，應按照合同簽訂流程進行審批。未經審批，不得擅自使用合同專用章簽訂合同。使用合同專用章時，應填寫《合同專用章使用申請表》，經部門負責人審核后，提交至分管領導審批。行政部門應按照審批意見使用印章，并做好使用記錄。3.印章保管合同專用章應指定專人保管，保管人應妥善保管印章，不得擅自將印章交他人使用或保管。如因工作需要臨時交接印章的，應辦理交接手續，并由雙方簽字確認。4.印章銷毀合同專用章因磨損、損壞等原因需要更換或銷毀的，應填寫《合同專用章銷毀申請表》，經部門負責人